Быстрый темп жизни, множество различных рабочих и личных задач, постоянные дедлайны часто приводят к переутомлению, повышению тревоги и переориентации жизненных целей в сторону, не связанную с вашими ценностями. Множество людей ежедневно «тонут» в большом количестве дел и испытывают трудности с приоритизацией задач. Но чем больше мы истощены, чем больше дел накапливается, тем сложнее правильно распределить задачи в соответствии с силами и нагрузкой. Один из часто встречающихся инструментов расстановки приоритетов, который помогает руководителям и рядовым сотрудникам справиться с подобными трудностями, — матрица Эйзенхауэра.
Проблемы, которые помогает решить Матрица Эйзенхауэра
Иногда работаешь целый день не разгибаясь, успеваешь сделать кучу дел, буквально крутишься, как белка, а в результате — только усталость и никакого удовлетворения. Потому что не очень понятно, каким образом весь этот трудовой героизм приблизил тебя к поставленной цели.
В тайм-менеджменте это называется проблемой целеполагания, и ее последствия могут быть самыми разрушительными — жизнь превращается в изнурительный марафон с редкими передышками и непонятным результатом.
Царь Сизиф был приговорен вечно катить на гору огромный камень, который срывался вниз, едва достигнув вершины. Нас к такому никто не приговаривал, хотя иногда кажется, что мы просто пропустили оглашение приговора.
Источник
Важно понять — проблема не в том, что мы мало или плохо работаем, а в том, что перед началом любого дела не ставим правильно цели и не определяем приоритеты. Один из способов, который может помочь разобраться с этим, — использование матрицы Эйзенхауэра для быстрой сортировки задач по приоритету.
Возможно, вы и так неплохо управляете своим временем
Что если вы не нуждаетесь в методах Эйзенхауэра и прекрасно справляетесь с задачами без таблиц? Готовы определиться прямо сейчас?
Тогда ответьте честно на вопросы:
- Вы всегда составляете список задач?
- Вовремя отвечаете на письма?
- Вы уходите домой вовремя и работа на выходных – это не о Вас?
- Социальные сети и болтовня ни о чем не мешает выполнению важных задач?
- В конце дня у Вас нет раздражительности и ощущения того, что можно было бы сделать больше?
- Вы всегда уделяете должное внимание семье?
Задумайтесь, хотите ли вы изменить текущее положение дел или все оставить, как есть. Таблица Эйзенхауэра – Ваш помощник в планировании.
Суть матрицы Эйзенхауэра
Эта техника помогает быстро рассортировать список дел, даже если их много. Внешне все выглядит предельно просто — смотрим на список задач и по каждой отвечаем себе на два вопроса.
- Это важно?
Да/Нет
- Это срочно?
Да/Нет
Берем лист бумаги и делим его на четыре части. Получаем четыре квадрата, в которые и заносим ответы на эти два вопроса.
Как выглядит матрица Эйзенхауэра
Аналоги
Есть разные типы матриц Эйзенхауэра.
«Сила — отдача»
Здесь изменены критерии матрицы Эйзенхауэра: вместо осей «важность» и «срочность» — оси «сколько сил занимает эта задача» и «какой она дает результат, какова отдача от нее».
Таким образом получаются следующие квадранты:
1. Квадрант А — задача отнимает много сил, но дает много отдачи.
Например, подготовить презентацию для представления компании спонсорам. Это занимает много сил: поднять всю необходимую информацию, структурировать, оформить в презентацию, проверить на ошибки, согласовать с руководителем… Но высока и отдача: вас отметят как исполнительного сотрудника, презентация поможет привлечь спонсоров. Поэтому такие задачи необходимо делать в первую очередь, пока вы еще полны сил и способны на сфокусированную работу, чтобы в итоге она принесла вам большую отдачу.
2. Квадрант В — мало сил и много отдачи.
Например, ваши рабочие обязанности, которые вы уже отточили до автоматизма и можете выполнять, не задумываясь, почти не тратя на них ресурсы. Их нужно выполнять после основной, самой затратной по ресурсам задачи, когда силы еще есть, но их уже не так много, чтобы сосредоточиться на чем-то очень важном.
3. Квадрант С — занимает много сил и дает мало отдачи.
Часто это тяжелая работа, которую вы вынуждены выполнять, но которая вам тяжело дается, «темный сегмент» ваших рабочих обязанностей, например, бюрократия. Или ненужные, но выматывающие совещания, телефонные звонки, решение юридических вопросов. Такие задачи предлагается делегировать: другому человеку, более компетентному, или обладающему другим складом характера, они дадутся легче, а вы освободите время для более приоритетных задач.
4. Квадрант D — занимает мало сил, но и отдачи дает мало.
Часто это бытовые дела: вроде бы и несложно помыть посуду, но и радости от нее никакой. Такие задачи предлагается либо оптимизировать (выделить час в день, чтобы не распыляться на них в течение оставшегося дня), либо автоматизировать, либо делегировать, либо удалить.
Упрощенная версия: АВС
Автор этой концепции предложил отойти от построения сложных таблиц и критериев и просто присвоить каждой задаче буквенное обозначение: А — важно, сделать сейчас, В — сделать потом, С — делегировать или выбросить. И никаких тонкостей.
- Более усложненные типы матрицы предлагают добавить пункт «это могу сделать только я, это моя компетенция, прерогатива, ответственность?» (либо «это значимо лично для меня?»). Если ответ «да» — вы выполняете эту задачу, если ответ «нет» — делегируете, чтобы сфокусироваться на более важном. Подходит руководителям, предпринимателям, у которых много задач, такой параметр помогает их жестко отсеивать.
Квадрант A: важные и срочные дела
- Дела, невыполнение которых ставит под угрозу достижение цели.
- Задачи, которые необходимо решить, чтобы избежать больших затруднений в жизни.
- Вопросы здоровья.
Если вы — монстр эффективности, то этот квадрант будет у вас пустым: вы просто не доведете дела до попадания в «пожарный» сектор. Но вы не монстр эффективности (как и мы), поэтому такое вряд ли случится. Самое главное, чтобы дела там бывали нечасто и в небольшом количестве. Если там половина вашего списка задач — беда.
Паниковать, впрочем, не стоит. Чтобы этот квадрант пустовал, сначала нужно поработать над содержанием других секторов.
Характеристика квадрантов
Для того, чтобы вы поняли, как вписать задачи в квадранты, ниже представлено подробное разъяснение для каждого из них.
Квадрант А (важно и срочно)
Если этот квадрант имеет 2 и более пунктов ежедневно, обратите внимание на самодисциплину. Идеально, когда записи в этом секторе отсутствуют. Это говорит об организованности человека и активной жизненной позиции. В случае лени и извечного откладывания «на завтра» квадрант А будет заполнен всегда.
Расставляйте приоритеты правильно и не допускайте вечного перечня в секторе важных и безотлагательных дел.
Если оставить без внимания квадрант А все-таки не удалось, вписывайте в него дела, которые соответствуют следующим требованиям:
- Это дела, срочное невыполнение которых негативно скажется на состоянии здоровья.
- Невыполнение этих дел обязательно повлечет за собой неудачи, кризис и неприятности.
- Если отложить задачу на потом, невозможно достижение конечной цели.
В квадрант А вписываем все задачи, связанные с семьей, здоровьем и карьерой. Если вы — студент, учеба также относится к приоритетным сферам.
Откажитесь от принципа: хочешь сделать хорошо – сделай сам. Это в корне неверно. Успешные люди, овладевшие делегированием, значительно разгружают свой день.
Делегирование позволяет поручить выполнение какой-либо задачи другому человеку, однако при этом ответственность за качество выполненной работы лежит на том, кто делегировал. Научите сотрудника делать хорошо и без корректировок один раз и пользуйтесь его умением впоследствии. Корректно вписывайте задачи и все получится.
Квадрант В (важно и не срочно)
В квадрант В нужно вписать важные дела, которые не требуют сверхсрочности. Например, вы работаете в крупной организации, Ваша задача — повышение. Решающим фактором в достижении цели будет проект оптимизации работы производства. Руководитель ожидает итоговых цифр к понедельнику, а у Вас все готово уже в среду. Естественно, вопрос важный, но не требует срочного выполнения. К понедельнику еще можно перепроверить отчет несколько раз и убедиться, что заминок не будет.
Квадрант В заслуживает особого внимания. В идеале заполнен должен быть он, а квадрант А пустует. Если у Вас получится достичь этого на практике, вы на пути финансового успеха. Решайте важные и несрочные задачи ежедневно и живите счастливой насыщенной жизнью, полной ярких эмоций, развивайтесь, стройте карьеру и зарабатывайте больше денег, используйте рычаги по максимуму для достижения целей.
Не доводите дела до состояния аврала, сосредоточьтесь на главном и качественно выполняйте задачи одну за другой. Добивайтесь результата, применяя метод Эйзенхауэра.
Квадрант С (не важно и срочно)
Появление не важных, но срочных дел сложно предугадать. Например, сломалась кофеварка. Ремонт кухонного оборудования — дело не первой важности, но все же свежезаваренный кофе придает сил и оптимизма по утрам. Начинать день с ароматной чашки бодрящего напитка гораздо приятнее, чем без него. Понимаете в чем суть квадранта С?
Метод Эйзенхауэра в планировании времени идеален, главное правильно разграничить дела. Вы научитесь этому со временем. Давайте рассмотрим еще один пример.
В магазине бытовой техники действует акция на все пылесосы. Только сегодня вы можете приобрести любой со скидкой 50%. Ваш сломался давно, но вы вполне обходитесь без него, а предложение-то заманчивое.
Итак, разберемся. Покупка пылесоса сейчас для Вас важна?
В принципе, можно повременить, если бы не одно «но»: привлекает скидка.
Это срочно?
Да, потому что по привлекательной цене пылесос доступен только сегодня.
Теперь понимаете, по каким принципам отбирать дела в квадрант С? Не спешите с распределением. Подойдите к составлению таблицы Эйзенхауэра серьезно и временные затраты компенсируются, когда вы увидите эффект от метода Эйзенхауэра.
Квадрант D (не важно и не срочно)
Человек не может постоянно держать себя в напряжении и решать только жизненно важные задачи. Иногда, необходимо перезагрузка и нам ее обеспечит список дел из квадранта D.
Некоторые считают, что это пустая трата времени и никому не нужные дела не принесут пользы и приведут к деградации. Конечно, это касается злоупотребления никотином и алкоголем. Тут спорить неуместно. Но как же быть, если речь идет о разговорах с друзьями и близкими, например? Мы — часть социума и без нейтрального общения превратимся в роботов, которые выполняют ежедневные эффективные задачи. Социальные сети проинформируют об изменениях в жизни одноклассников, а чтение интересной книги зарядит энтузиазмом и подарит новые знания.
К тому же, исходя из требований составления диаграммы Эйзенхауэра, в квадрант D стоит вносить дела, которые приносят нам комфорт и удовольствие, а именно: поход в ресторан с любимым человеком, визит к парикмахеру или посещение выставок и концертов. Эти дела приятны и полезны как мужчинам, так и женщинам.
Редко квадранту D уделяют внимание. Обычно он остается чист. Но психологи настоятельно рекомендуют записывать и отмечать задачи, которые несут моральное удовлетворение и эмоциональную разгрузку.
Как применять матрицу Эйзенхауэра в тайм-менеджменте
В тайм-менеджменте много разных, порой не очень сочетающихся друг с другом методов и техник. И это не является недостатком, поскольку люди разные. То, что отлично подходит одному, не будет работать у другого. Поэтому неизбежно придется пробовать разные техники, выбирая подходящую.
Начните прямо сейчас. шаблон матрицы Эйзенхауэра и попробуйте заполнить.
Важно! Получиться может далеко не сразу, но даже первые попытки помогут вам приобрести представление о приоритетах ваших текущих дел и задач.
А для более серьезного изучения тайм-менеджмента рекомендуем пройти курс по управлению проектами.
Как правильно распределить задачи в таблице
Выберем основное из вышеперечисленного для удобства использования метода Эйзенхауэра. Распределяйте задачи в таблице согласно 4 квадрантам:
- Первостепенные важные и срочные дела, которые следует выполнить безотлагательно.
- Важные, но не срочные задачи, которые следует выполнить при первой возможности. Они имеют большое влияние на конечную цель, но не «горят».
- Не важные и срочное задачи, которые с малой вероятностью могут повлиять на положительный исход чего-либо.
- Не важные и не срочные дела мы позволяем себе тогда, когда хотим расслабиться и отвлечься.
Вы станете мастером, когда в списке срочных и важных задач квадранта А будет стоять прочерк. Спешка угнетает, не дает перевести дух, и качество выполненной задачи зачастую оставляет желать лучшего. Не спешите огорчаться, если первое время в квадранте А список дел будет больше, чем в остальных квадрантах. Вы не первый, кто учится на своих ошибках. Учитывая опыт, в дальнейшем вы сумеете справиться с трудностями и довести заполнение таблицы Эйзенхауэра до автоматизма.
Как возник этот принцип, кем сформирован?
Обосновал описываемый принцип тайм-менеджмента тридцать четвертый президент Соединенных Штатов Америки Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Политический деятель ни одну задачу не мог оставить нерешенной, так что старался сделать свой график как можно более рациональным и оптимизированным. В итоге все задачи Эйзенхауэр преобразовал в матрицу.
Сегодня же методом президента пользуются и офисные работники, и менеджеры, и крупные руководители. Это говорит о том, что данный способ распределения приоритетов и вправду действенный и актуальный.
Как сбалансировать ваши квадранты матрицы
По словам Стивена Кови, сегмент 2 – это «квадрант качества», где время, потраченное на выполнение этих задач, повышает вашу общую эффективность. Здесь личный и профессиональный рост встречается с планированием, профилактикой и действиями.
Чтобы оценить, где вы находитесь в матрице приоритетов по методу Эйзенхауэра, начните отслеживать своё время и цели. Если вы ведёте ежедневник для управления времени, вы можете легко увидеть список всех занятий, которые вы выполнили, и когда вы их выполнили.
Если у вас есть данные за несколько дней, сядьте и организуйте свои дела в квадранты, задав следующие вопросы:
- Было ли это срочно для меня?
- Это было важно для меня?
Помните, что вы выбираете эти критерии только на основе желаемых результатов, а не чьих-либо ещё.
Почему следует применять данный метод?
Принцип Дуайта Эйзенхауэра может помочь изменить свою жизнь в плане рационализации личного времени. Использование данного метода позволяет тратить меньше времени на выполнение ненужных задач и заниматься наиболее перспективными делами, а также достаточное время уделять полноценному отдыху, избегая так называемых пожирателей времени: телевидения, бесцельного блуждания по просторам Сети и тому подобного.
Человек, который применяет в своей повседневной деятельности принципы тайм-менеджмента, не только успешнее остальных, согласно статистике, но и здоровее, так как не испытывает постоянных стрессов, связанных с перегруженностью и постоянными дедлайнами. Расстановка приоритетов (принцип Эйзенхауэра или любой другой) поможет оптимизировать свою жизненную деятельность во всех сферах.
Несколько попутных советов по организации и экономии времени
Используйте советы при внедрении в жизнь Метода Эйзенхауэра:
- Не перегружайте себя второстепенными делами.
- Держите рабочее место в чистоте и не тратьте время на поиски документов, приучите себя к порядку.
- Важные дела старайтесь выполнять в первой половине дня, а не вечером, когда активность идет на спад.
- Лучшее – враг хорошего. Относитесь к делу со всей серьезностью, но без фанатизма.
И последний совет. Выбирайте одно направление, в котором предпочитаете разбираться лучше всего. Невозможно знать все.
Что входит в квадрат D?
У людей, не умеющих правильно планировать время, дела из этого квадрата занимают наибольшее количество времени. Эти задачи скорее можно назвать не проблемами, а приятными заботами, которые притом не приносят абсолютно никакой рациональной пользы. Влияние квадрата D необходимо если не исключить, то постараться хотя бы уменьшить.
Не стоит заменять отдых бесцельным мониторингом социальных сетей, просмотром телепередач или сериалов, пустой болтовней по телефону. Свободное время можно также провести с пользой для себя и окружающих: семьи, близких и друзей.
Кому подходит
Матрицей Эйзенхауэра может пользоваться абсолютно любой человек как в быту, самосовершенствовании, так и профессиональной деятельности. Способ прекрасно и просто вписывается в решение коллективных проектов, индивидуальное планирование рабочих задач. Кроме того, он позволяет быстро решать рутинные, бытовые, личные вопросы.
Поэтому данный инструмент отлично подойдет любому человеку, который хочет научиться правильно и эффективно планировать рабочее и личное время. Также он будет полезен каждому, кто желает срочно, качественно и результативно выполнять задачи, избавиться от огромного списка дел, отсортировать важное от ненужного, высвободить время для отдыха и семьи.
Где используется принцип Дуайта Эйзенхауэра?
Описанный прием распределения задач используется не только для рационализации времени. Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра применяется, например, для определения необходимых функций торговых объектов. Улучшение товара на всех этапах жизненного цикла получило название функционально-стоимостного анализа (ФСА). Этот принцип объединяет в себе экономические и технические приёмы по определению соотношения свойств товара с затратами на него. Последние обязательно должны быть логичны и окупаемы.
В чем заключается принцип Эйзенхауэра в ФСА, исследовали многие специалисты из стран с рыночной экономикой: Франция, Германия, Великобритания, США. В результате было выявлено, что для того, чтобы определить круг соответствующих функций объекта, важно соблюсти пропорции между их необходимостью и стоимостью. Принцип Эйзенхауэра в ФСА заключается в анализе товара и распределении его свойств по трем категориям:
- Категория А. Главные или основополагающие функции: прямое назначение товара, на обеспечение которого необходимо потратить большее количество средств.
- Категория В. Второстепенные функции продукта, которые являются сопутствующими основным. Наличие таких дополнений приветствуется, но и отсутствие не слишком влияет на продажи.
- Категория С. Излишние функции, отсутствие которых никоим образом не скажется на качестве товара. Избегая трат на дополнения, которые совершенно не являются необходимыми, можно значительно сэкономить.
Квадрант 1: сделать немедленно
Квадрант 1 содержит задачи, которые являются как неотложными, так и важными. Это дела из разряда «делайте первым», потому что они в какой-то степени значимы для вашей жизни или карьеры и должны быть выполнены немедленно. Вы чувствуете, что эти вещи критичны.
Это дела, которые необходимо выполнить, чтобы избежать негативных последствий. Важно уметь управлять целями в этом квадранте матрицы Эйзенхауэра.
Примером мини-цели сегмента 1 в вашей карьере может быть ответ на чувствительное ко времени электронное письмо от клиента.
Эта матрица также может быть использована в вашей личной жизни. Примером такой функции в персональной жизни может быть регистрация новорождённого ребёнка, боль в плече и требование найти массажиста или покупка билетов на завтрашний поезд.
❷
Немного истории
Матрица Эйзенхауэра, как легко догадаться, получила название по фамилии своего создателя. Дуайт Эйзенхауэр родился 14 октября 1890 года в бедной религиозной семье. В 1910 он поступил в Вест-Пойнт, так как мечтал о военной карьере, а уже в 1918 году получил чин подполковника. Правда отправиться на Первую мировую не успел, но нашёл своё место в военном министерстве.
Затем началась Вторая мировая – тогда он стал полковником и начальником одного из штабов, после чего получил массу лестных отзывов от генералов, с которыми служил. После – занял пост начальника отдела военного планирования, командовал американскими силами в Британии. Стал знаменит именно на конференции, проходившей по этому поводу.
Полковник сделал очень много для победы над нацистами, непосредственно участвовал в процедуре подписания акта о капитуляции Германии. В чине генерала он вышел в отставку и стал президентом Колумбийского университета. Далее было создание американской ассамблеи, командование объединенными вооруженными силами НАТО и американскими военными силами в Европе во время Корейской войны, что подтолкнуло Дуайта к политике.
Этот путь привел к тому, что 20 января 1953 года прошла инаугурация и бывший военный стал 34-м президентом в истории США, набрав на выбора 55,2% голосов избирателей. Свое кресло он занимал до 1961 года.
К чему эта небольшая историческая справка? Она лишь доказывает, что матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов действительно работает – вряд ли человек, достигший таких впечатляющих успехов, мог пользоваться бесполезным, не работающим методом.
Проверьте эффективность матрицы на практике
Использовать матрицу Эйзенхауэра можно не только для того, чтобы определить, решение каких именно задач приближает вас к намеченному результату, а каких – создает препятствия на пути к цели. Можно использовать этот метод и для оценки того, насколько вы эффективны в целом. Так, если все ваши задачи оказываются помещенными во второй квадрант, можно говорить о том, что вы достигли максимума эффективности.
Кроме того, разделение задач по квадрантам позволяет наглядно определить, куда именно уходит большая часть вашего времени и энергии, а также подскажет, каким путем повысить личную результативность. К примеру, всерьез задуматься над делегированием большинства задач другим членам команды или прекратить, наконец, тратить время и силы на дела, которым нашлось место в квадранте № 4.
Оптимизировать применение метода матрицы Эйзенхауэра можно с помощью приложений, которые уже существуют в различных вариантах: мобильных, веб- и десктоп-версиях. А для того, чтобы не совершать ошибок в постановке целей и определить рациональные пути их достижения, воспользуйтесь сервисом SmartProgress. С его помощью различными людьми уже воплощено более 35,000 целей. А вы определили свою цель?
- Tweet
- Share 0
- VKontakte
- 1
- Войдите, чтобы голос был засчитан
