Времени не хватает: причины, тайм-менеджмент, эффективные способы и умение управлять временем

• 31 Августа, 2018
• Психология личности
• Розалия Райсон

А на все ли важные дела у вас хватает времени? Не всегда, к сожалению, мы правильно планируем свою жизнь. А все из-за того, что не умеем распределять дела по приоритетности. Часто занимаемся не тем, чем надо, отдавая предпочтение неважным занятиям. Давайте разберемся, почему у вас не хватает ни на что времени, изучим способы управления им, а также рассмотрим, что же такое тайм-менеджмент.

Причины дефицита времени

Почему же так сложно придерживаться намеченного плана и соблюдать расписание в течение дня? Предлагаем разобраться вам в этом. Существует как минимум шесть причин, по которым вы ничего не успеваете:

1. Вы слишком долго спите. Почти вся страна работает с 9:00 до 18:00. Необходимо вставать раньше, чтобы к вечеру у вас было сделано уже много дел. Вы сами заметите, что у вас появится больше свободного времени.
2. Вы слишком много на себя берете. Далеко не каждый готов постоянно работать в многозадачном режиме без осечек. В противном случае вы рискуете в каком-то деле провалиться.
3. Недостаток отдыха также влияет на вашу продуктивность. Не думайте, что, если вы будете работать 24/7, вы будете выполнять больше заданий и успевать во всем и везде. Усталость скажется на вашей плодотворности уже на третий день работы в режиме нон-стоп.
4. Вы не умеете говорить «нет». Возможно, вас часто просят сделать то, что вообще не относится к кругу ваших обязанностей, а вы не можете отказать. Способность говорить «нет» поможет вам не только в управлении временем, но и по жизни в целом. Вы можете согласиться помочь, но только в том случае, если вы не нанесете ущерба своему же свободному времени.
5. Вы тратите время на пустые дела. Может быть, вы опаздываете на работу, потому что засмотрелись телевизор? Или по дороге в офис встретили бывшую одноклассницу и вам непременно сейчас стоит поговорить с ней? А может, вы в течение дня часто выходите на перекур, а после обеденного перерыва еще полчаса болтаете с коллегами? Все это дела, которыми можно пренебречь во благо выполнения плана максимум.
6. Неправильно расставленные приоритеты. Сначала нужно заниматься важными, неотложными делами, и только после их выполнения браться за второстепенные. Если вам необходимо подготовиться к завтрашнему сложному экзамену, а друзья зовут вас в кино, то, безусловно, нужно отдать предпочтение подготовке к экзамену.

Теперь вы понимаете, почему же так не хватает времени на жизнь. Узнать причины проблемы, конечно, важно. Но теперь необходимо ее разрешить.

Не можем расставить приоритеты

У большинства людей есть проблема с расстановкой приоритетов. Многие из нас не могут оценить задачи в порядке важности и поэтому теряют много драгоценного времени. Думайте о своих основных целях и делах, которые хотите сделать и разберитесь, что важнее для Вас на данный момент. Задайте себе вопрос: «Я действительно должен сделать эту задачу сейчас, или есть ещё что-то важное, что не требует отлагательства?». Займитесь приоритетными задачами, и только потом делайте остальные. Расстановка приоритетов гарантирует, что вы наиболее эффективно используете своё время.

В США ученые пришли к выводу, что умением грамотно расставлять приоритеты, обладает лишь малая часть населения страны, и отнесли эту способность к лидерским качествам, чем изрядно шокировали научный мир. Более того многие HR менеджеры взяли на вооружение результаты исследований и включили задачи по расстановки приоритетов в стандартное анкетирование при приёме на работу

Так что: Первоочередное — в первую очередь, второочередное никогда

Тайм-менеджмент

«Не хватает ни на что времени» – одна из самых частых жалоб каждого второго человека. При этом люди сваливают все именно на то, что в сутках лишь 24 часа. Однако уверяем вас, виновато далеко не время. Здесь дело только в нас.

Почему одни спокойно выполняют свой план, вечером даже находят время на семью, личную жизнь и увлечения, а другие живут в постоянном аврале и завалах на работе? Все дело в незнании основ тайм-менеджмента. Что же это такое?

Тайм-менеджмент – технология, которая позволяет правильно распланировать время, а также повысить эффективность его использования. Главное, что нужно уметь делать, – это распределять дела по приоритетности, то есть важности и срочности. Именно от этого зависит, сколько времени вы потратите на выполнение дела.

Причина № 6. Неумение правильно распределять работу

Большинство людей постоянно пытаются сделать абсолютно все самостоятельно. В итоге, нет ничего удивительного, что такие действия приводят к недостатку времени. Ведь часть работы, которая отнимает немало времени, может быть недостаточно важной, но в то же время нужной и необходимой.

Поэтому, ее нужно уметь правильно распределять, чтобы тратить свое время на более важные и нужные задачи. Таким образом, Вы сможете успевать делать гораздо больше, чем планировали и перестанете задумываться о нехватке времени.

Матрица Эйзенхауэра

Не пугайтесь, в этом приеме нет ничего сложного. Наоборот, он значительно облегчит нашу жизнь, сделает ее более комфортной, а главное, организованной.

Итак, что нужно делать? Возьмите лист бумаги и ручку. Расчертите его так, чтобы получилось 4 ячейки: две сверху и две снизу. Каждая ячейка обозначает дела:

1. Срочное и важное.
2. Несрочное важное.
3. Срочное неважное.
4. Несрочное и неважное.

Распределите свои задачи по ячейкам. Эта техника поможет вам понять, за какое дело необходимо браться сразу, какое можно отложить, какое – и вовсе делегировать другому человеку. Если у вас вечно не хватает времени, попробуйте применить прием Эйзенхауэра.

Последствия цейтнота

Нехватка времени может иметь как положительные, так и отрицательные последствия.

Плюсы и минусы

дефицит времени стимулирует творческую самореализацию человека;

нехватка времени способствует сплочению производственной бригады;

в условиях дефицита времени просыпается интуиция;

условия цейтнота позволяют руководителю заметить таланты сотрудников;

часто решения о повышении сотрудников руководство принимает именно на основании их работы в отчетный период;

работа в условиях дефицита времени повышает стрессоустойчивость человека;

завершенные в срок дела повышают самооценку человека и степень его удовлетворенности работой;

за выполнение в срок сложного заказа можно получить премию;

цейтнот не позволяет сотрудникам лениться и заниматься посторонними делами в течение рабочего дня.

возрастает вероятность ошибки в работе;

стремление уложиться в установленные сроки снижает качество выполняемой работы;

сверхурочные работы и отсутствие полноценного отдыха могут привести к нервному истощению и стрессу;

постоянный дефицит времени может привести к тому, что сотрудник с высокой квалификацией решит уволиться, потому что находиться всегда в напряженном состоянии очень тяжело;

большие нагрузки способствуют развитию синдрома хронической усталости.

Закон Парето

Наверняка вы когда-нибудь слышали об этом методе эффективного планирования времени, однако не знали его названия. В чем он заключается?

• Принцип Парето – это распределение задач по принципу 80/20.
• 20 % усилий дают 80 % результата.
• Остальные 80 % усилий дают лишь 20 % результата.
• То есть 4/5 приложенных вами усилий абсолютно не влияют на результат работы. Согласитесь, доля немалая.
• Большая часть результата достигается довольно быстро.
• Неважные задачи выполняются в конце всей работы.
• Если вы не успеваете что-то выполнить, отказываться следует именно от второстепенных задач.
• Небольшая часть задач будет результативной.

Этот принцип 80/20 применим не только в тайм-менеджменте, но и в жизни. Вы добьетесь большего, начиная с малого.

Цейтнот на работе

Цейтнот на работе может возникнуть в разных сферах экономической деятельности. Как правило, он наступает одновременно с дедлайном – приближением сроков сдачи годовых отчетов, окончания работ над проектом. Чем меньше времени остается до истечения срока работы, тем ярче проявляется цейтнот.

Иногда цейтнот требует от сотрудников не только полной самоотдачи и сверхурочных часов, но и внесения корректив в первоначальную рабочую гипотезу. Стрессовые условия заставляют сотрудников мобилизоваться, сплотиться, использовать все доступные средства.

Метод 10-3-2-1-0

Формула кажется непонятной на первой взгляд. Не знаете, как ее запомнить? Просто нужно выяснить, в чем она заключается.

• За 10 часов до сна нельзя потреблять кофеин.
• За 3 часа до сна не едим и не пьем алкоголь.
• За 2 часа до сна перестаем работать.
• За час до сна выключаем телефон и перестаем сидеть в социальных сетях.
• 0 раз – именно столько раз разрешается нажимать кнопку «Отложить», когда звонит будильник.

Это формула здорового образа жизни и эффективного планирования дня. Если вам часто не хватает времени перед сном, применяйте этот метод.

Цейтнот в маркетинге

Желая купить качественную вещь, человек может долго выбирать между несколькими моделями, сравнивать параметры одного и другого варианты, искать информацию о нужном товаре в интернете, читать отзывы. Все это занимает много времени, поэтому, к примеру, между желанием купить планшет и совершением покупки пройдет несколько недель.

Совсем по-другому будет вести себя человек, который 31 декабря вспомнил, что подарки родным он все еще не купил. За несколько часов до торжества он несется в магазин. Выбирая подарок супруге или родителям, он не будет долго раздумывать и колебаться, ведь сроки жмут. Ответственность за качество приобретаемого товара он перекладывает на продавца-консультанта, который приводит те или другие аргументы в пользу продукции.

Маркетинговые фишки в виде звучных лозунгов, акций и специальных предложений в условиях острой нехватки времени заставляют покупателя выбрать тот продукт, который хочет продать компания.

Техника «Хронограф»

Записывайте в течение двух-трех дней, сколько времени вы тратите на выполнение любых задач. Начиная с выполнения утренней зарядки и заканчивая поездкой на метро. Выясните, какое дело у вас занимает слишком много времени. Затем придумайте, каким образом можно было бы тратить на него меньше минут. Например, если вы растягиваете завтрак на сорок минут и потом вам просто не хватает времени, чтобы вовремя добраться до работы, может, дело кроется именно в том, что во время еды вы смотрите телевизор?

Далее, кстати, вы будете примерно понимать, сколько времени вы тратите на ту или иную задачу. Это поможет вам быстро планировать день даже без использования смартфона или листка бумаги.

Рассеянное внимание

В современном мире существует очень много факторов способных отвлечь нас от нужных и важных дел. Например, всемирная сеть, в которой существует масса различных развлечений, доступных нам все 24 часа в сутки и 7 дней в неделю. Не удивительно, что очень много молодых людей легко отвлекаются от своих основных целей и задач, а потом жалуются что совсем не хватает времени.

Рассеянное внимание бывает разное: оно может быть и от усталости, и от монотонной работы, от бессонницы. В таком случае нужно дать себе отдохнуть и с новыми силами приняться за дело, при этом стараться не отвлекать своё внимание на другие занятия. Лучшим вариантом будет закрыться, где-нибудь, где нет различного рода раздражителей: телефонов, гаджетов, интернета и людей отвлекающих от работы. Не стесняйтесь говорить людям «Нет», которые постоянно отвлекают, иногда это очень полезно для Вашей работы и сохранения драгоценного времени.

Медики всего мира отмечают увеличение числа детей с синдромом дефицита внимание. В первую очередь, такие неутешительные наблюдения связывают с веком информационных технологий, когда буквально с детства нас приучают к рассеиванию внимания: не замечать того, что происходит вокруг, толерантности, невмешательству. И, напротив, концентрированию внимание лишь на том, о чём нам говорят с экранов ТВ, газет и других авторитетных источников, по средствам психологических методик, постепенно превращая общество индивидов в легко управляемое человеческое стадо.

Внимание — дороже золота

Еще рассеянное внимание может быть от скуки или от занятия чем-либо, например, профессорская рассеянность или поэтическая мечтательность, т.е. трудность распределения внимания между разными объектами. Понятно, что со скукой нужно будет бороться и преодолевать её различного рода занятиями, которые смогли бы привлечь Ваш интерес. Бывает рассеянность связана и с психическими расстройствами, в таких случаях, конечно, нужно обращаться к специалисту.

Письменная фиксация

Хорошая память – это хорошо. Уметь держать все дела в голове – вообще отлично. Но иногда в стрессовых ситуациях или в суете вы рискуете о чем-то забыть. Более того, письменная фиксация еще лучше закрепляет задачи в вашей голове.

Приобретите ежедневник, в котором вы будете обозначать все ваши встречи, рабочие моменты, дела, связанные с семьей и домом. Затем распределите их по приоритетности и поймите, что необходимо сделать в первую очередь.

Приведем пример:

1. Составить коммерческое предложение.
2. Погулять с собакой.
3. Забрать сына из детского сада.
4. Постирать костюм.
5. Позвонить клиенту.
6. Подписать документы.

Что из этого следует сделать в рабочее время? Дела под номерами 1, 5 и 6. Вероятно, о клиенте нужно позаботиться в первую очередь. Звоним ему. Затем подписываем документы, но в случае, если они срочные и именно от вас зависит, стоит ли делопроизводство или нет. Если с ними можно справиться в конце дня, то перенесем подписание документов на вечер. И соответственно, в течение дня мы составляем коммерческое предложение.

Далее остаются дела под номерами 2, 3 и 4. Погулять с собакой может и жена, делегируем этот пункт. Постирать костюм способна стиральная машина, поэтому у вас не займет это много времени. А забрать сына нужно именно после работы. Поэтому по окончании рабочего дня вы едете в детский сад.

Согласитесь, весьма просто? Нужно лишь понять, какое дело срочное, а какое – нет.

Почему мы попадаем в ловушку срочности

Мы страдаем, если не получается завершить задачу

Это выяснилиYour Desire to Get Things Done Can Undermine Your Effectiveness / Harvard Business Review ещё в 1927 году, а потом не раз подтверждали: люди чувствуют себя некомфортно, если над ними висит незавершённое дело. Такую особенность мышления назвали эффектом Зейгарник. А поскольку срочные задания, как правило, достаточно небольшие и не требуют много времени, у нас не получается отложить их, ведь тогда очередной пункт в списке дел окажется незачёркнутым. И мы хватаемся за эти мелкие задачки, решаем их одну за другой и не можем остановиться. Как с пачкой чипсов: пока не съешь всё, не успокоишься.

Разберитесь