Профессиональные коммуникации являются непременным условием, позволяющим сотрудникам компании эффективно взаимодействовать друг с другом. От того, насколько быстро и доступно будет происходить передача информации, напрямую зависит темп работы всего предприятия.
Профессиональные коммуникации играют важную роль при принятии руководителем наиболее эффективных решений и донесении их до коллектива. Если они налажены плохо, то это грозит возникновением негативных последствий, которые могут выразиться в ошибках в выбранных решениях, в возникновении недопонимания между работниками и руководителем, а также в ухудшении межличностных отношений.
Определение понятия
Профессиональные коммуникации представляют собой взаимодействие, осуществляемое в сфере официальных отношений. Их основной целью является достижение намеченных результатов, решение поставленных задач, а также оптимизация определенной деятельности. При этом каждый из участников профессиональных коммуникаций обладает своим статусом, являясь начальником, подчиненным, коллегой или партнером.
В тех случаях, когда между собой общаются люди, находящиеся на различных уровнях карьерной лестницы (исполнитель и руководитель), можно говорить о субординационных коммуникациях. Ведь здесь явно просматривается вертикаль отношений. При осуществлении взаимодействия, основанного на принципе равного сотрудничества, можно говорить о горизонтальных коммуникациях.
Актуальность вопроса
С профессиональным общением люди сталкиваются ежедневно. Оно имеет место на работе и в школах, в университетах и в официальных учреждениях. Это общение студентов и преподавателей, подчиненных и начальников, конкурентов, партнеров и коллег. Для того чтобы достичь стоящей перед ним цели, каждый человек должен быть знаком со средствами и принципами подобных коммуникаций, ведь партнерам необходимо общаться на одном языке (и в прямом, и в переносном смысле), обладать общим социальным опытом и понимать друг друга.
Соблюдение основных условий делового общения
Как сделать так, чтобы коммуникация в профессиональной деятельности была максимально результативной? Для этого понадобится выполнение ряда условий. Прежде всего, общение должно иметь понятную цель. При этом в ее достижении важна заинтересованность всех вовлеченных в данный процесс лиц. Примером может служить заключение договора, налаживание связей, согласование проведения мероприятий, разработка наиболее выгодных условий сотрудничества и т.д.
Всем участникам профессионально-деловой коммуникации необходимо контактировать между собой, причем делать это вне зависимости от личных симпатий или антипатий. Обязательным при этом является соблюдение субординации, должностных ролей, делового этикета и формальных ограничений. Последнее понятие подразумевает под собой не только выполнение различных протоколов, распорядков и регламентов, но и банальную необходимость в контроле над силой собственных эмоций и в уважении собеседника.
Помимо этого, одним из необходимых условий для максимально эффективного осуществления деловой коммуникации в профессиональной деятельности является ее управляемость. О подобном моменте должен предварительно позаботиться руководитель компании как наиболее заинтересованный в решении стоящих перед коллективом задач человек. Ему важно мотивировать своих сотрудников на поиск оптимального решения, ведь в противном случае они останутся пассивными наблюдателями, не предлагающими никаких идей.
Правила общения
Чем грамотнее человек ведет себя в профессиональной среде, тем лучше к нему относятся окружающие.
5 правил общения в деловой среде:
- Нацеленность на взаимопонимание
Деловое общение имеет целью нахождение компромисса. Принято быть готовым, открытым к восприятию и обмену информацией с партнером. Неэтично провоцировалось собеседника на конфликт или избегать контакта. Внимание, уважение и заинтересованность в речи собеседника выражается во взгляде, жестах, умении выслушать не перебивая.
- Речь должна быть четкой, разборчивой, неторопливой и немонотонной.
В целом следует избегать любых крайностей в речи. Когда человек говорит слишком тихо, невнятно, быстро или, наоборот, слишком медленно, его речь тяжело воспринимается, становится непонятной и неприятной.
К тому же, если субъект говорит в меру громко и предельно четко, у его партнеров складывается представление, что он зрелая личность и уверенный в себе человек.
- Продуманность речи
Речь должна быть составлена, а лучше записана. Деловые люди перед началом разговора отмечают для себя темы и вопросы, которые требуют обсуждения. Доклад или публичное выступление строится по плану, расписываются вступление, основная часть и заключительные выводы, итоги.
- Умение задавать как открытые, так и закрытые вопросы
От того, как прозвучит вопрос, будет зависеть ответ. Если вопрос предполагает ответ «да» или «нет», собеседнику придется ответить четко, если вопрос останется открытым, у него будет возможность высказать свою точку зрения. Следует избегать слишком прямых, нетактичных вопросов.
- Неприемлемость длинных фраз и сложносоставных предложений. Короткие содержательные фразы экономят время и упрощают восприятие информации.
Соблюдение всех принципов и правил может показаться проблематичным, но трудности преодолеваются работой над собой. Умение общаться в бизнес-среде приходит с опытом делового взаимодействия.
Средства делового общения
Профессиональная коммуникация — это осмысленное желание одного человека или же целой группы людей мотивировать одного сотрудника или весь коллектив к действию, способному хоть каким-то образом изменить возникшую ситуацию или повернуть разговор в иное русло.
Для осуществления намеченного имеется ряд инструментов. Так, к средствам профессиональной коммуникации можно отнести:
- Обычную почту. Из всех средств делового общения она является самым древним. И в связи с этим у традиционной почты имеется ряд недостатков. Заключаются они в низкой скорости передачи сообщений, более сложном оформлении писем (в сравнении с другими видами коммуникаций) и т. д. И это не говоря о том, что работает данная система далеко не всегда на должном уровне. Но обычная почта все же и сегодня используется в качестве средства профессиональных коммуникаций. Основным ее преимуществом является весьма приемлемый способ передачи между партнерами важных документов. В деловых отношениях может быть использован и такой способ, как передача телеграмм. Такая услуга также предоставляется почтой.
- Телефонная связь. Это весьма оперативное средство делового общения. Однако ведение переговоров по телефону не обладает юридической силой. Этот момент стоит учесть при применении профессиональных коммуникаций, задействовав при этом другие средства.
- Электронная почта. Это сравнительно новое средство делового общения пользуется заслуженной популярностью. Одним из основных его преимуществ является совмещение формы письменных коммуникаций (зафиксированный текст) с теми качествами, которыми обладает устное общение, в виде скорости передачи информации и возможности получения практически мгновенного ответа. Подобные качества позволяют сделать электронную почту одним из основных средств, применяемых для передачи сообщений неофициального характера.
- Факс. Используя специальный аппарат, можно очень быстро передать партнеру копию любого документа. Скорость является несомненным преимуществом факсимильной связи. Однако документы, переданные подобным способом, не имеют юридической силы, ведь на них нет подлинных подписей и печатей. Именно поэтому в большинстве случаев факс как средство коммуникации находит свое применение лишь для оперативной передачи документов. К исполнению они могут быть приняты лишь в том случае, когда следом за ними будут обычной почтой отправлены подлинники. Стоит иметь в виду, что с помощью факсов запрещено передавать документы с грифами «Для служебного пользования» или «Секретно».
Структура делового общения и его этапы. Общая характеристика.
Структура ДО состоит из 5 основных этапов: 1) установление контакта, 2) ориентация в ситуации (люди, обстоятельства), 3) обсуждение вопроса, проблемы, 4) принятие решения, 5)выход из контакта.
1) Всякое общение начинается с установления контакта.
3адача контактной фазы:а) побудить собеседника к общению с нами (понравиться)
б) создать максимальное поле возможностей для дальнейшего обсуждения вопроса и при-нятия решения.
Следует учитывать, что существуют защитные психические механизмы, которые мешают нам сразу принять другого человека, пустить его в зону своего личного «Я». В контактной фазе следует размыть границы этой зоны. Из двух «Я» должно родиться новое качество – «МЫ». Для этого нужно концентрировать внимание на личности партнера и его проблемах, а не на себе. Следует умело выявлять положительные качества партнера, показать что они нами оценены по достоинству.
Выражение лица должно показывать готовность к контакту, главное в контактной фазе – продемонстрировать дружелюбность и открытость для общения (Достигается: улыбкой, небольшим наклоном головы в сторону собеседника, выражением глаз, приветствие).
2) Ориентация в ситуации — помогает определить стратегию и тактику ДО, развить интерес к нему и вовлечь партнера в круг совместных интересов.
На этом этапе:
а) надо сразу выяснить каким по длительности будет разговор («свернутый» — четкий и не-продолжительный или «подробный» — развернутый и продолжительный).
б) четко обозначить цель встречи, если мы инициаторы, если же нас пригласили и мы не зна-ем цель встречи задавать наводящие вопросы («Чем я могу быть полезна» или «Какова цель нашей встречи»). В зависимости от цели и предполагаемого характера разговора следует строить свою тактику.
в) Важно ориентироваться в распределении ролей предстоящей беседы. Возможно это будет общение на равных, возможно мы будем играть ведущую роль, возможно нам придется при-нять позицию партнера (Это выразиться в таких типах психологической пристройки в бесе-де: «пристройка на равных», «пристройка сверху», «пристройка снизу»)
3) Обсуждение проблемы включает в себя: аргументирование и нейтрализацию замечаний собеседника.
Можно выделить следующие положения психологической тактики аргументирования:
а) приводить аргументы надо в живом стиле, без колебаний. Главные аргументы можно и повторить по возможности каждый раз в новом месте. Если переговоры длительны не нужно приводить все аргументы сразу.
б) продолжать оперировать теми аргументами, которые были приняты собеседником.
в)Выбрать метод аргументирования, в зависимости от хода беседы: для кого то 4 цифры бу-дут значить больше чем тысячи слов, в другом случае более важными могут оказаться логи-ческие словесные обоснования.
г) Избегать обострений. Если же они произошли – постараться восстановить нормальную атмосферу.
д) Указать партнеру на вероятные последствия решений какой-то проблемы, это может заин-тересовать его. Когда интерес пробудился, указать направления ее возможных решений, с обоснованием преимуществ. Инициатива в беседе будет за нами.
е) Указать на сильные и слабые стороны предлагаемого решения, это повысит доверие к нам партнера.
ж) При аргументировании сначала перечислить преимущества, затем недостатки.
з) Сделать выводы из беседы и предложить их партнеру. Инициатива за нами.
Нейтрализация замечаний собеседника. О ней пишет П. МИЦИЧ в своей книге – «как про-водить деловые беседы»
Психологическая тактика м.б. такой:
а) признание правоты партнера в каких-то вопросах
б) сдержанность, игнорирование замечаний сделанных в неподобающей форме
в) лаконичный ответ (иногда на длинные замечания)
Во всех случаях надо не допускать превосходство того, кто делает замечания, сохранять рас-судительность и хладнокровие.
г) этап обсуждения проблемы должен завершиться сближением позиций сторон.
4) Принятие решений.
К основным задачам данного этапа деловой беседы можно отнести:
а) достижение основной цели беседы, что должно найти отражение в решении.
б) составление резюме беседы, понятного для всех присутствующих, с четко выраженными выводами. Станет ясно какую проблему надо решать.
в) обеспечение благоприятной атмосферы в конце беседы благодаря принятию данного ре-шения.
г) стимулирование желаний партнера к выполнению намеченных действий и к продолжению деловых контактов.
Окончание беседы должно производить впечатление, не должно остаться недосказанностей и недопонимания.
Приступать к принятию решений надо тогда, когда беседа достигла одной из своих вер-шин, нор не в коем случае не на спаде беседы, когда возможно остыл к ней интерес.
5) Выход из контакта. Важно не только первое, но и последнее впечатление о нас. Оно влияет на тот образ, который останется в памяти партнера о встрече с нами и на будущие де-ловые отношения. Прощание как и начало встречи д.б. приветливым. Важно еще раз подать себя и еще раз выразить чувство симпатии к собеседнику и высказать надежды на дальней-шее сотрудничество и будущие встречи.
43. Этико-психологическая сторона конфликтов в сфере делового общения. Понятие конфликтной ситуации.
Конфликт представляет собой высшую степень развития социального противоречия и проявляется в открытом столкновении мнений, позиций, сил различных субъектов.
Конфликт может вести:
1) к осложнениям в отношениях между людьми, к тяжелым переживаниям, проявлению негативных эмоций и психическим стрессам, как высшему напряжению с другой стороны конфликта;
2) может оказаться единственным выходом из несправедливо сложившейся ситуации.
Как бы там ни было конфликт – это реальность, возникающая также в деловом общении. Важно насколько это возможно управлять конфликтом. Для этого надо иметь правильное представление об основных его сторонах.
Источниками конфликта являются социальные противоречия, возникающие во всех сферах социальной жизни людей, в том числе деловой.
Основа делового конфликта существует до его появления. Она может быть заложена:
а) в столкновении производственных функции; (исполнитель — проверяющий; подчиненный — начальник).
б) в столкновении интересов людей.
в) в психических факторах и взаимоотношениях.
Во всех этих случаях заключена потенциальная возможность конфликта, которая может перейти в реальный конфликт. Если подконтрольный сотрудник ведет себя недобросовестно, то он мысленно противоборствует с проверяющим. Такое же состояние переживает подчиненный, который считает, что его начальник относится к нему несправедливо, или же люди испытывают к друг другу антипатию. Основа конфликта в совокупности с его участниками составляет конфликтную ситуацию. Последнее необязательно переходит в конфликт. Для этого надо, чтобы хотя бы один участник воспринял бы ее как угрозу своему положению или моральному положению. Тогда достаточно одной искры, одного действия, нередко провокационного и конфликт станет реальностью. Можно выделить некоторые индивидуальные особенности людей, создающие предрасположенность у них. Чаще всего это:
а) неадекватная оценка собственных способностей и возможностей (завышенная или заниженная – в последнем случае считает, что ему дают заведомо невыполнимое задание). Неадекватная оценка может вступить в противоречие с адекватной и почва для конфликта готова (чаще в случаях завышенной самооценки).
б) стремление доминировать – это возможно и невозможно;
в) консерватизм мышления, взглядов, нежелание преодолевать устаревшие традиции;
г) излишняя прямолинейность в высказываниях и суждениях;
д) некий набор эмоциональных качеств личности (упрямство – подобное качество имеет почву для конфликта).
В случае возникновения конфликта люди переходят к конфликтному поведению.
Обсуждение проблемы как центральный этап ДО. Содержание данного этапа.
Обсуждение проблемы включает в себя: 1) начало; 2) аргументирование; 3) нейтрализацию замечаний собеседника. Можно указать след.псих.приемы: 1) зацепка, в кач-ве которой можно использовать какое-то событие, личн.впечатление от чего-либо, сообщение интересной инф-ции. Последнее может стать прологом к началу диалога. 2) стимулирование игры воображения. Например, поставить в начале беседы много вопросов, которые должны в ней рассматриваться. Этот прием дает хороший результат, если партнер творчески мыслящий чел-к, оптимист и быстро ориентируется. Другого же обилие вопросов может подавить психически. Но кто-то и на это может рассчитывать. 3) метод прямого подхода. непосредственный переход к делу – вкратце назыв.причина, по которой начата беседа и переход к сути дела.
Ориентация в ситуации. Ее цели: 1) выработать свою позицию по рассматр.проблеме, учитывая, что свою позицию выработает и партнер; 2) устранить или смягчить противоречие, наметившееся до беседы или возникшее во время беседы; 3) проложить путь для выраб.общего решения.
Можно выделить след.положения псих-кой тактики аргументирования: 1) приводить аргументы надо в живом стиле, без особых колебаний. Гл.аргументы можно и повторить, по возможности каждый раз в новом месте. Если переговоры длительные, то не следует использовать сразу все оружие из нашего арсенала, что-то нужно оставить напоследок (расширять поле для маневров). 2) продолжать аппелировать лучше теми аргументами, которые приняты собеседником. 3) в зависимости от хода беседы, психолог.особен. собеседника выбираются разл.методы аргументирования, для кого-то 4 цифры будут больше значить, чем 1000 слов. В этом случае надо прибегать к цифр.аргументу. в др.случае, более важным могут оказаться логические обоснования. 4) надо избегать обострений. Если же они произошли, необходимо постораться восстановить норм.психолог.атмосферу – важна психологич.установка на это. 5) в отд.случаях следует указать партнеру на вероятные последствия решения какой-то проблемы. Это может заинтересовать его. Когда интерес пробудился, можно указать направление ее возможных решений с обоснованием преимуществ. Инициатива в беседе будет за нами.6) полезно указать на сильные и слабые стороны своего решения. Это повысит доверие к нам. Такая тактика особенно к месту, когда партнер мыслящий человек. 7) в точки зрения психологии решающее влияние на формир.позиций собеседника имеет начальная инф-ция. Поэтому при аргументации сначала перечислим преимущества, потом недостатки. Обратная очередность нехороша тем, что партнер может прервать нас до того, как мы от недостатков перейдем к преимуществам. Нет смысла возиться с этим. Теперь его трудно будет переубедить. 
надо самим делать выводы из беседы и предложить их партнеру. Инициатива остается за нами.
Структура ДО состоит из 5 основных этапов: 1) установление контакта, 2) ориентация в ситуации (люди, обстоятельства), 3) обсуждение вопроса, проблемы, 4) принятие решения, 5)выход из контакта.
1) Всякое общение начинается с установления контакта.
3адача контактной фазы:а) побудить собеседника к общению с нами (понравиться)
б) создать максимальное поле возможностей для дальнейшего обсуждения вопроса и при-нятия решения.
Следует учитывать, что существуют защитные психические механизмы, которые мешают нам сразу принять другого человека, пустить его в зону своего личного «Я». В контактной фазе следует размыть границы этой зоны. Из двух «Я» должно родиться новое качество – «МЫ». Для этого нужно концентрировать внимание на личности партнера и его проблемах, а не на себе. Следует умело выявлять положительные качества партнера, показать что они нами оценены по достоинству.
Выражение лица должно показывать готовность к контакту, главное в контактной фазе – продемонстрировать дружелюбность и открытость для общения (Достигается: улыбкой, небольшим наклоном головы в сторону собеседника, выражением глаз, приветствие).
2) Ориентация в ситуации — помогает определить стратегию и тактику ДО, развить интерес к нему и вовлечь партнера в круг совместных интересов.
На этом этапе:
а) надо сразу выяснить каким по длительности будет разговор («свернутый» — четкий и не-продолжительный или «подробный» — развернутый и продолжительный).
б) четко обозначить цель встречи, если мы инициаторы, если же нас пригласили и мы не зна-ем цель встречи задавать наводящие вопросы («Чем я могу быть полезна» или «Какова цель нашей встречи»). В зависимости от цели и предполагаемого характера разговора следует строить свою тактику.
в) Важно ориентироваться в распределении ролей предстоящей беседы. Возможно это будет общение на равных, возможно мы будем играть ведущую роль, возможно нам придется при-нять позицию партнера (Это выразиться в таких типах психологической пристройки в бесе-де: «пристройка на равных», «пристройка сверху», «пристройка снизу»)
3) Обсуждение проблемы включает в себя: аргументирование и нейтрализацию замечаний собеседника.
Можно выделить следующие положения психологической тактики аргументирования:
а) приводить аргументы надо в живом стиле, без колебаний. Главные аргументы можно и повторить по возможности каждый раз в новом месте. Если переговоры длительны не нужно приводить все аргументы сразу.
б) продолжать оперировать теми аргументами, которые были приняты собеседником.
в)Выбрать метод аргументирования, в зависимости от хода беседы: для кого то 4 цифры бу-дут значить больше чем тысячи слов, в другом случае более важными могут оказаться логи-ческие словесные обоснования.
г) Избегать обострений. Если же они произошли – постараться восстановить нормальную атмосферу.
д) Указать партнеру на вероятные последствия решений какой-то проблемы, это может заин-тересовать его. Когда интерес пробудился, указать направления ее возможных решений, с обоснованием преимуществ. Инициатива в беседе будет за нами.
е) Указать на сильные и слабые стороны предлагаемого решения, это повысит доверие к нам партнера.
ж) При аргументировании сначала перечислить преимущества, затем недостатки.
з) Сделать выводы из беседы и предложить их партнеру. Инициатива за нами.
Нейтрализация замечаний собеседника. О ней пишет П. МИЦИЧ в своей книге – «как про-водить деловые беседы»
Психологическая тактика м.б. такой:
а) признание правоты партнера в каких-то вопросах
б) сдержанность, игнорирование замечаний сделанных в неподобающей форме
в) лаконичный ответ (иногда на длинные замечания)
Во всех случаях надо не допускать превосходство того, кто делает замечания, сохранять рас-судительность и хладнокровие.
г) этап обсуждения проблемы должен завершиться сближением позиций сторон.
4) Принятие решений.
К основным задачам данного этапа деловой беседы можно отнести:
а) достижение основной цели беседы, что должно найти отражение в решении.
б) составление резюме беседы, понятного для всех присутствующих, с четко выраженными выводами. Станет ясно какую проблему надо решать.
в) обеспечение благоприятной атмосферы в конце беседы благодаря принятию данного ре-шения.
г) стимулирование желаний партнера к выполнению намеченных действий и к продолжению деловых контактов.
Окончание беседы должно производить впечатление, не должно остаться недосказанностей и недопонимания.
Приступать к принятию решений надо тогда, когда беседа достигла одной из своих вер-шин, нор не в коем случае не на спаде беседы, когда возможно остыл к ней интерес.
5) Выход из контакта. Важно не только первое, но и последнее впечатление о нас. Оно влияет на тот образ, который останется в памяти партнера о встрече с нами и на будущие де-ловые отношения. Прощание как и начало встречи д.б. приветливым. Важно еще раз подать себя и еще раз выразить чувство симпатии к собеседнику и высказать надежды на дальней-шее сотрудничество и будущие встречи.
43. Этико-психологическая сторона конфликтов в сфере делового общения. Понятие конфликтной ситуации.
Конфликт представляет собой высшую степень развития социального противоречия и проявляется в открытом столкновении мнений, позиций, сил различных субъектов.
Конфликт может вести:
1) к осложнениям в отношениях между людьми, к тяжелым переживаниям, проявлению негативных эмоций и психическим стрессам, как высшему напряжению с другой стороны конфликта;
2) может оказаться единственным выходом из несправедливо сложившейся ситуации.
Как бы там ни было конфликт – это реальность, возникающая также в деловом общении. Важно насколько это возможно управлять конфликтом. Для этого надо иметь правильное представление об основных его сторонах.
Источниками конфликта являются социальные противоречия, возникающие во всех сферах социальной жизни людей, в том числе деловой.
Основа делового конфликта существует до его появления. Она может быть заложена:
а) в столкновении производственных функции; (исполнитель — проверяющий; подчиненный — начальник).
б) в столкновении интересов людей.
в) в психических факторах и взаимоотношениях.
Во всех этих случаях заключена потенциальная возможность конфликта, которая может перейти в реальный конфликт. Если подконтрольный сотрудник ведет себя недобросовестно, то он мысленно противоборствует с проверяющим. Такое же состояние переживает подчиненный, который считает, что его начальник относится к нему несправедливо, или же люди испытывают к друг другу антипатию. Основа конфликта в совокупности с его участниками составляет конфликтную ситуацию. Последнее необязательно переходит в конфликт. Для этого надо, чтобы хотя бы один участник воспринял бы ее как угрозу своему положению или моральному положению. Тогда достаточно одной искры, одного действия, нередко провокационного и конфликт станет реальностью. Можно выделить некоторые индивидуальные особенности людей, создающие предрасположенность у них. Чаще всего это:
а) неадекватная оценка собственных способностей и возможностей (завышенная или заниженная – в последнем случае считает, что ему дают заведомо невыполнимое задание). Неадекватная оценка может вступить в противоречие с адекватной и почва для конфликта готова (чаще в случаях завышенной самооценки).
б) стремление доминировать – это возможно и невозможно;
в) консерватизм мышления, взглядов, нежелание преодолевать устаревшие традиции;
г) излишняя прямолинейность в высказываниях и суждениях;
д) некий набор эмоциональных качеств личности (упрямство – подобное качество имеет почву для конфликта).
В случае возникновения конфликта люди переходят к конфликтному поведению.
Обсуждение проблемы как центральный этап ДО. Содержание данного этапа.
Обсуждение проблемы включает в себя: 1) начало; 2) аргументирование; 3) нейтрализацию замечаний собеседника. Можно указать след.псих.приемы: 1) зацепка, в кач-ве которой можно использовать какое-то событие, личн.впечатление от чего-либо, сообщение интересной инф-ции. Последнее может стать прологом к началу диалога. 2) стимулирование игры воображения. Например, поставить в начале беседы много вопросов, которые должны в ней рассматриваться. Этот прием дает хороший результат, если партнер творчески мыслящий чел-к, оптимист и быстро ориентируется. Другого же обилие вопросов может подавить психически. Но кто-то и на это может рассчитывать. 3) метод прямого подхода. непосредственный переход к делу – вкратце назыв.причина, по которой начата беседа и переход к сути дела.
Ориентация в ситуации. Ее цели: 1) выработать свою позицию по рассматр.проблеме, учитывая, что свою позицию выработает и партнер; 2) устранить или смягчить противоречие, наметившееся до беседы или возникшее во время беседы; 3) проложить путь для выраб.общего решения.
Можно выделить след.положения псих-кой тактики аргументирования: 1) приводить аргументы надо в живом стиле, без особых колебаний. Гл.аргументы можно и повторить, по возможности каждый раз в новом месте. Если переговоры длительные, то не следует использовать сразу все оружие из нашего арсенала, что-то нужно оставить напоследок (расширять поле для маневров). 2) продолжать аппелировать лучше теми аргументами, которые приняты собеседником. 3) в зависимости от хода беседы, психолог.особен. собеседника выбираются разл.методы аргументирования, для кого-то 4 цифры будут больше значить, чем 1000 слов. В этом случае надо прибегать к цифр.аргументу. в др.случае, более важным могут оказаться логические обоснования. 4) надо избегать обострений. Если же они произошли, необходимо постораться восстановить норм.психолог.атмосферу – важна психологич.установка на это. 5) в отд.случаях следует указать партнеру на вероятные последствия решения какой-то проблемы. Это может заинтересовать его. Когда интерес пробудился, можно указать направление ее возможных решений с обоснованием преимуществ. Инициатива в беседе будет за нами.6) полезно указать на сильные и слабые стороны своего решения. Это повысит доверие к нам. Такая тактика особенно к месту, когда партнер мыслящий человек. 7) в точки зрения психологии решающее влияние на формир.позиций собеседника имеет начальная инф-ция. Поэтому при аргументации сначала перечислим преимущества, потом недостатки. Обратная очередность нехороша тем, что партнер может прервать нас до того, как мы от недостатков перейдем к преимуществам. Нет смысла возиться с этим. Теперь его трудно будет переубедить. надо самим делать выводы из беседы и предложить их партнеру. Инициатива остается за нами.
Деловое общение
В основе профессиональной коммуникации неизменно находился и находится устный контакт. Осуществляется он между людьми, которые связаны между собой интересами дела, а также обладают необходимыми полномочиями для решения возникших проблем и установления партнерских отношений.
Такие беседы представляют собой средство профессиональных коммуникаций, заключая в себе все те достоинства, которых лишены телефонная связь и обмен письменной информацией. Дело в том, что деловое общение:
- проводится в условиях тесного контакта, когда есть возможность сосредоточить свое внимание только на одном собеседнике или на небольшой группе людей;
- создает условия, при которых возможно установление личных взаимоотношений;
- предполагает непосредственный контакт.
Под деловой беседой в первую очередь понимается устная речь. А она, по сравнению с письменной формой, обладает целым рядом существенных отличий. Во время проведения такой беседы появляется возможность непосредственно воздействовать на собеседника или на группу людей. При этом используются жесты и мимика, интонация и прочее. Кроме того, непосредственное общение не оставляет времени на предварительное обдумывание. Именно поэтому в деловом разговоре нередко используются непринужденные формы общения, а также имеют место некоторые стилистические и грамматические особенности.
Используемый в качестве основы профессиональной коммуникации деловой разговор отличает прежде всего логичность построения мысли. Исходя из существующей практики, можно утверждать, что бизнесмены, прекрасно оперирующие суждениями и понятиями, способные убедительно доказывать и делать верные умозаключения, намного быстрее добиваются успеха, чем те деловые люди, которые данными навыками не обладают.
Для профессиональной беседы характерна своя психологическая культура. Заключена она в умении собеседников производить хорошее впечатление на окружающих, создавать дружескую атмосферу встречи, применять специальные приемы, защищающие от некорректных вопросов, до конца выслушивать своих оппонентов и при необходимости опровергать их доводы, использовать технику, позволяющую проводить бесконфликтное общение.
Этапы и формы деловой коммуникации
Общение – процесс установления и развития контактов между людьми и группами людей. Характер общения обусловлен целями совместной деятельности, оттого может быть различным.
Деловое общение – вид общения, специфику которого определяет невозможность профессиональной и иной, связанной с ней, деятельности вне коммуникаций с другими людьми.
Деловое общение – вид общения, при котором происходит обмен информацией в социально-правовой и экономической сфере человеческой деятельности с целью решения определенной задачи (коммерческой, производственной, научной и других).
Кроме делового, есть светское, формально-ролевое, интимно-личностное, манипулятивное виды общения. Отличительной чертой делового общения является то, что субъект коммуникации всегда значим, а предмет общения четко определен и хорошо известен.
Деловое общение складывается из этапов:
- Установление контакта. Это этап знакомства, когда происходит представление партнеров друг другу, самопрезентация каждого из них и обмен общими фразами.
- Ориентация в ситуации. Второй этап, когда субъекты стремятся понять позиции друг друга и обозначить свои.
- Обсуждение. Этап, на котором рассматриваются и обговариваются конкретные деловые вопросы и задачи.
- Решение задач. Этап нахождения согласия между партнерами и оптимального взаимовыгодного решения.
- Завершение контакта. Этап регламентированного прекращения коммуникации.
Цель делового общения всегда лежит вне взаимодействия его субъектов. Но средства достижения цели определяются с учетом интересов и потребностей всех коммуникаторов.
Задача делового общения – продуктивное и эффективное сотрудничество партнеров.
В любое общение входят три взаимодополняющих процесса: социальная перцепция – восприятие и понимание партнера; коммуникация – обмен информацией; интеракция – обмен действиями.
Эти процессы в бизнес-среде строго регламентированы, есть правила и нормы делового взаимодействия и этикета.
Особое значение имеет процесс коммуникации. Одно неверное или неуместное слово может повлечь за собой существенные негативные последствия, такие как потеря клиента, партнера, прибыли и так далее. Но и перцепция, и интеракция также не менее важны.
Межкультурные связи
На сегодняшний день мир все больше и больше охватывает процесс глобализации. Именно поэтому на первый план выдвигается межкультурная профессиональная коммуникация. Для ее осуществления необходимы специалисты, не просто знающие иностранный язык. Им необходимо владеть им с точки зрения делового общения.
Чаще всего имеют место подобные профессиональные коммуникации на английском языке. Он является основным средством общения на межгосударственном уровне.
Английский язык в сфере профессиональной коммуникации является модернизированным и упрощенным вариантом английского языка в целом. Для него характерно наличие стандартных фраз-клише, а также всевозможных шаблонов. Их необходимо знать специалисту и уметь использовать в тех или иных ситуациях.
Если на деловую встречу бизнесменом приглашен переводчик, в профессиональной коммуникации такой специалист не станет исходить только из своего жизненного опыта и того поведения, которое принято в его родной культурной среде. Учет особенностей поведения других народов позволит избежать недопонимания, ошибок и проблем в разговоре.
При межкультурной профессиональной коммуникации необходимо знать межличностные нормы отношений, которые приняты в конкретном обществе. А именно — невербальные и вербальные языки общения. К первым из них относят различные бессловесные сигналы, которые участники коммуникаций посылают друг другу. Делают они это зачастую просто бессознательно. Стоит иметь в виду, что знание невербального и вербального языков при профессиональной коммуникации межкультурного характера является залогом успешности встречи. Специалист должен быть осведомлен о принятых у того или иного народа тембре речи, громкости произношения, интонации, мимике, позах и т.д. Нормы их применения во время беседы могут иметь некоторые различия. Ярким примером является традиционная американская улыбка. В России ее считают неискренней и искусственной. Американцы же, напротив, полагают, что русские слишком угрюмы, грубы и серьезны.
Психология делового взаимодействия
В профессиональной среде принято придерживаться этикета, общих норм морали и нравственности.
Деловое общение основано на таких нравственных нормах:
- честность;
- порядочность;
- справедливость;
- ответственность.
Но в понятие делового общения включается и психологический аспект межличностных отношений. Они могут быть не только нейтрально-дружественными, но и иметь характер жесткой конкуренции и борьбы.
Деловое общение – это не только умение хорошо говорить, выглядеть и вести дела, но и умение выстраивать межличностные отношения.
Подготовка специалистов
Каким образом решаются проблемы с межгосударственным деловым общением? Для успешного ведения переговоров необходимо присутствие высококвалифицированного переводчика в сфере профессиональной коммуникации, обладающего как специализированными, так и общекультурными знаниями. Подготовкой таких специалистов занимаются российские университеты.
При этом активно применяется программа, которая носит название «Переводчик в сфере профессиональной коммуникации». Она позволяет приобрести навыки, позволяющие эффективно общаться в рамках современного обмена деловыми и культурными связями.
Основные функции
Среди особенностей профессиональной коммуникации выделяют ее довольно сложную систему. Она состоит из многих уровней, охватывающих не только конкретную организацию, но и внешнюю среду. Рассмотрим основные функции профессиональной коммуникации.
- Информационная. Профессиональные коммуникации призваны играть роль определенного посредника. С его помощью между сотрудниками происходит обмен замыслами, решениями и сообщениями. Информационная функция делового общения необходима для достижения стоящих перед организацией целей, а также для устранения возникающих в ходе данного процесса проблем.
- Мотивационная. Профессиональные коммуникации способствуют возникновению у сотрудников желания более качественно выполнять стоящие перед ними задачи. В этом заключается мотивационная функция профессиональных коммуникаций. В этом случае руководитель использует такие средства, как приказ, убеждение, внушение и просьба.
- Контрольная. Используя иерархическую подчиненность, данная функция призвана следить за поведением сотрудников компании.
- Экспрессивная. С помощью данной функции профессиональные коммуникации способствуют удовлетворению социальных потребностей посредством выражения переживаний и чувств по поводу происходящего.
- Коммуникативная. Данная функция весьма специфична. С ее помощью выявляются и разрешаются типичные ошибки и проблемы, возникшие при деловом общении, а также формулируются принципы оптимального поведения.
Функции профессиональных коммуникаций могут быть рассмотрены и с точки зрения обеспечения жизнедеятельности компании в целом. При этом имеет место:
- Регулятивная функция. При общении происходит опосредованное или непосредственное воздействие на сотрудника, который является объектом управления. Подобная функция способствует организации в коллективе совместных действий, координации и оптимизации руководителем всех выполняемых коллективом действий.
- Функция социального контроля. Любой из способов решения задач организации, а также ее формы и принципы работы обладают ярко выраженным нормативным характером. Регламентация всех этих положений, находящаяся в указаниях и распоряжениях руководителя, способствует обеспечению организованности и целостности учреждения, а также согласованности совместных действий каждого из членов коллектива. Для поддержания данного направления и осуществляют свой социальный контроль профессиональные коммуникации.
- Функция социализации. Она является одной из главных в работе любого руководителя. Данная функция позволяет включаться в совместную деятельность молодым сотрудникам, которые начинают осваивать коммуникативные навыки и умения, учатся ориентироваться в ситуации общения, говорить и слушать. Все это весьма важно не только в целях межличностной адаптации, но и для осуществления профессиональной деятельности. Молодежь при этом приобретает терпимое, заинтересованное и доброжелательное отношение к другим сотрудникам и умение действовать в целях выполнения коллективной задачи.
- Социально-педагогическая. В процессе осуществления профессиональных коммуникаций имеет место процесс обучения, воспитания и развития личности сотрудника при передаче ему практического опыта. Благодаря систематическим контактам, которые появляются в ходе проведения совместной деятельности, все участники общения получают знания как о себе самих, так и о партнерах, а также об оптимальных вариантах решения стоящих перед коллективом задач. Овладение практическими умениями порой становится для некоторых сотрудников возможной компенсацией недостающих профессиональных знаний. И это обеспечивается социально-педагогической функцией коммуникаций.
Формы и виды профессиональной коммуникации
Формы бизнес-общения:
- Совещания.
- Консультации.
- Собрания.
- Беседы.
- Интервью.
- Отчеты.
- Презентации.
- Деловые переписки.
- Переговоры.
- Конференции.
3 важных шага
, которые должна пройти каждая женщина
Аника Снаговская
Автор и ведущая женских тренингов по гармонизации женской энергии. Мастер по снятию ограничивающих убеждений и мастер расстановок.
Я подготовила для вас три урока, которые помогут вам лучше понять себя, снять ограничения, мешающие почувствовать себя любимой и жить счастливо.
01
Видео-урок с медитацией: 5 состояний женственности
Вы узнаете про 5 женских состояний, которые есть в каждой женщине, как они проявляются и какие архетипы у вас больше всего проявлены, а какие не развиты.
02
Видео-урок + медитация: Как отпустить прошлые отношения
Рассказываю, что необходимо сделать, чтобы освободить свое сердце от старых чувств, и разорвать энергетические нити связывающие вас с прошлым партнером.
03
Аудио запись: Нейро-аф
Благодаря этой нейро-аффирмации вы сможете вернуть любовь к себе и почувствовать искреннюю благодарность и счастье за каждый свой день.
✕
Топ-3 полезных материала, которые помогут лучше познать себя
И начать новую, счастливую для себя жизнь.
Видео-урок с медитацией: 5 состояний женственности
Видео-урок + медитация: Как отпустить прошлые отношения
Аудио запись: Нейро-аф
Заберите Ваши подарки!
Это лишь некоторые примеры профессиональной коммуникации. Каждому специалисту в своей области нужно знать язык делового общения и его правила, уметь грамотно строить диалог с партнерами. Для достижения успеха необходимо взаимодействовать не только лично, но и при помощи технических средств (телефон, почта, факс, программы).
Также профессиональная коммуникация набирает все большую популярность и в Интернете. IT-технологии увеличивают скорость обработки и передачи данных, устраняют ошибки, вызванные человеческим фактором.
Есть 3 основных вида делового общения:
- Административно-канцелярский.
- Дипломатический.
- Законодательный.
Особенности профессиональной коммуникации в каждом из этих случаев свои, равно как и специфика. Все три вида требуют использования точных формулировок, фактов, исключают яркое выражение эмоций. Деловое общение сейчас подразумевает не только рабочие отношения, но и любой разговор формальной направленности.
Основные принципы
Профессиональные коммуникации протекают на основе:
- Межличностностности. Подобное общение характеризуется многоплановостью, открытостью взаимодействия людей. Основан данный принцип на личном интересе друг к другу. И это несмотря на то, что общение имеет деловую направленность. Подобная коммуникация неминуемо несет в себе черты межличностного контакта.
- Целенаправленность. Данный принцип профессиональных коммуникаций является многоцелевым, ведь процесс делового общения одновременно с намеченной информационной нагрузкой несет в себе и подспудную цель. Например, руководитель, сообщая коллективу об имеющихся у него статистических данных, желает указать на проблемные моменты того или иного направления деятельности. При этом, вероятнее всего, на неосознаваемом уровне он стремится продемонстрировать присутствующим свое красноречие, эрудицию и интеллект.
- Непрерывность. Это еще один из принципов профессиональных коммуникаций. Заключается он в том, что, попадая в поле зрения своего делового партнера, мы становимся инициаторами непрерывного контакта с ним. При этом общение происходит не только на вербальном уровне. Партнер постоянно получает и поведенческие сообщения, из которых он может делать соответствующие выводы.
- Многомерность. В ходе проведения профессиональных коммуникаций реализовываются как минимум два аспекта межличностных отношений. Первый из них представляет собой передачу деловой информации и поддержание созданного контакта. Второй является трансляцией эмоционального отношения к партнеру (оно бывает позитивным и негативным).
Принципы общения в деловой среде
Понятие делового общения включает не только взаимодействие «начальник – подчиненный» и коммуникацию между партнерами по бизнесу, но и ежедневное взаимодействие людей, которые не состоят в близких отношениях.
С незнакомыми людьми принято взаимодействовать по-деловому, культурно. Уважительное отношение и поведение – основы делового общения и культуры в социуме.
Кроме уважения к общим принципам делового общения относятся:
- Межличностность
Личность – субъект коммуникации в бизнес-среде. Каким бы ни был обсуждаемый вопрос, о нем говорят люди, у каждого из них свое мнение, основанное на личном опыте и особенностях характера. Это принципиально важно, так как успех бизнес-отношений зависит от характера межличностного взаимодействия партнеров.
- Многомерность
Основы делового общения включают принцип сопоставления содержания передаваемой информации с тем, как это происходит. Тон голоса, его эмоциональная окраска, мимика, жесты не менее важны, чем содержание речи.
Понятие «многомерность» предполагает, что во взаимодействии людей имеют значение все составляющие коммуникации.
Не принято нарушать зону комфорта собеседника, а также слишком далеко находиться во время разговора. Единственное позволенное прикосновение к бизнес-партнеру – рукопожатие. Недопустимо разговаривать, отвернувшись от человека или оглядываясь через плечо.
- Целенаправленность
Направленность делового взаимодействия многоцелевая. Это означает что, помимо цели, которая озвучивается и обговаривается, субъекты могут иметь иные подспудные, сопутствующие цели, не противоречащие первой.
- Непрерывность
Пока деловые партнеры находятся в непосредственной близи друг от другу, даже если они не общаются непосредственно, коммуникация продолжается на невербальном уровне.
Поза, жесты, знаки внимания, оказываемые деловому партнеру, имеют значение и несут смысловую нагрузку. Даже молчание – часть интеракции. Бизнесмены не забывают о том, что они общаются с партнерами, даже если тема разговора смещается в сферу, не касающуюся дела.
Нравственные нормы профессиональных коммуникаций
Каждый из участников делового общения должен обладать:
- Честностью. Имея такую черту характера, люди воздерживаются от лживых поступков и обмана. Однако даже тем, кто считает честность непреложной нормой делового поведения, порой все же приходится лгать. В этом случае людям приходится делать выбор между не удовлетворяющими их альтернативами. Однако говорить правду нужно всегда. Ложь оправдана лишь при выборе из двух зол меньшего, когда того требуют обстоятельства.
- Порядочностью. Данная характеристика, присущая человеку, находит свое выражение в единстве его действий и убеждений. Порядочное поведение является полной противоположностью двуличию и лицемерию. Такой человек всегда выполнит то, что обещал. Например, сотрудник обязательно поможет своему коллеге при выполнении служебного задания. Это произойдет даже тогда, когда сделать это ему не так уж и просто, но он дал обещание.
- Справедливостью. Данная черта характера предполагает отсутствие предвзятости и объективность в оценке других людей и их поступков.
- Ответственностью. Данная черта участника деловых отношений проявляется в том, насколько он отвечает за свои слова, соблюдает моральные нормы и выполняет взятые на себя обязательства.
