Как расставить приоритеты в жизни и в работе

Запишите всё в основной список, а затем разбейте его на месячные, еженедельные и ежедневные цели.

Расстановка приоритетов происходит на разных уровнях. У вас есть дела, которые нужно сделать сегодня. Цели, которые вы ставите на этой неделе. И цели, которых вы достигли в предыдущем месяце.

К сожалению, эти списки не всегда совпадают. Слишком легко по умолчанию вернуться к тому, что кажется срочным, и игнорировать тот факт, что это не приближает вас к вашим более крупным приоритетам. Поэтому, прежде чем вы сможете научиться расставлять приоритеты в своей повседневной работе, вам нужно всё сложить в одном месте.

Начните с составления основного списка или плана на год – документа, туду-списка или листа бумаги, где будут храниться все текущие и будущие задачи. Подробной этот способ приоритезации описан в методологии «Get Things Done» (GTD) Дэвида Аллена – пятиэтапный процесс на страницах его книги.

Когда вы собрали все задачи в одном месте, пришло время разбить их на ежемесячные, еженедельные и ежедневные цели.

Ваш ежемесячный список вытекает из основного списка всех целей или вашего годового плана. Ваш еженедельный список извлекается из вашего ежемесячного списка. И так далее. Таким образом, вы знаете, что ваши ежедневные приоритеты совпадают с вашими большими целями.

Устанавливая свои приоритеты, старайтесь не залипать не те дела, которые вы поставили. Будьте гибкими приследуя основные цели. Главное убедиться, что вы расставляете приоритеты для более эффективной работы над основными целями.

Заполняя разные списки, помните принцип Парето, или правило 80/20, которое гласит, что 20% ваших усилий, как правило, дают 80% ваших результатов. Ищите те задачи, которые могут быть «задачами по Парето», они принесут вам реальные результаты.

❷

Приоритизация пошагово

Приоритизация – это всего три очень осознанных действия:

определение целей;
выбор главного;
минимизация лишнего.

Итак, теперь подробнее: какие действия можно предпринять, чтобы начать полезное личное развитие?

Постановка целей

Недостаточно просто спросить себя, что для тебя сейчас наиболее важно. Потому что, скорее всего, сразу приходит в голову этот фундаментальный треугольник: семья, здоровье и экономическое благополучие.

Нужно задавать себе следующие вопросы:

чего ты хочешь от жизни?
чем ты увлечена?
где ты хочешь видеть себя через пять лет?
что действительно делает тебя особенной?

Выбор главного

Расстановка приоритетов означает определение одного важного из нескольких. Это означает продвижение одной цели в твоем списке дел. Это также учит способности различать срочные и важные дела. И практически вменяет в обязанность оставлять вещи (и людей) позади. Последнее часто является наиболее сложным в обучении расстановке приоритетов.

Фото автора Sajith Ranatunga: Pexels

К этому обязательно нужно внутренне подготовиться. Потому что, даже если расстановка приоритетов иногда стоит слишком дорого, результатом является личное счастье, повышение самооценки и достижение целей в жизни.

Отделите срочное от важного с помощью матрицы Эйзенхауэра.

Легко сказать, что вы должны научиться расставлять приоритеты в работе, чтобы это принесло максимальные результаты, но как на самом деле это сделать?

В некоторых случаях все сводится к опыту. Но когда вы не уверены, матрица Эйзенхауэра – идеальный инструмент для использования.

Разработанная бывшим президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, матрица представляет собой простую схему из четырех квадрантов, ответы на которую помогают вам отделить «срочные» задачи от «важных».

В общих чертах, срочные дела – это вещи, на которые, по вашему мнению, вы должны реагировать сразу, например, электронные письма, телефонные звонки, текстовые сообщения или новости. В то время как важными задачами являются те, которые способствуют вашей долгосрочной личной миссии, ценностям и целям.

При рассмотрении вопроса о том, как лучше расставить приоритеты для задач, спросите, в какой из квадрантов они лучше всего подходят. Затем выполните соответствующие действия:

Срочно и важно: выполните их как можно скорее.
Важно, но не срочно: решите, когда вы это сделаете, и запланируйте это.
Срочно, но не важно: делегируйте эту работу кому-то другому.
Ни срочно, ни важно: удалите их из своего спика и забудьте о них.

❸

Значение понятия

Человеческая жизнь имеет много граней, она сложна, непредсказуема и индивидуальна. Каждый человек имеет свой характер, поэтому к одинаковым событиям в жизни люди относятся по-разному.
Взгляды на происходящие события и их восприятие отличает одного человека от другого. Каждый ассоциирует слово «приоритет» с разными вещами. Студент видит перед собой долгожданный диплом, спортсмен – победу в соревновании, молодой специалист – карьерный рост. Понятие, что такое жизненные приоритеты, можно охарактеризовать следующей фразой:

«Приоритеты – это занятия, которые смогут через определенное время оправдать силы и время, которое на них потратили».

Основные ценности в жизни человека

Трудно встретить двух людей, имеющих абсолютно идентичные приоритеты. Однако существуют личностные ценности, характерные для всех разумных женщин и мужчин. Что может быть главным в человеческой жизни? Базовые ценности человека составляют небольшой список.

Любовь к себе. Ее не стоит путать с эгоизмом и самовлюбленностью. Это чувство собственного достоинства, желание развиваться как личность, стремление к достижению счастья и внутренней гармонии. Без здоровой доли любви к себе, человек не сможет жить полноценной жизнью.
Семья. Для подавляющего большинства людей жизненные приоритеты заключаются в достижении семейного счастья. Жена или муж, дети, внуки, уютный домашний очаг – это огромное богатство.
Карьера. Какие бывают жизненные ценности? Многие люди первостепенное значение придают своей профессиональной деятельности. Для активных леди и джентльменов карьерный рост иногда значит больше, чем семья, поэтому они все силы направляют на достижение успехов на рабочем месте.
Общественная жизнь. Альтруисты главным приоритетом считают труд на благо общества. Собственные потребности такие люди обычно ставят на второй план.
Самодисциплина. Жизненные ценности – что это такое? Это умение направлять личную деятельность на достижение каких-либо результатов таким образом, чтобы предпринимаемые поступки не противоречили моральным принципам. Для личности чрезвычайно важна дисциплина – умение выполнять обязанности и обещания, данные себе или окружающим. Самодисциплина требует огромной силы воли и характера, однако она невероятно полезна для личностного роста.

Ценности в жизни человека могут быть и другими, индивидуальными и совершенно неожиданными. Они отражаются на поставленных целях и способах их достижения. Если говорить о не основных ценностях в жизни, какие они бывают:

честность;
здоровье;
оптимизм;
терпение;
толерантность;
духовное развитие;
уважение;
надежда;
творческая реализация;
благодарность;
вера в людей.

Список можно продолжать достаточно долго. Все эти приоритеты представляют собой сложную структуру. Благодаря им человек может предвидеть негативный исход ситуации и всевозможные неудачи. Ими руководствуются в течение всей жизни, однако допускается, что со временем моральные установки могут кардинально изменяться.

Классификация приоритетов

Ценности в жизни можно сравнить с ориентирами. На них в нужный момент человек может опереться, сверить по ним правильность выбранного направления. Это личностные качества, человеческие убеждения, идеалы и ощущение правильности того, что индивид в жизни делает. Когда приоритеты в жизни расплывчаты, может наступить потеря смысла существования и, как следствие, состояние отчаяния.

Если, к примеру, существуют проблемы с положением финансового плана, или человеку подчас не слишком просто принять решение в каком-то вопросе, это означает, что мир внутри него не соответствует окружающей действительности.

Важно! Приоритеты, которые также можно назвать установками, являются хорошими попутчиками для жизни полной, яркой и продуктивной.

Приоритеты – дело сугубо индивидуальное и разное для каждого человека, мужчины и женщины. Они могут зависеть от воспитания в семье, что говорилось и прививалось ребенку с детства (как его воспитывали и учили в школе). Залог личности гармоничной закладывается с раннего возраста посредством привития нравственных качеств и других неоспоримых достоинств.

Выбор приоритетов

Список приоритетов может быть очень большим. Однако из всего существующего многообразия ценностей выделяют три основных:

Все, что касается профессиональной деятельности: бизнес, карьера, работа, ее поиск, составление резюме и все, что связано с выбранной стезей трудового направления;
Все, что относится к делам личного характера: личные отношения и личная жизнь;
Все, что можно причислить к личностному развитию: рост духовный, познание себя и жизни.

Факторы влияния на приоритеты в жизни человека

Привычки успешных людей — что делать ежедневно для успеха в жизни

Для того чтобы расставить в жизни приоритеты, необходимо учитывать влияние некоторых факторов, которые могут показаться малозначительными и простыми, но это только на первый взгляд. На самом деле они оказывают воздействие на позицию в жизни и конкретные взгляды человека:

На первое место среди всех таких факторов можно ставить время. Многие люди в молодости нечасто думают о сохранении здоровья или семейной жизни. Большее предпочтение они отдают карьере или веселью. В возрасте более зрелом они начинают расставлять ценности в порядке, совершенно обратном первому.
Следующим фактором являются те события, которые в жизни каждого происходили. Тут немаловажную роль играет то, какими они были: плохими или хорошими, грустными или радостными. От этих событий зависит то, как человек смотрит на ту или иную ситуацию в жизни, имея в своем арсенале опыт подобного в прошлом.
Самым главным и даже ключевым считается фактор пережитых жизненных трудностей в какой-либо одной или сразу нескольких сферах. Здесь вариантов, по которым события станут развиваться, может быть два. Если происходят какие-то неудачи в работе или ее поиске, человек может еще больше стремиться к лучшему результату или, боясь прошлых проигрышей, вовсе потерять всякую надежду и поставить данный приоритет на место последнее.

Оцените свою работу по истинному приоритету с помощью метода Айви Ли

Иногда, несмотря на все наши усилия, мы получаем огромный список неотложных и важных задач, которые нам необходимо выполнить. В этом случае нам нужно найти способ копать глубже и найти их истинное значение.

Один из лучших способов был разработан более 100 лет назад консультантом по производительности Айви Ли. Так называемый метод Айви Ли – это смехотворно простой способ установить приоритеты в вашей повседневной жизни.

Вот как это работает:

В конце каждого дня запишите шесть самых важных вещей, которые необходимо выполнить завтра. Каждая мини-цель около 30-45 минут максимум. Не записывайте более шести штук.
Расставьте приоритеты этих шести пунктов в порядке их истинного значения.
Когда наступит следующий день, сконцентрируйтесь только на первом задании. Работайте до тех пор, пока не закончите первое задание, а затем переходите к следующему.
Подойдите к остальной части вашего списка таким же образом. В конце дня переместите все незавершенные дела в новый список на следующий день.

Повторяйте этот процесс пока срочное не завершится, затем старайтесь вернуться к первому методу.

Ограничение себя шестью задачами (или меньше) каждый день создает рамки, которые вынуждают вас правильно расставлять приоритеты и оставаться сосредоточенным, выполняя одну задачу в своём списке.

❹

Советы для правильной расстановки приоритетов

Все советы можно условно разделить на 5 категорий-правил управления вниманием и расстановки приоритетов: составление перечня важных дел; выявление принципов и ценностей; выявление наиболее вредных привычек, которые отнимают много времени; установление целей для приоритетов; использование напоминаний.

Совет #1. Откажитесь навсегда от длинных To-Do списков

В соответствии с принципом Паретто незначительная доля усилий, средств и причин оказывает влияние на получаемые результаты. Максимум желаемого является результатом минимума производимых действий.

В первую очередь следует установить 20% главного, после этого следует выделить ещё 20%. Данного принципа следует придерживаться до получения самой важной вещи. В этом заключается основная цель расчистки списка целей.

Совет #2. Фокусировка в стиле Кунг-Фу

Перед тем, как приступить к новой цели, следует уметь вернуться в сделанное ранее до прерывания. Процесс возврата всегда требует некоторого времени, достижение этого возврата не всегда возможно, вызывает затруднения.

В соответствии с проведёнными исследованиями было установлено, что примерно 28% рабочего времени приходится на потери, возникающие при переключении между разными делами в режиме многозадачности.

График многозадачности не всегда приносит пользу, работающие таким образом люди отличаются большей подверженностью стрессам. Они склонны допускать ошибки, утрачивают способность реально оценивать время, требующееся для выполнения задания. Они всегда уверены, что времени нужно больше. При попытке выбрать одной задачи из нескольких наблюдается снижение требовательности к результатам.

Совет #3. Формируйте полезные привычки (routines)

Существует мнение, что успех приходит в результате долгого соблюдения дисциплины, что похоже на марафон. В действительности успех имеет больше общего со спринтом, дисциплина в данном случае важна только до формирования привычки.

Принуждение себя, проявление волевых качеств формирует определённый образ действий, который позднее трансформируется в привычку.

Соблюдение жёсткой дисциплины требуется только до формирования нового поведения, после чего ситуация меняется. Формирование навыков рекомендуется проводить постепенно. Успех также приходит поэтапно. Необходимо учитывать, что в один период времени следует формировать не более одной привычки.

Совет #4. Задавайте правильный вопрос

Перед постановкой задач с учётом их значимости следует ответить на Фокусирующий вопрос: «Какую одну вещь я могу сделать, чтобы в результате этого всё остальное утратило смысл?». Это поможет конкретизировать ситуацию.

Конструкция «могу сделать» включает встроенную команду, которая указывает на то, что делать можно только то, что возможно. Замена конструкции на «должен» и «хотелось бы» не допускается, эти варианты не считаются корректными. То что можно сделать, всегда имеет приоритет перед намерениями, даже если они благие.

Конструкция «чтобы в результате этого» раскрывает критерии, которые должны выполняться при получении ответа. Этот переход должен сохраняться. В последней части изречения проверяется сила воздействия.

Совет #5. Связка сегодня и будущего

Отдалённое во времени вознаграждение приводит к снижению мотивации. Большинство людей предпочитают взять сто долларов сейчас, чем ждать удвоения суммы в будущем. Их «искажение в настоящем» часто перевешивает логические установки. Несложный образ жизнь поможет переселить это.

Важно задать себе вопрос: «Какую одну вещь я могу сделать, чтобы всё остальное стало проще или вообще не нужно?» В данной ситуации необходимо вообразить разрастание большой вещи из маленькой. Основная цель располагается внутри вещи сегодняшнего дня, которая располагается в свою очередь внутри вещи на неделю.

Картина немного напоминает своеобразную матрешку целей. Целью упражнения считается увязка целей во времени, таким образом настоящее соединяется с будущим. Этот образ мыслей помогает обрести масштабное мышление при условии целенаправленного выполнения действий.

Совет #6. Планируйте без башни

Успешные люди занимаются планированием всего свободного времени, так как они осознают важность отдыха. После планирования следует выделить время для основной вещи. Лучшим периодом для этого считается утро, час следует уделить на разбор неотложных дел, после чего следует приступать к самому важному.

Ежедневно этому должно отводиться примерно 4 часа, временной промежуток может быть при наличии такой возможности увеличен.

На следующем этапе следует приступать непосредственно к планированию. Это время отводится на размышления о нынешнем положении дел и планах. Еженедельно под эти задачи должен быть отведён час, в течение этого периода должен проводиться обзор своих целей на месяц и год. Всегда важно знать, что необходимо делать или должно происходить для достижения поставленных целей.

Совет #7. Защищайте свое личное время

Выделение времени не считается самой сложной задачей, важно научиться выполнять поставленные цели. Очень часто нарушения планов связаны со звонками друзей, лишними разговорами. При этом важно следить, чтобы установленные временные блоки не сдвигались по времени.

При попытках занять ваше внимание, лишних разговорах следует твёрдо отказывать от незапланированного общения. При возникновении непредвиденных ситуаций следует перепланировать блоки.

Все возникающие при выполнении важных действий мысли следует записывать сразу, после чего следует приступать к действиям.

Важную роль играет подготовка рабочего места, оно должно располагаться в максимальном удалении от людей, которые любят отвлекать. Место должно располагаться максимально удобно, рядом должны быть все необходимые документы, папки и бумаги.

Покидать его разрешается только в случае необходимости, бегать болтать с коллегами или пить чай не следует. Все, кому вы можете понадобиться, должны быть заранее проинформированы о вашем месторасположении.

Совет #8. Учитесь отказывать вечно нуждающимся

Для защиты собственных интересов и приоритетов важно научиться твёрдо отказывать пожирателям времени. Этим навыком обладал Стив Джобс, он называл это свойство умением сфокусироваться.

На практике это проявилось в отказе от 350 продуктов в линейке компании до 10. Его стратегия привела к новому взлёту компании, в которую он вернулся в 1997 г. Разброс приоритетов может привести к снижению успешности в каждой сфере. Важно знать, что угодить всем невозможно, важно уметь концентрироваться на главном.

Разделите цели со схожими приоритетами, используя метод ABCDE.

Хотя метод Айви Ли отлично подходит для определения приоритетности ежедневных намерений, есть ещё одна неясная часть: откуда вы знаете «истинную важность» цели?

Самой большой сложностью, когда речь идёт о том, как расставить приоритеты, является различие между целями, которые, как кажется, находятся на одном уровне важности.

Вот где метод ABCDE Брайана Трейси делает своё дело. Вместо того, чтобы держать все цели на одном уровне приоритета, этот метод предлагает два или более уровня для каждой цели.

Вот как это работает:

Просмотрите список и дайте каждому заданию букву от А до Е (А является наиболее приоритетным).
Для каждой задачи, в которой есть буква A, присвойте ей номер, который определяет порядок выполнения.
Повторяйте, пока все задачи не получат свои буквы и цифры.

Опять же, это обманчиво простая стратегия расстановки приоритетов. Хотя в большинстве случаев почти невозможно провести различие между целью B1 и целью A3, назначив каждой небольшой цели несколько уровней приоритизации, вы получите четкое представление о том, что действительно важно для вас.

❺

Категории потребностей Авраама Маслоу

Сферы жизни личности — какие существуют

Психолог из Америки по имени Авраам Маслоу выдвинул собственную теорию, которая заключается в том, что потребности человека могут быть классифицированы в виде иерархии. Данная теория очень популярна в маркетинговой области, так как эта пирамида дает неплохие возможности для мотивации покупателя в приобретении гораздо большего товарного ассортимента. Психолог вывел пять видов потребностей:

Во-первых, примитивные – все, что связано с физиологией (еда, питье и прочее);
Во-вторых, безопасность. Сюда входят забота об уютном доме, хорошие условия проживания;
В-третьих, общение с людьми, жизнь в социуме, также любовь и привязанность;
В-четвертых, все, что касается работы и карьеры;
В-пятых, духовность, а также саморазвитие.

Начните день, съев «лягушку»

Как только вы расставили приоритеты в своей жизни или работе (какой бы метод вы ни выбрали), пришло время выбрать правильный способ для начала дня.

То, как вы начинаете день, задает тон всему остальному. И часто, выполняя большую, но важную задачу, вы получаете импульс, вдохновение и энергию для продолжения движения.

Вот почему огромное количество экспертов по продуктивности предлагают тратить время на выполнение наиболее важной задачи (лягушки) каждый день.

Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади. Марк Твен

Размышляя о том, как расставить приоритеты в вашей повседневной работе, попробуйте включить одну из этих «лягушек» в начало списка.

Хотя я сам, люблю начинать день с простых дел, чтобы втянутся в будни. А затем с кофе уже делаю самые важные замыслы.

❻

Избавьтесь от «достаточно хороших» целей с помощью стратегии Уоррена Баффета с 2 списками.

Неважно, насколько вы эффективны и действенны каждый день, если вы работаете над неправильной целью. Вот почему полезно периодически переоценивать свои долгосрочные цели и приоритеты, чтобы убедиться, что вы все ещё на правильном пути.

Вот один отличный способ сделать это от инвестора-миллиардера Уоррена Баффета.

Как гласит история, Баффет провел своего личного пилота через этот процесс, чтобы помочь ему расставить приоритеты в своих карьерных целях.

Первый шаг – записать свои 25 желаемых целей. Это могут быть жизненные цели, карьерные цели, образовательные цели или все, на что вы хотите потратить своё время.

Теперь обведите свои пять наиболее желанных целей в этом списке (если вы делаете это прямо сейчас, сначала обведите, прежде чем двигаться дальше).

Наконец, любая цель, которую вы не обвели, попадает в список «избегать любой ценой». Вместо того, чтобы работать над этими целями, когда у вас есть время, вы должны активно избегать их. Это задачи, которые кажутся достаточно важными, чтобы заслуживать вашего внимания. Но это не двигает вас к вашим долгосрочным приоритетам.

❼

Воспитание

Вопрос формирования жизненных целей и приоритетов преимущественно актуален для новоиспеченных родителей и тех, чье воспитание по каким-то причинам находится только в собственных руках. Большинство людей хотят вырастить сына или дочь или быть самим счастливыми и правильно развитыми. Собственное понимание родителями правильности приоритетов – это ключевой фактор при выборе системы ценностей, которую хочется привить детям.

Если жизнь ребенка обойдется без травм и сильных потрясений, выработанные в детском возрасте представления (о любви, семье, материальном обогащении, образовании, саморазвитии и карьерном росте) закрепятся в подсознании на всю жизнь. Как правило, в семье трудоголиков и карьеристов вырастают трудящиеся и амбициозные личности, которые активно стремятся к определенному статусу. Когда в приоритете семьи любовь и близкие люди, то вырастает ребенок, который ценит чувства и взаимоотношения.

Ваши приоритеты во многом зависят от жизненного опыта, того, с чем приходится ежедневно сталкиваться. Бессмысленно убеждать подрастающее поколение в значимости семейных ценностей, если, например, отец не бывает дома из-за работы, а мать все внимание уделяет подругам. Родители должны показывать то, что считают правильным и уместным, на собственном примере.

Дополнительные советы

Составьте список важных дел.

Это очень полезная практика. Нужно составить два списка.

Первый: дела, представляющие общую картину. Например, изучение английского языка, прочтение трех книг по общению с людьми и введение советов в жизнь, создание стартапа.

Второй: то, что нужно делать каждый день. Это могут быть повторяющиеся занятия: зарядка, чтение, медитация.

Важно разбить дела из первого списка на составляющие и начинать их выполнять. Параллельно следите за тем, чтобы задачи из второго списка также были выполнены. Баланс — это то, что позволит вам жить полноценной жизнью.