Как расставить приоритеты в жизни и в работе

Приоритеты в жизни, работе и отношениях тесно связаны с системой ценностей и убеждений человека. То, что для него важнее, то есть ценнее, он ставит на первое место. Однако не всегда бывает просто понять, что на самом деле важно.

Легко спутать свои интересы с чужими, свои убеждения — с навязанными.

А кроме этого ведь каждый человек меняется в течение жизни, и приоритеты меняются вместе с ним. И если сейчас вы не чувствуете себя счастливым, значит, приоритеты выбраны неправильно.

Узнаем, как разобраться в себе и расставить приоритеты, чтобы быть счастливым человеком и везде все успевать.

Запишите всё в основной список, а затем разбейте его на месячные, еженедельные и ежедневные цели.

Расстановка приоритетов происходит на разных уровнях. У вас есть дела, которые нужно сделать сегодня. Цели, которые вы ставите на этой неделе. И цели, которых вы достигли в предыдущем месяце.

К сожалению, эти списки не всегда совпадают. Слишком легко по умолчанию вернуться к тому, что кажется срочным, и игнорировать тот факт, что это не приближает вас к вашим более крупным приоритетам. Поэтому, прежде чем вы сможете научиться расставлять приоритеты в своей повседневной работе, вам нужно всё сложить в одном месте.

Начните с составления основного списка или плана на год – документа, туду-списка или листа бумаги, где будут храниться все текущие и будущие задачи. Подробной этот способ приоритезации описан в методологии «Get Things Done» (GTD) Дэвида Аллена – пятиэтапный процесс на страницах его книги.

Когда вы собрали все задачи в одном месте, пришло время разбить их на ежемесячные, еженедельные и ежедневные цели.

Ваш ежемесячный список вытекает из основного списка всех целей или вашего годового плана. Ваш еженедельный список извлекается из вашего ежемесячного списка. И так далее. Таким образом, вы знаете, что ваши ежедневные приоритеты совпадают с вашими большими целями.

Устанавливая свои приоритеты, старайтесь не залипать не те дела, которые вы поставили. Будьте гибкими приследуя основные цели. Главное убедиться, что вы расставляете приоритеты для более эффективной работы над основными целями.

Заполняя разные списки, помните принцип Парето, или правило 80/20, которое гласит, что 20% ваших усилий, как правило, дают 80% ваших результатов. Ищите те задачи, которые могут быть «задачами по Парето», они принесут вам реальные результаты.

❷

Поглотители времени

Тайм-менеджмент руководителя предполагает понимание вопроса помех в работе, что забирает наше рабочее время, почему на работу часто уходит больше времени, чем планировалось изначально?

Рассмотрим список «воров времени»:

отсутствие чётких целей, приоритетов
недостаток организованности, низкая мотивация к работе
нехватка информации по поставленным задачам и долгий поиск нужной
внеплановые события вроде звонков, визитов
долгие совещания, непродуктивное общение
отсутствие чёткого плана и решительности, что приводит к излишней суете, спешке
отсутствие делегирования и недостаточный контроль по выполнению работ

Помехи можно разделить на внешние и внутренние, не всегда причина торможения процесса лежит во внешних обстоятельствах. Часто внутренние и внешние помехи взаимосвязаны. Отсутствие чётких функциональных обязанностей и целей на уровне организации ведут к непониманию своих задач сотрудниками, отсутствию мотивации к работе.

Нехватка знаний сотрудников связана с недостаточным уровнем обучения сотрудников, отсутствием системы передачи знаний. А усталость, неумение отдыхать, распределять время — связаны с нечётким выделением обязанностей, отсутствием взаимопомощи.

Руководитель всегда заинтересован в создании необходимых условиях для труда, отдыха, обучения сотрудников. Только понимая истинные причины низкой выработки, можно найти варианты решения вопросов. Можно провести анонимное анкетирование по вопросу, что мешает эффективнее работать или личные беседы, найти способы мотивации, развития компетенции сотрудников.

Существуют и скрытые причины внутренних помех, с чем они связаны? Это могут быть следующие факторы:

боязнь ошибки
страх перед новыми задачами
боязнь оказаться хуже других сотрудников
страх потери рабочего места
боязнь потери своей индивидуальности

Часто подобные временные страхи бывают у начинающих сотрудников, которым необходимо изучить большой объём информации — нормативов, характеристик товаров, а задачи стоят высокие, что ведёт к высокому стрессу в труде.

Стоит уделять больше внимания обучению, моральной поддержке, формированию хорошего психологического климата в коллективе — взаимопомощи, внимания к возникающим вопросам.

Итак, существует много факторов, вызывающих потери времени в работе, внимательно проанализировав, можно их сократить, как при выполнении своих функциональных обязанностей, так и в работе подчинённых.

Отделите срочное от важного с помощью матрицы Эйзенхауэра.

Легко сказать, что вы должны научиться расставлять приоритеты в работе, чтобы это принесло максимальные результаты, но как на самом деле это сделать?

В некоторых случаях все сводится к опыту. Но когда вы не уверены, матрица Эйзенхауэра – идеальный инструмент для использования.

Разработанная бывшим президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, матрица представляет собой простую схему из четырех квадрантов, ответы на которую помогают вам отделить «срочные» задачи от «важных».

В общих чертах, срочные дела – это вещи, на которые, по вашему мнению, вы должны реагировать сразу, например, электронные письма, телефонные звонки, текстовые сообщения или новости. В то время как важными задачами являются те, которые способствуют вашей долгосрочной личной миссии, ценностям и целям.

При рассмотрении вопроса о том, как лучше расставить приоритеты для задач, спросите, в какой из квадрантов они лучше всего подходят. Затем выполните соответствующие действия:

Срочно и важно: выполните их как можно скорее.
Важно, но не срочно: решите, когда вы это сделаете, и запланируйте это.
Срочно, но не важно: делегируйте эту работу кому-то другому.
Ни срочно, ни важно: удалите их из своего спика и забудьте о них.

❸

Исключить лишнее

Прежде чем расставить приоритеты, стоит пересмотреть все долгосрочные и краткосрочные цели, задачи и отказаться от ненужного. Джим Коллинз, автор книги «От хорошего к великому», предлагает составить «список того, что нужно прекратить делать». Для этого нужно обдумать каждый пункт в ваших планах и честно ответить на вопросы:

Актуально ли это до сих пор?
Что будет, если от этого отказаться?
Как делать это быстрее?
Что мне это дает?
Является ли эта цель или задача подлинной, а не навязанной извне?

Например, вы решили заняться йогой, потому что это популярно, однако на самом деле вам не так интересна эта деятельность и вы бы хотели попробовать другой вид физической активности.

Оцените свою работу по истинному приоритету с помощью метода Айви Ли

Иногда, несмотря на все наши усилия, мы получаем огромный список неотложных и важных задач, которые нам необходимо выполнить. В этом случае нам нужно найти способ копать глубже и найти их истинное значение.

Один из лучших способов был разработан более 100 лет назад консультантом по производительности Айви Ли. Так называемый метод Айви Ли – это смехотворно простой способ установить приоритеты в вашей повседневной жизни.

Вот как это работает:

В конце каждого дня запишите шесть самых важных вещей, которые необходимо выполнить завтра. Каждая мини-цель около 30-45 минут максимум. Не записывайте более шести штук.
Расставьте приоритеты этих шести пунктов в порядке их истинного значения.
Когда наступит следующий день, сконцентрируйтесь только на первом задании. Работайте до тех пор, пока не закончите первое задание, а затем переходите к следующему.
Подойдите к остальной части вашего списка таким же образом. В конце дня переместите все незавершенные дела в новый список на следующий день.

Повторяйте этот процесс пока срочное не завершится, затем старайтесь вернуться к первому методу.

Ограничение себя шестью задачами (или меньше) каждый день создает рамки, которые вынуждают вас правильно расставлять приоритеты и оставаться сосредоточенным, выполняя одну задачу в своём списке.

❹

Успешная мотивация

Мотивация необходима человеку для выполнения любой работы. Отсутствие смысла, интереса, наличие страха ведёт к затягиванию выполнения задач. В тайм-менеджменте рекомендуют начинать рабочий день с самого неприятного действия. Важно побудить себя сделать звонок, написать письмо или отчёт, который необходим, но нет желания делать. Но как стимулировать себя к действию. Давайте обсудим способы изначально задать своему дню правильный вектор:

Самое важное в работе — начать действовать, сделать первый шаг. В этом поможет настрой на работу.
Побуждением к действию служат «якоря». У каждого человека есть свой ритуал — утренний кофе за рабочим столом, сигарета перед началом работы, прослушивание воодушевляющей музыки по дороге, написание плана работы в ежедневнике. Создание якорей очень индивидуально, может быть связано со школьными, студенческими годами, когда нужно было настроиться на учёбу. Они вызывают особое эмоциональное состояние, готовность к бою — активизацию внутренних резервов, концентрацию внимания.
В большинстве случаев решение любой задачи обрисовывается за пару минут, нужно лишь поставить задачу, продумать варианты решения, выбрать наиболее подходящий и воплотить в жизнь. Если задание объёмное, рекомендуют разделить его на части, пункты и постепенно выполнять — от простого к сложному.
Мотивировать можно себя и методом поощрения или наказания. Как в детстве, пообещать себе приобрести что-то по дороге домой, если справится быстро со всеми задачами. Или например устроить встречу с друзьями в конце недели. Но главным стимулом должно оставаться, конечно — построение карьеры, увеличение доходов, повышение статуса.
Необходимо чётко понимать, зачем нужно выполнить эту задачу, какой результат получите. После чего сделать, забыть, и спокойно переключиться на другие вопросы. Мотивации добавляют и сроки выполнения задачи, необходимо всегда ограничивать себя во времени для стимуляции к действиям, чётко ставить задачи.

Разделите цели со схожими приоритетами, используя метод ABCDE.

Хотя метод Айви Ли отлично подходит для определения приоритетности ежедневных намерений, есть ещё одна неясная часть: откуда вы знаете «истинную важность» цели?

Самой большой сложностью, когда речь идёт о том, как расставить приоритеты, является различие между целями, которые, как кажется, находятся на одном уровне важности.

Вот где метод ABCDE Брайана Трейси делает своё дело. Вместо того, чтобы держать все цели на одном уровне приоритета, этот метод предлагает два или более уровня для каждой цели.

Вот как это работает:

Просмотрите список и дайте каждому заданию букву от А до Е (А является наиболее приоритетным).
Для каждой задачи, в которой есть буква A, присвойте ей номер, который определяет порядок выполнения.
Повторяйте, пока все задачи не получат свои буквы и цифры.

Опять же, это обманчиво простая стратегия расстановки приоритетов. Хотя в большинстве случаев почти невозможно провести различие между целью B1 и целью A3, назначив каждой небольшой цели несколько уровней приоритизации, вы получите четкое представление о том, что действительно важно для вас.

❺

Например, закончить проект для одного клиента, составить смету для другого, ответить на электронные письма, поработать над финансовым отчетом и т.д.

Когда тебя ожидает так много дел, связанных с разными проектами, расстановка приоритетов становится настоящей проблемой. Эта задача может показаться сложной новым фрилансерам, которые только начинают покорять отрасль и опасаются огромной рабочей нагрузки.

Продуктивность важна, однако еще важнее понять, какие задачи требуют особого внимания. Лишь в этом случае вы сможете действительно эффективно использовать свое время.

Фото Envato Elements

Давайте рассмотрим 7 советов о том, как и по каким критериям расставить задачи в приоритетном порядке, если вы столкнулись с трудностями, работая над творческим проектом.

Соблюдайте дедлайны

Когда вы работаете с клиентами, наиболее очевидный фактор, определяющий приоритетность и срочность задачи, — дедлайн. Если приближается срок сдачи проекта и вы не успеваете закончить все вовремя, следует сфокусироваться на соответствующей задаче.

Соблюдение сроков — важнейшее условие предоставления клиентам положительного опыта, поэтому большинство дизайнеров понимают, какую значительную роль играют дедлайны при расстановке приоритетов.

Как фрилансер, вы являетесь бизнес-партнером своего клиента и должны нести ответственность за своевременное и качественное выполнение задач. Люди, которые работают много и подходят к организации своего рабочего процесса с умом, считают, что расстановка приоритетов — наиболее эффективный способ получить максимальный результат.

Установите промежуточные дедлайны

Если у проекта есть лишь финальный дедлайн, постарайтесь разбить всю работу на несколько этапов или частей. Установите для каждой промежуточной задачи свой срок выполнения. Лишь завершив работу в срок, вы сможете перейти к следующему шагу. Эти дополнительные дедлайны помогут вам грамотно расставить приоритеты.

Таким образом, вместо одного окончательного дедлайна, который кажется далеким, у вас будет четкое представление о том, из каких этапов состоит работа и что необходимо делать прямо сейчас, чтобы завершить ее вовремя.

Вам даже не обязательно сообщать клиенту о тех промежуточных дедлайнах, которые вы для себя определили. Просто используйте их для того, чтобы придерживаться графика и видеть общую картину.

Такой подход скажется и на других проектах, над которыми вы работаете в данный момент. Если в одном из них возникнут непредвиденные обстоятельства, вам может потребоваться дополнительное время, изначально отведенное на выполнение других задач. Придерживаясь графика, вы можете эффективно расставить приоритеты, а не просто бездумно тратить время на то, чтобы наверстать упущенное.

Подумайте о последствиях

В жизни каждого дизайнера наступает момент, когда он просто не понимает, как же сделать все вовремя. Если вашего внимания требуют сразу несколько задач, и вы не знаете, как расставить приоритеты, подумайте о последствиях невыполнения работы или несоблюдения сроков. Скорее всего, они будут отличаться от одной задачи к другой.

Например, если вы не успеете закончить проект одного клиента к дедлайну, последствия будут катастрофическими. Может быть, от того, завершите ли вы свою работу к определенной дате, зависят другие важные мероприятия, например, маркетинговая кампания. Однако если вы немного отстанете от графика в другом проекте, никаких серьезных последствий не наступит.

Еще один фактор, который следует принять во внимание, — отношения с конкретным клиентом. Если вы работаете с клиентом давно и всегда соблюдали сроки, он, скорее всего, войдет в ваше положение (все зависимости от ситуации). Если же вы работаете с новым клиентом и надеетесь продолжить сотрудничество с ним, а также хотите, чтобы он порекомендовал вас своим знакомым, важно наладить отношения и выполнить работу в приоритетном порядке, даже в ущерб другим задачам.

Учитывайте порядок расчетов

Важно также учесть, как выполнение задачи скажется на получении оплаты. Может быть, речь о проекте, в котором вознаграждение предусмотрено за выполнение каждого этапа. Если вы всего лишь в нескольких шагах от достижения одной из подобных вех, вам, возможно, стоит уделить больше внимания этой работе, чтобы быстрее получить оплату.

Кроме того, может возникнуть ситуация, когда клиент уже перевел всю сумму, и вам необходимо завершить проект. Такая задача будет приоритетной, ведь клиент уже заплатил за ваше время.

Если вы фрилансер, вы всегда должны помнить о деньгах. Проанализировав свою финансовую ситуацию, а также порядок и сроки перечисления вознаграждения, вы поймете, над чем именно нужно работать, чтобы выстроить по-настоящему эффективный бизнес.

Оцените, сколько времени требуется

В некоторых случаях за наше внимание конкурируют две или более одинаково срочных задачи. Однако обычно для их выполнения требуется разное количество времени.

Я предпочитаю отдавать приоритет работе, которая занимает меньше времени, чтобы быстрее вычеркнуть ее из своего списка дел и иметь возможность более эффективно сфокусироваться на оставшихся задачах.

Фото Vecteezy

Ставьте цели на месяц и отталкивайтесь от них

Поставив цели, вы сможете определить, какие именно задачи внести в список дел. Этот процесс станет немного проще, если прежде чем составлять список дел на день, вы посмотрите на ситуацию в целом. Попробуйте начать с определения целей на месяц. Затем подумайте, какие конкретные действия или задачи необходимо выполнить, чтобы достичь результатов.

Запланируйте самые срочные дела — те, у которых есть дедлайны, и те, которые являются основополагающими для выполнения других задач — на первую неделю месяца. После этого вы можете составить более подробное расписание, разделив задачи на несколько шагов и определив, какие из них нужно выполнить в тот или иной день.

Такой способ расстановки приоритетов гораздо эффективнее, чем попытки решить, над чем работать сегодня, не задумываясь об общей картине. Когда у вас есть списки дел на недели и месяцы, в дополнение к спискам на день, вы можете увидеть, как каждая задача влияет на другие, и в результате приоритеты становятся очевидными.

Кроме того, устанавливайте конкретные финансовые цели, которые помогут вам сохранить мотивацию.

Выделите время для своих личных проектов

Помимо работы над проектами клиентов, в жизни каждого дизайнера есть и другие важные задачи: просмотр обучающих видео, чтение интересных книг, доработка собственного сайта-портфолио, ведение блога и т.д.

Обычно все эти дела уходят на второй план, поскольку они кажутся не такими уж значимыми, по сравнению с другими пунктами в вашем списке. Но в долгосрочной перспективе подобные личные проекты, развитие и совершенствование очень важны для вашей карьеры.

Лучший способ не забывать об этих задачах — выделить для них время в своем расписании. Примите решение, что будете посвящать им минимум 10% своего времени (или другое количество), и запланируйте на каждую неделю проекты и мероприятия, которые помогут вам достичь новых профессиональных высот.

Если вы этого не сделаете, то, скорее всего, вы никогда не займетесь собственным развитием, поскольку новые более важные задачи будут появляться постоянно.

Дополнительные советы

Сведите к минимуму перерывы и помехи

Если вы одновременно работаете над несколькими проектами, вы не сможете постоянно отвлекаться на неожиданные телефонные звонки и при этом эффективно выполнять свою работу. Исследования показывают, что даже короткие перерывы могут катастрофически сказаться на вашей продуктивности.

Вы каждый раз теряете ход мысли, и поэтому тратите на работу больше времени, чем планировали. В крайних случаях слишком частые паузы могут привести к срыву сроков.

Как же свести к минимуму подобные перерывы:

Планируйте звонки. Сообщите своим клиентам, что отвечаете только на запланированные звонки. Попросите их заранее отправить электронное письмо, когда они захотят поговорить с вами. Также отметьте, что вы отвечаете на короткие вопросы письмом.
Специальные часы. Некоторые фрилансеры выделяют на созвоны с клиентами час или два в день. Если вы решили сделать так же, сообщите, в какое время вы будете свободны. Вы можете работать над менее важными задачами, пока ожидаете звонка.
Наймите ассистента, который будет фильтровать звонки. Если ваши клиенты привыкли, что вы всегда на связи, это может быть лучшим решением. Они получат возможность сразу поговорить с живым человеком, а помощник быстро сообщит вам, если возникнет какая-то чрезвычайная ситуация.

Если эти варианты не работают, а клиент требует, чтобы вы постоянно были на связи, потребуйте дополнительной оплаты за эту услугу.

Устанавливайте сроки с запасом для выполнения важных задач

На самом деле, несмотря на все усилия, большинство фрилансеров недооценивают время, необходимое для реализации проекта, ведь процесс включает множество переменных. Поэтому здесь легко ошибиться.

Лучший способ не пропустить дедлайн из-за неправильной оценки сроков или непредвиденных обстоятельств — попросить немного больше времени для завершения проекта, чем вы запланировали.

Это даст вам возможность поработать над другими приоритетными задачами, если что-то пойдет не так. Если же все хорошо, вы всегда можете сдать проект раньше срока.

Поддерживайте связь с клиентами

Еще один важный совет при работе с несколькими клиентами — регулярно поддерживать связь с каждым из них. Это не значит, что вы должны заваливать их электронными письмами или назначать многочисленные встречи. Но когда речь идет о длительных проектах, обязательно связывайтесь с ними, особенно по завершении конкретного этапа, и быстро отвечайте на их письма.

Также важно сообщать о любых проблемах или вопросах, которые у вас возникли. Как можно скорее поставьте клиента в известность, если не успеваете выполнить работу вовремя. Если клиент всегда будет в курсе того, как продвигается работа над его проектом, он сможет более эффективно строить планы на будущее.

Выполняя задачу, следуйте инструкциям

Одна из основных причин неудовлетворенности клиентов — фрилансеры, которые не следуют инструкциям. Если вы новичок в этом деле, вы, возможно, думаете: “Я бы никогда так не поступил”. Но когда вы торопитесь, неправильно понять указания клиента или перепутать инструкции разных клиентов очень просто.

Чтобы убедиться, что вы все делаете правильно, несколько раз просмотрите все свои переписки с клиентом, прежде чем приступить к работе, а также возвращайтесь к ним на разных этапах реализации проекта. Если вам что-то непонятно, сразу же спросите об этом.

Дайте клиентам больше, чем они ожидают

Последний совет, который касается работы с несколькими клиентами одновременно, касается их удержания. В отличие от традиционной работы, где работодатель обычно выплачивает сотрудникам при увольнении выходное пособие, ваши клиенты могут прекратить отношения с вами в любой момент без дополнительных компенсаций. Поэтому, естественно, вы заинтересованы в том, чтобы они были довольны.

Один из способов сделать так, чтобы клиенты возвращались к вам снова и снова — превзойти их ожидания. Это можно сделать следующим образом:

Досрочно закончить проект
Привлечь внимание клиента к информации, которая может ему помочь
Прорекламировать проект клиента через свои социальные сети и т.д.

Составьте список основных задач и расставьте приоритеты

Такой список поможет вам не упустить важные задачи, которые необходимо выполнить. Конечно, вам все равно нужно будет расставить их в приоритетном порядке, чтобы знать, что делать в первую очередь.

Сначала запишите все, что требуется сделать в рамках проекта, а затем определите наиболее важные и срочные задачи. Приложив совсем немного усилий, вы составите список приоритетных дел, который поможет вам оставаться на верном пути.

Поймите, что расстановка приоритетов — не точная наука

Если составить список дел легко, то правильно расставить приоритеты — намного сложнее. Иногда вам придется опираться на свою субъективную оценку. Однако со временем у вас будет получаться все лучше и лучше, а на управление проектом станет уходить меньше времени и усилий.

Приложения для управления проектами, которые подойдут дизайнерам и фрилансерам

Грамотное управление проектами — важный аспект эффективной работы, который определяет, насколько приятным будет опыт клиентов. Вне зависимости от того, фрилансер ли вы, сотрудник маленького агентства или член большой команды, вам придется часто общаться с клиентами и учитывать множество деталей.

Необходимо иметь надежную систему управления проектами. В этом может помочь специальное программное обеспечение. Вот несколько наших любимых приложений с отличным функционалом:

Basecamp
Active Collab
Mavenlink
Smartsheet

Заключение

Хотя навык расставлять приоритеты нельзя назвать одним из самых эффектных, для фрилансера или дизайнера — это необходимость. Следуя советам из этой статьи, вы сможете надлежащим образом расставить рабочие задачи в порядке приоритетности. Помните о тех факторах, которые необходимо учитывать, и у вас все получится. Сделайте управление проектами своей сильной стороной!

Начните день, съев «лягушку»

Как только вы расставили приоритеты в своей жизни или работе (какой бы метод вы ни выбрали), пришло время выбрать правильный способ для начала дня.

То, как вы начинаете день, задает тон всему остальному. И часто, выполняя большую, но важную задачу, вы получаете импульс, вдохновение и энергию для продолжения движения.

Вот почему огромное количество экспертов по продуктивности предлагают тратить время на выполнение наиболее важной задачи (лягушки) каждый день.

Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади. Марк Твен

Размышляя о том, как расставить приоритеты в вашей повседневной работе, попробуйте включить одну из этих «лягушек» в начало списка.

Хотя я сам, люблю начинать день с простых дел, чтобы втянутся в будни. А затем с кофе уже делаю самые важные замыслы.

❻

Раскрываем суть приоритетов

Часто люди оказываются в ситуациях, когда не справляются с запланированными делами. Они всегда спешат, раздражаются на окружающих и не понимают, как другие всё успевают. И это касается не только повседневного быта — бывают ситуации, когда люди счастливы в семейной жизни, однако их не устраивает социальный статус или уровень доходов, так происходит неправильное распределение предпочтений между ценностями.

Приоритетами в жизни могут быть нематериальные вещи, которые играют роль в конкретное время, и благодаря им достигается желаемый результат. Например, перед вами стоит выбор: остаться на своей работе с меньшей зарплатой, но иметь больше свободного времени, или пойти на повышение, больше работать и получать хороший доход. Если преимущество будет на стороне материальной выгоды, то приоритетом будет смена работы.

Ставить перед собой цели — задача простая. Однако правильно определить то, что необходимо, бывает тяжело. Существуют народные правила определения приоритетов, которые помогают в трудных ситуациях шагать вперед. К ним специалисты относятся несколько скептически. Факт их наличия не позволяет нам пройти мимо этих советов.

Рекомендуют делать то, что первое упадет в глаза. Идя на работу, много не планируйте. Придя к рабочему месту, занимайтесь тем, что стало вашей целью в первую минуту. Такой способ называют метод мишени.
Не удивляйтесь, когда вам говорят, что вне очереди должны быть те дела, которые больше всего раздражают. Согласно методу скрипящего колеса, важным является то, что меньше всего хочется делать.
Когда дедлайны погорели, время уже давно наступило на пятки, умения расставлять приоритеты определяется благодаря методу жареного петуха. В этом случае внимание уделять нужно тому, что просрочено, и откладывать этого дела больше нельзя.
Один из самых приятных — метод лентяя. Это когда преимущество в работе отдается тому, что не напрягает, а приносит удовольствие. Более серьезные задачи откладываются на потом.

Перечисленные способы можно применять как и в частной, так и в рабочей сфере жизни.

Избавьтесь от «достаточно хороших» целей с помощью стратегии Уоррена Баффета с 2 списками.

Неважно, насколько вы эффективны и действенны каждый день, если вы работаете над неправильной целью. Вот почему полезно периодически переоценивать свои долгосрочные цели и приоритеты, чтобы убедиться, что вы все ещё на правильном пути.

Вот один отличный способ сделать это от инвестора-миллиардера Уоррена Баффета.

Как гласит история, Баффет провел своего личного пилота через этот процесс, чтобы помочь ему расставить приоритеты в своих карьерных целях.

Первый шаг – записать свои 25 желаемых целей. Это могут быть жизненные цели, карьерные цели, образовательные цели или все, на что вы хотите потратить своё время.

Теперь обведите свои пять наиболее желанных целей в этом списке (если вы делаете это прямо сейчас, сначала обведите, прежде чем двигаться дальше).

Наконец, любая цель, которую вы не обвели, попадает в список «избегать любой ценой». Вместо того, чтобы работать над этими целями, когда у вас есть время, вы должны активно избегать их. Это задачи, которые кажутся достаточно важными, чтобы заслуживать вашего внимания. Но это не двигает вас к вашим долгосрочным приоритетам.

❼

Работа с информацией

Тайм-менеджмент руководителя предполагает умение обращаться с информацией, всем знакома ситуация — горы писем, отчётов, документов. Как структурировать данные, разобраться в потоке информации?

Основные рекомендации по работе с информацией:

Необходимо понять, что является для нас важной информацией, а что не стоит внимания, определиться с целью использования данных.
Выделите основные информационные темы, которые представляют интерес и могут встречаться в работе.
Определитесь с формой и объёмом хранения информации. Документы можно хранить в полном объёме или частичном, в виде ксерокопии, скана, конспекта, ссылок на информацию.
Определитесь с носителем информации — бумажный или цифровой. Электронный позволяет хранить большие массивы данных, при этом бумажный — бывает надёжнее в случае поломки техники, обновления программ. Лучше использовать эти два способа совместно, не исключая что-то из них, а дополняя.
Удобно разместите информацию, чтобы она была в поле доступа. Наиболее часто используемая — под рукой или на рабочем столе, реже — на полках рядом, в отдельных папках. Главное, чтобы было понимание, где находятся нужные данные. Нужно разработать свою систему размещения документов. Архивные данные — находятся в скрытых папках или на других внешних носителях, на дальних полках.
Установите свою кодировку данных — можно располагать в алфавитном порядке, по хронологии, обозначать буквами, цифрами, цветом.

Алгоритм работы с информацией. Задаём себе вопрос: «Нужна ли мне эта информация?»

Если да:

К какому разделу она относится?
В каком объёме и форме буду её хранить?
Разместить информацию в надлежащую папку в удобном формате.

Если нет:

Удалить, убрать или выбросить

Выделите наиболее срочные

В списке дел необходимо четко обозначить сроки, чтобы легче было определить, что нужно сделать сразу и спланировать дальнейшие действия в зависимости от конечного срока.

Установка сроков, даже если они формально не требуются, также является важной, в противном случае вы и дальше будете откладывать важные задачи просто потому, что они не привязаны ко времени. (Этот принцип также может помочь повысить производительность и свести к минимуму прокрастинацию.)

Упражнения, помогающие в расстановке приоритетов

Кроме методов расстановки жизненных приоритетов каждому могут пригодиться простые упражнения, которые позволят эффективно решать текущие дела и развивать мышление. К примеру, упражнение на развитие внимания. Для его выполнения понадобится стул.

Нужно сесть на стул, поднять голову и держать шею прямо, а плечи расправить и опустить. Далее следует поднять правую руку, указывая пальцами вправо, повернуть только голову и сконцентрироваться на пальцах руках. Таким образом нужно удерживать руку и взгляд на ней около минуты. Затем повторить то же самое левой рукой.

Ещё одно упражнение нужно делать при помощи бумаги и ручки. Необходимо взять лист бумаги с ручкой и вести прямую линию. Делать это нужно плавно и думать только о прямой линии. Это упражнение позволяет не только тренировать внимание, но и отслеживать динамику тренировок.

Это далеко не все методы расстановки приоритетов. Существует множество способов выделить главные и вторичные задачи. Но эти способы сконцентрироваться на важном выполняют одну и ту же функцию — они позволяют человеку развиваться и становиться успешным именно в той сфере, которая ему больше всего по душе. Человек от природы наделен уникальными талантами. И правильная расстановка целей позволит их усилить и добиться успеха.

Ольга Фигура