«Я ничего не успеваю!»: как научиться планировать время и всё успевать (даже с детьми)

Содержание:

• Почему я ничего не успеваю? ТОП-7 причин
• Важен баланс!

Что включает в себя планирование

Планирование рабочего времени включает в себя:

• Расстановку приоритетов.
• Выбор важных задач.
• Поиск лучших путей их решения.
• Поиск занятости в свободное время.

Расстановка приоритетов помогает вам понять, что требует внимания, что может разрешиться само, а какой вопрос нужно просто проигнорировать. Время и информация стали намного ценнее, чем раньше, и распаляться на то, что не дает результат — бессмысленное дело.

Выбор важных задач — почти то же самое, что и расстановка приоритетов, только уже в рамках одного рабочего дня. Вы выбираете, что принесет важный результат, что нужно сделать срочно, а что можно отложить.

Поиск лучших путей решения задач — очень важный пункт. При планировании вы должны учитывать не только то, что сделаете, но и то, как это лучше всего сделать. При этом важно не просто экономить время, а делать все максимально быстро и качественно.

Работа со свободным временем также должна входить в план работы. У вас освободилось 2 часа в день, которые вы можете потратить на что-то? Можно сказать об этом боссу, и он нагрузит вас работой, можно заняться самообразованием, а можно приложить усилия к развитию собственного проекта.

Почему я ничего не успеваю?

Успевать делать всё одинаково хорошо невозможно — современная жизнь предъявляет к человеку слишком завышенные требования. Главное сегодня — правильно выбирать и помнить: вы, в первую очередь, человек со своими биоритмами, колебаниями здоровья и работоспособностью.

ТОП-7 причин

Если вы думаете, что у вас одних такая проблема, то это не так. Но есть и хорошая новость — можно решить вопрос со временем, разобравшись в причинах, по которым вы не успеваете задуманное и срываете дедлайны. Психологи выделяют 7 главных ошибок.

Обобщение

«Я ничего не успеваю», — сокрушаетесь вы. Но неужели совсем ничего? Какие-то дела вы наверняка сделали: забрали ребёнка из садика, позвонили родителям. Да, вы закончили в срок не всё, что хотели. Но похвалить себя за уже выполненное не менее важно — это помогает избежать мысленной катастрофизации своей жизни.

Перфекционизм

Излишняя требовательность к себе и желание сделать всё на «отлично» оборачиваются либо затягиванием сроков, либо внутренним ощущением, что дело как будто не доделано. Внутренние часы сбиваются, возникает ощущение опоздания.

Переоценка своих ресурсов

Быть может, на выполнение рабочего отчёта вам нужна неделя. А вы решили, что выполните его за два дня, откладывали — и, конечно, не успели. Неправильная оценка своих возможностей привела к срыву сроков.

«Я сам»

Самостоятельность — хорошее дело, но успеть всё в одиночку действительно невозможно. Не в силах человеческих работать больше 12 часов в сутки или не спать три ночи подряд. Возможно, вы тащите на себе воз, который под силу одолеть четверым, — и упрямо отказываетесь делегировать полномочия.

Неумение отказывать

Если у вас и без того горят сроки сдачи нескольких проектов, но вы берёте на себя ещё два, потому что попросил «хороший человек» или обещают хорошо заплатить, то, конечно, вы не завершите ни один. Как бы ни была высока оплата, куда хуже не справиться с обязательствами.

Неправильный учёт биоритмов

Возможно, вы садитесь за работу в те часы, когда ваша продуктивность естественным образом снижается. У каждого из нас есть свой пик работоспособности, и важно уметь выполнять самые трудные и большие дела именно в это время. Мелкие и лёгкие можно отложить на более «слабые» часы или закончить между делом.

Нежелание и отвращение

Возможно, вам просто не нравится большинство дел, которые вы выполняете. Так бывает, если работа выбрана не по душе или человек «живёт не своей жизнью».

Важен баланс!

Одна из самых частых проблем, особенно для женщин, — несоблюдение равновесия между основными сферами жизни, чаще всего работой, и семьёй. Соответственно, возникает чувство вины — «я плохая мать / жена» или «я плохой работник», — на котором успешно играют окружающие: начальство, коллеги, супруги или дети и родители. Главное правило продуктивной, радостной и счастливой жизни — баланс между этими сферами. Он поможет не только всё успевать, но и прекрасно себя чувствовать.

Как правильно планировать день: важные подсказки

Как же необходимо планировать день, чтобы успеть все сделать? Если вы постоянно опаздываете, у вас создаются завалы, связанные с работой, вы регулярно забываете о каких-то мероприятиях, волнуетесь, что не смогли сделать какое-то дело, тогда вам помогут наши подсказки.

Планирование
С чего же вам необходимо начать, дабы правильно планировать день? Предлагаем вам небольшие советы:

• Заведите небольшой ежедневник. Старайтесь не начинать собственный день, пока вы опишите утром или даже вечером что планируете сделать. Записывание всех дел, составление определенного списка будущей работы – нужное и важное занятие. Благодаря такому списку вы будете понимать, что необходимо успеть, дабы дела не скапливались в большую «кучу».
• Делайте напоминания для себя. Записывайте, какие у вас предстоят встречи, события. Сегодня, когда мир техники не стоит на месте, постоянно развивается, все важные дела можно записывать в мобильный телефон.
• Если ваша работа связана с компьютером, тогда составьте специальный документ. В него вносите все те дела, которые вам предстоит сделать сегодня.

Тайм-менеджмент: что это такое?

Тайм-менеджмент (от англ. Time management — управление временем) — это учёт, грамотное распределение и организация временны́х ресурсов. Он даёт возможность использовать время своей жизни с максимальной пользой и выгодой для себя.

Тайм-менеджмент — не только самоорганизация, то есть учёт часов и планирование своей деятельности. Он включает ещё и работу с собственной мотивацией и приоритетами.

Ведь если какое-то дело для нас неинтересно или тягостно, мы будем откладывать его выполнение и рискуем не успеть. Тайм-менеджмент — это не просто структурирование, но и максимально выгодное использование времени.

Правила и приёмы

Управлять собственной эффективностью можно с помощью следующих последовательных действий:

• постановка цели — «Что я хочу сделать?»;
• составление плана — «Что и в каком порядке я буду делать?»;
• мотивация (самомотивация) — «Зачем мне это нужно?»;
• реализация намеченного — «Какими способами я стану пользоваться для достижения целей?»;
• контроль и самоконтроль.

Основные принципы тайм-менеджмента

Правильно ставить цели

Цель должна быть важна и полезна не только другим людям (работе), но и вам лично. Неправильно поставленная цель потребует затрат сил и времени, но пользы не принесёт. Баланс между выгодой для вас и пользой для окружающих и дела придётся искать.

Для правильной постановки цели нужно:

1. Оценить свои возможности и ресурсы. Дело должно быть выполнимым.
2. Согласовать цель с вашими личными ценностями и желаниями. Если вы никогда не стремились стать руководителем, не стоит стараться получить должность руководителя отдела.
3. Учесть возможные препятствия на пути к выполнению. Они обязательно будут, и важно оставить на них некоторое количество ресурсов.
4. Понимать, зачем вам нужно достигать цели, каким будет конечный результат ваших усилий.

Расставлять приоритеты (что выполнять сначала, что потом)

Приоритеты напрямую связаны с ценностями человека и зависят от них.

Один из способов определения приоритетов — матрица Эйзенхауэра. Эта техника всю предполагаемую работу делит на 4 категории: «Важные и срочные», «Важные, но несрочные», «Неважные, но срочные», «Неважные и несрочные».

Выполнение задач из первой категории не подлежит обсуждению, ими нужно заняться прежде всего. Вторые можно отложить, проверив сроки выполнения. Третьи, возможно, получится поручить кому-то. Ну а делами из четвертой группы вполне можно пренебречь, удалить их из перечня.

Цель должна быть максимально конкретной

Так нам не придётся, приступая к пункту «Разобрать бумаги», вспоминать, какие именно мы разбираем бумаги и где — в шкафу, или в ящиках стола, или вот ту кипу на подоконнике.

Планирование — ключ ко всему

Чёткий перечень дел на день позволяет «разгрузить» голову и не вспоминать лихорадочно, что сегодня ещё нужно успеть, а что уже сделано. Составлять его лучше письменно, ещё лучше — от руки на бумаге. Таким образом, вербализируя, синхронизируя двигательную (рука) и мыслительную (голова) активность, мы получаем от мозга сигнал к действию.

Большие и неопределённые задачи в плане лучше дробить на мелкие этапы и записывать каждый. Например, задача «Разобрать бумаги» включает в себя много мелких предварительных действий, о которых тоже нужно помнить: позаботиться заранее о наличии нужного количества папок; освободить место на полках или в ящике; решить, разобрать только те листы, которые относятся к уже законченным проектам или захватить и текущие тоже, и пр.

Определять конкретные, а главное — реалистичные сроки

Особенно в случае, если выполнение потребует больших затрат времени. Например, «Закончить к 12 января».

Не забывать про отдых!

Нельзя превращаться в машину, которая трудится 24 часа в сутки и не знает усталости. Мы — живые люди, у которых есть персональные биоритмы, настроение, желания и состояние здоровья.

Если сегодня вы пренебрегаете отдыхом, то завтра организм может отомстить вам болезнью.

Важно не только помогать себе во время отпуска, но и выделять в течение рабочего дня время на небольшие перерывы для того, чтобы переключиться, дать отдых глазам и нагрузку телу, уставшему от неподвижности. Установлено, что человек не может концентрировать внимание дольше 45–60 мин подряд. Поэтому каждый час необходимо предоставлять себе возможность отдохнуть.

Оставлять резерв на форс-мажоры

Основной принцип планирования гласит: планом должно быть охвачено не более 60 % рабочего времени, а 40 % должно быть оставлено в качестве запаса для неожиданных дел. Потому что в течение дня наверняка произойдут мелкие срывы и неожиданности, которые к вечеру выльются в весомые задержки. И вы сами станете злиться и нервничать, если будете чувствовать, что опять ничего не успеваете.

Корректировать план

Список намеченного можно корректировать, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток важных задач должен быть либо перенесён на следующий день, либо вычеркнут, либо завершён за счёт сверхурочной работы, но завтра вы обязательно дадите себе отдохнуть.

Как успевать больше за 24 часа

Современный человек понимает под словом «успевать» бег, скорость, постоянную спешку. А знаете ли вы, что слова «успевать» и «успех» имеют единые корни? Оба эти слова произошли от глагола «спеть», который имел 4 значения: спешно двигаться, запасать, помогать, развиваться. Эти значения хорошо отражают важные смыслы нашей жизни. «Успевать» означает, физически двигаться, запасать энергию качественным отдыхом, помогать другим и развиваться. Успевать больше можно, избавившись от действий, вызывающих постоянную утечку времени. Хорошо организовать и контролировать свое время помогает восприятие «вне времени», а максимально насладиться временем позволяет восприятие «во времени». Давайте узнаем, как это понимать. Читать подробнее…

9

Методики тайм-менеджмента

Кроме вышеописанной матрицы Эйзенхауэра, предлагаем ещё несколько несложных способов эффективно управлять своим временем.

Принцип Брайна Трейси «Съесть лягушку на завтрак»

Если какое-то дело делать не хочется, но надо, начинать лучше с него — и весь день будет свободен от тягостной обязанности.

Метод «помидора»

Техника рекомендует работать в течение 20–25 минут, не отвлекаясь, а затем устраивать перерыв на 5–7 мин. Для удобства можно ставить таймер (собственно, от этого устройства в виде помидора метод и получил название).

После нескольких двадцатиминутных отрезков работы отдыхать нужно дольше — от 15 до 30 мин. Так вы сможете меньше уставать в течение дня.

«Правило трёх» Криса Бейли

Метод предлагает не тратить силы и время на множество разных задач, а ежедневно выбирать три самых главных. На следующий день выбирать ещё три и т. д. Способ позволит сосредотачиваться на том, что действительно важно, и удобен для тех, кто привык планировать всё заранее.

Планировать день: чего необходимо избегать, чтобы успеть сделать дела?

• Как планировать день? Не тратьте свое драгоценное время, на просмотр телевизора. Новости или фильмы посмотрите онлайн в интернете. Так вы сэкономите собственное время.
• Поменьше сидите в социальных сетях, меньше посещайте форумы, игры. Этими манипуляциями вы лишь тратите зря время.

Меньше используйте соцсети

• Избавьтесь от вредных привычек. А вы когда-то думали, сколько времени у вас уходит на перекуры? Это забирает у вас время, а также ваше здоровье. Запомните – успех и вредные привычки никогда не были совместимыми.
• Переборите лень, соберитесь, будьте пунктуальны. Поставьте на телефон напоминания, выставите будильник, он не позволит вам опаздывать. Установите определенное время, чтобы выполнить ту или иную работу.

Как всё успеть?

Советы психологов тем, кто хочет успевать всё и даже больше.

Правила продуктивного дня

Готовим с вечера

Чтобы не тратить время утром и ничего не забывать, соберите всё, что вам завтра будет нужно, заранее: одежду, сумку, документы или бумаги. Если предстоит поход в поликлинику с ребёнком, заранее уложите медицинский полис, запасную одежду, книжки или игрушки, которые позволят отвлечь и успокоить ребёнка, важные мелочи, детские «перекусы» — кроме скоропортящихся продуктов.

Хорошо «разгружает» голову заранее составленный список — перечень предстоящей работы. Так вы лучше выспитесь, потому что освободитесь от необходимости держать все вопросы в уме.

Пьём воду

Вода не только утоляет жажду, но и даёт возможность ненадолго отвлечься и отдохнуть. Для ясности ума и поддержания тонуса тела старайтесь выпивать хотя бы 1-1,5 литр чистой питьевой воды в день.

Убираем хронофаги

Немалую часть времени крадут мелкие дела, которые не только не важны, но иногда и вредны.

Поможет простой хронометраж. Выберите один день, в который будете записывать все выполняемые действия и временны́е затраты на них: вплоть до самых мелких, таких как «чистил зубы» или «мыл посуду». Так вы увидите, сколько часов или минут тратится на действительно полезные вещи, сколько — на настоящий отдых, а сколько крадут у вас такие занятия, как пролистывание новостей, соцсети или «залипание» в телефоне. Однако важно не только найти эти дыры, но и уничтожить — отказаться совсем или сократить количество дел-хронофагов.

Учимся отказывать

Если вы чувствуете, что не успеваете сделать всё, намеченное на сегодня, отказывайтесь брать на себя дополнительную работу. Достаточно вежливого, но твердого «нет», иногда даже без объяснения причины. Ваше время и силы — ваше право.

Организуем рабочее место и быт

Если на столе беспорядок, часть времени тратится на то, чтобы найти нужную папку. Если одежда свалена горой в шкафу, утром вы не сразу отыщете нужную рубашку. Приучитесь класть вещи на свои места сразу после использования; рассортируйте рабочую «канцелярку» и бумаги; выбросите мусор.

Чистота и порядок вокруг не только упорядочивают мысли, но и возвращают душевное равновесие.

Помните, однако, что всё хорошо в меру. Не становитесь рабом чистоты и заложником аккуратности.

Награждаем себя

Выполнив очередной пункт, устройте маленький перерыв, похвалите себя, наградите за успешную работу, побалуйте. Заварите любимый чай, посмотрите несколько минут красивые картинки или хотя бы переведите взгляд за окно. Улыбнитесь, обнимите ребёнка или любимого человека. Разомнитесь, если перед этим вы работали за столом или компьютером. Съешьте маленькую порцию сладкого — так организм получит эндорфины, а вы поднимете себе настроение.

Иногда планы могут меняться, графики — срываться, в этом нет ничего страшного или вредного. Мы живые люди. Что-то пошло не так? Вы хозяин своего времени, а не наоборот. Улыбнитесь и скажите себе, что всё случившееся в конечном счёте обязательно пойдёт на пользу.

Успеваем всё с ребёнком

Проблема «Я ничего не успеваю!» актуальна не только для руководителей, но и для домохозяек и молодых мам. Порой гораздо сложнее всё сделать, имея непоседливого дошкольника, чем спокойного грудничка. Особенно если детей несколько: кружки у младших, подготовка уроков со старшими, быт, работа… времени ни на что не хватает.

Выручат простые правила:

Я — важнее

От ваших сил и состояния зависит благополучие ваших детей. Поэтому если стоит выбор между сном рядом с младенцем и уборкой, смело выбирайте сон. Спите всё время, которое позволяет ребенок, и пусть остальное подождет. Ешьте достаточно, а не перекусывайте на бегу булкой и остатками детского яблока. Отдыхайте, если чувствуете усталость. Хотя бы раз в неделю найдите возможность побыть в одиночестве не меньше часа. Вы нужны живая — и себе, и семье.

Комплекс «я не идеальная мать» — долой!

У психолога и педиатра Д. Виннекота есть выражение «достаточно хорошая мать», отлично подходящее для всех подобных случаев.

Если вы откликаетесь на потребности ребёнка и чувствуете его, заботитесь о нём и любите — вы УЖЕ хорошая мать.

Успевать всё невозможно! Нельзя одновременно иметь блистающий чистотой дом, обед из пяти блюд, шикарный маникюр и спящего очаровательного младенца в кружевах. Вы не идеальны и тем хороши.

Отсюда вытекает правило 3.

Убираем необязательные дела

В первую очередь в быту. Готовьте еду сразу на два дня. Сокращайте время на уборку (в разумных пределах и по мере необходимости). Ведь никто не умрёт, если пол в комнате будет не мыт уже несколько дней, а на столе грустит грязная посуда.

Привлекаем науку и технику

В мультиварку можно закинуть продукты для несложного блюда, посудомоечная машина справится с залежами из раковины, кухонный комбайн нарежет овощи для салата. Полуфабрикаты выручат в будни, слинг позволит делать мелкую работу по дому с ребёнком, рюкзак — отличная замена тяжёлой коляске.

Избавьте себя от изматывающих переживаний за ребёнка, когда он не рядом с вами или гуляет/идёт один в школу. Постоянные звонки и СМС не только расходуют ваше время, но и раздражают школьника. Современные технологии вам в помощь: с приложением «Где мои дети» вы сможете смотреть по карте, где ваш ребёнок и каким маршрутом следует, слушать звук вокруг и быстро дозваниваться в любой ситуации. Экономьте время и силы!

Делегируем

Множество дел не обязательно выполнять самой — привлекайте членов семьи. Дошкольники в силах сложить игрушки, у школьников должны быть свои закреплённые обязанности, дедушка погуляет с ребёнком, а мужчина удержит в руках шланг пылесоса в воскресенье. Дом — совместное, а не одиночное плавание. Да, получится неидеально. Но — см.пункт 1.

Несложные лайфхаки для повышения продуктивности

«Делу — время»

Если какие-то занятия требуют присутствия в одном месте или времени, лучше их объединить. Например, выполнять в субботу домашнюю работу: уборку, стирку, глажку белья. Или наметить на вторник дела, требующие присутствия в офисе; на утро — встречи, назначенные в одной и той же части города. Так вы сэкономите время на дорогу и создадите нужное настроение.

«Потехе — час»

Отключите уведомления из соцсетей в телефоне. Выделите для просмотра почты, новостей и соцсетей, например, 40 минут в день и старайтесь придерживаться правила.

Больше полезных советов от психологов:

1. Раз в несколько месяцев избавляйтесь от ненужных подписок, приложений, очищайте вкладку «Избранное», наводите порядок на рабочем столе. Это поможет не отвлекаться на ерунду.
2. Начав заниматься делом, какое-то время не отвлекайтесь на посторонние мелочи: просмотр соцсетей, разговоры с коллегами, телефонные звонки. Для этого можно использовать метод «помидора», а также убрать подальше телефон и заранее подготовить все нужное.
3. Долой перфекционизм. Сделать всё идеально невозможно. «Достаточно хорошо» — отличный результат.
4. Разумно организуйте пространство. Если какая-то вещь постоянно оказывается на одном и том же месте, значит, хранить её там удобнее всего. Например, поместите щётки для одежды в шкаф в коридоре, организуйте вешалку в комнате у ребёнка, выделите отдельные полки для свитеров. Интересные идеи найдутся в пособиях для fly-леди.
5. Если у вас много сумок, дублируйте часть содержимого, чтобы не тратить время на перекладывание. Бальзам для губ, расчёска, носовые платочки, таблетки — вам не придется судорожно вспоминать, не забыли ли вы что-то, собирая сумку утром.
6. Час тишины. В течение дня выделяйте возможность для отдыха. Уберите подальше телефон, ноутбук и посидите с книжкой; посмотрите в окно; полежите в ванной; не торопясь, выпейте чай с печеньем. Вы для себя главный.
7. Используйте время, проводимое в дороге, максимально продуктивно. Слушайте аудиокниги или полезные подкасты, смотрите обучающие или научно-популярные видео, читайте, просматривайте рабочую почту или рассылки. Если вам удобно набирать текст на телефоне, можно ответить на часть писем. А вот звонки в общественном транспорте лучше отложить на потом — не нарушайте личные границы других людей.

Причины дефицита времени

Прежде чем раскрыть способы повышения эффективности, давайте рассмотрим самые распространённые причины, вызывающие дефицит времени:

• Спешка.
  В условиях постоянной спешки невозможно сконцентрироваться на главном. Не зря все-таки в народе существует пословица: «Поспешишь – людей насмешишь».
• Суетливость.
  Возникает, как правило, от неумения организовать свой день. В итоге все валиться с рук. Суетливость присуща многим людям (если не врождённая, то точно приобретённая черта характера, которая явно не с положительной стороны характеризует человека).
• Бесплановость.
  Именно по причине отсутствия плана действий теряется значительная часть активного времени (время вне сна и болезней). Если дела и задачи не выстроены в строгую иерархию по степени важности, значит — они так и останутся в большинстве своём не разрешёнными.
• Несерьёзный подход к делу
  , что подразумевает частое допущение ошибок, на исправление которых, как правило, затрачивается немалая часть времени.
• Отвлекающие факторы
  , среди которых можно выделить: телефонные звонки, смс сообщения, частые перекусы, ТВ, Интернет, неожиданный визит гостей.

Что почитать на тему эффективного управления временем?

Брайан Трейси «Мастер времени»

Книга описывает принципы и показывает основные методики управления временем.

Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать»

Советы по организации работы и отдыха, рекомендации по повышению мотивации и постановке целей, разбор техник планирования от одного из самых известных российских авторов в сфере тайм-менеджмента.

Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок»

Автор рассказывает, как правильно составлять списки, разрабатывать работоспособную систему планирования, учит определять приоритеты.

Людмила Петрановская «#Selfmama. Лайфхаки для работающей мамы»

Очень полезное пособие для молодых мам, как находящихся в декрете, так и работающих. Практические советы, тонкости и хитрости, написанные для тех, кто знает, как это — разрываться между семьёй, работой и бытом и всё успевать.

Екатерина Беспятых «Ресурсный тайм-менеджмент для женщин»

Рекомендации для работающих мам и жен, знающих цену минутам.

Дональд Рос «Не делай это. Тайм-менеджмент для творческих людей»

Книга написана для тех, кто загорается новыми идеями, но не доводит их до конца. Она учит выделять главное, сосредотачиваться на нём и правильно организовывать свой день.

Расписание да Винчи: метод, который позволяет сбалансировать жизнь в целом

Расписание да Винчи — комплексный метод, который поможет не только более эффективно планировать и организовывать рабочее время, но и больше успевать дома. Всем известно, что Леонардо да Винчи был очень разносторонней личностью, успевал заниматься не только наукой, но и творчеством.

Метод да Винчи подойдет в следующих случаях:

• каждый день кажется серым и рутинным;
• при работе вы часто сосредотачиваетесь на одной цели, не можете прерваться на второстепенные задачи;
• чувствуете, что когда занимаетесь работой, дома творится бардак;
• часто выполняете нужные задачи в спешке, в последний момент;
• есть ощущение эмоционального выгорания.

Расписание, подготовленное по новой методике, поможет сбалансировать работу и отдых, уделять достаточно внимания семье, саморазвитию. Поклонники метода считают, что планировать нужно даже отдых.

Как эффективно организовать свое время с помощью расписания да Винчи

Многие предлагают начать планировать свою неделю в понедельник утром, но такой подход «съедает» ценное рабочее время. Лучше всего расписать свою недельную занятость в воскресенье вечером.

Поклонники метода считают, что понедельник — это раннее утро недели. Утром люди чувствуют себя бодрыми, отдохнувшими и могут похвастаться высокой продуктивностью. Важно использовать «утренние часы» недели для активной деятельности. Чтобы не тратить время и силы на планирование, лучше всего начать в воскресенье вечером.

Самая ответственная часть планирования: расстановка приоритетов. Важно быть честным с самим собой, классифицировать задачи в соответствии с их важностью. У каждого человека свои сферы деятельности, но обычно в график вносят следующие элементы:

• рутинные дела;
• активная работа, выполнение ключевых обязанностей, которые приносят прибыль;
• выполнение второстепенных рабочих задач;
• административная работа (сюда могут входить не только рабочие дела, но бытовые: оплата счетов, заказ продуктов, бытовой химии);
• саморазвитие;
• социальные сферы (общение с друзьями, родственниками);
• отдых.

Теперь давайте рассмотрим каждый из этапов более подробно.

Утренняя рутина

Важно правильно начинать каждый день. Вместо того, чтобы просто проснуться и собраться на работу, можно провести целых 2 (а то и 3) часа с пользой. Поначалу ранние подъемы могут изнурять. Но как только организм привыкнет к новому режиму, продуктивность утренних часов возрастет в несколько раз.

Еще до похода в офис можно успеть полноценно позавтракать, заняться медитацией или почитать развивающую литературу. Именно такие мелочи могут существенно повлиять на то, как пройдет рабочий день. Лучше не загружать себя изматывающими бытовыми делами, а уделить время чему-нибудь вдохновляющему и приятному.

Активная работа

Правильная организация рабочего времени в офисе должна включать разделение всех задач на основные и вспомогательные. Основная работа — это та, которая влияет непосредственно на KPI, выплату заработной платы (для сдельщиков).

Второстепенная часть: участие в социальных проектах, выполнение задач, которые прямо не влияют на личные результаты. Если возможно, то основную работу нужно выполнять в первой половине дня (недели), а менее важные проекты оставлять на конец.

Административная работа

Это организационные задачи, которые напрямую не влияют на саморазвитие, завершение проектов. Однако если не уделять этому пункту хотя бы 15-20 минут в день, рано или поздно откладываемые дела превратятся в неконтролируемый ком. Лучше каждый день сводить семейный бюджет, оплачивать счета по мере их появления.

Саморазвитие, социальные сферы, отдых

Общение с друзьями близкими, хобби, небольшие путешествия — всё это так легко отложить в сторону, когда на работе «горит проект». Но такой подход быстро приведет к выгоранию. Доказано, что если запланировать конкретное время на отдых и хобби, то шансы того, что такая полезная для психики деятельность будет отложена в сторону, сводятся к минимуму. Важно давать себе время на отдых от работы, чтобы увеличить производительность.

Как организовать свое время: по расписанию да Винчи или по методике Дэвида Аллена каждый решает сам для себя. GTD направлено на более детальную проработку рабочих обязанностей, а методология да Винчи позволяет составить расписание всего дня. Можно сочетать две методики, чтобы сделать весь свой день максимально продуктивным.

Что делают занятые люди

• Они уважают свое время и время других;
• Они заставляют время работать на себя;
• Они используют технологии;
• Они самодисциплинированны;
• Они планируют свое время;
• Они знают свои ограничения. Они доверяют людям, эффективности и талантам окружающих и делегируют им свою работу;
• Они не перекладывают свою ответственность на других.

Кстати, полезно также почитать:

• Чем заняться на работе, когда скучно
• Как женщине выглядеть намного моложе своих лет

Примерный распорядок дня

Ниже мы опишем примерный план на день. С ним можно выполнить достаточно большое количество дел. Но мы не гарантируем, что вы сможете быстро перейти на такой распорядок — кому-то он покажется страшно непривычным.

6:00 — подъем

Желательно просыпаться рано утром. Если вы спите на солнечной стороне дома, то для этого можно не завешивать на ночь шторы — яркое светило не даст вам спать долго. Зимой можно вставать на час позже.

6:15 — утренняя зарядка

Не отлынивайте от зарядки. Она положительно скажется на физической форме, а также даст вам положительный заряд бодрости. Если вам нужно выгулять собаку, зарядку можно укоротить.

7:00 — завтрак

После зарядки ваш организм будет готов принять пищу. Сильно налегать на еду не стоит. Она должна быть сбалансированной, но это не говорит об особо крупной порции. Постарайтесь добиться того, чтобы организм получил нужное количество витаминов, минералов, а также микро и макроэлементов. Не спешите. Если вы рано встали, то у вас есть много времени. Во время завтрака можно ознакомиться со сводкой новостей — постепенно заставляйте свой мозг работать.

9:00 — наиболее плодотворное время дня

Как говорилось выше, именно утром человек настроен творить. Если вы не на работе, то постарайтесь примерно через час после завтрака приступить к выполнению самых важных дел. Можно не сомневаться в том, что вы без труда на них сосредоточитесь. Если вы используете мобильное приложение, то утром вам следует ориентироваться на задачи наивысшего приоритета.

12:00 — обед

Если во время завтрака вы следовали нашему совету, то примерно к полудню вам захочется плотно пообедать. Насчет плотности — ничего не скажем, здесь всё зависит от количества оставшихся дел и вашего рода деятельности. Порекомендуем лишь после принятия пищи заняться чем-то другим. Не лишним окажется и перерыв на чтение книги или каких-то статей в интернете. Только не вздумайте переходить к играм или видеороликам на YouTube. Развлечения могут захватить вас с головой, и вам не захочется возвращаться к монотонным делам.

13:30 — выполнение очередных задач

Итак, пришло время вновь заниматься какими-то делами. Если вы пользуетесь приложением, переходите к задачам меньшего приоритета, либо которые вовсе не имеют такового. И желательно заниматься не физическим трудом, а какой-то творческой деятельностью. Впрочем, это может позволить себе не каждый.

17:30 — ужин

Теперь пришло время поужинать. Спешить при приготовлении и употреблении пищи не стоит — у вас есть много времени. Особенно если вы выполнили все задачи, запланированные на сегодня.

19:00 — личное время

После ужина теоретически вы можете посвятить себя своим желаниям. Если устали, можно отдохнуть. Также это хорошее время для занятий спортом — можете сходить на футбольную площадку, если ваши друзья не откажутся от игры с мячом. Можно посетить и тренажерный зал — это ещё и положительно скажется на качестве сна. Наконец, если ещё остались силы, а абонемента в тренажерный зал у вас нет, можно попробовать выполнить хотя бы одну задачу, поставленную на другой день недели. Это чуть сильнее освободит вам выходные.

21:00 — подведение итогов

Если вы пользуетесь мобильным приложением, сверьтесь с ним. Поставьте галочки около тех дел, которые вы выполнили в этот день. Проанализируйте причины, помешавшие вам заняться какими-то делами. Такой анализ постепенно позволит вам составлять такой список задач, который окажется вполне выполнимым.

22:00 — подготовка ко сну

Это примерно то время, когда можно дать своему мозгу расслабиться. Просмотр YouTube, прослушивание спокойной музыки, чтение книги — подобными делами лучше заниматься именно сейчас. Также можно посмотреть фильм, но тогда лучше начинать чуть пораньше.

23:00 — сон

Если вы хотите встать рано, то и ложиться спать нужно отнюдь не в полночь. Этому может помешать желание посидеть в социальной сети или заняться чем-нибудь подобным. Отучайте себя от этого! Можно даже установить какую-нибудь утилиту, которая не будет давать вам запускать клиент социальной сети после определенного времени.

Вот и всё. Если вы будете ежедневно следовать данному распорядку дня, то точно будете всё успевать. Но нужно понимать, что всё написанное приемлемо только для тех, у кого нет детей. Даже всего один ребёнок может рушить все ваши планы едва ли не каждый день, особенно если он ещё не ходит в школу. Однако мы всё-таки рекомендуем попробовать заняться тайм-менеджментом даже семейным людям.

Грамотное планирование

Первым делом вам нужно подумать о том, как вы будете планировать свою жизнь. Да, именно так: «жизнь». Мы рекомендуем регулярно записывать планы на неделю, месяц и даже год. Вы ведь наверняка видели в магазинах канцтоваров ежедневники? Они до сих пор пользуются спросом именно из-за возможности писать в них планы, не забывая потом о них. Вы, конечно, можете вместо них использовать то или иное мобильное приложение.

В идеале у вас должны быть планы, как уже сказано выше, трех категорий. Но можно обойтись и планом на неделю. Его можно составлять, например, в приложении Todoist. Здесь каждой задаче можно даже приоритет выставить. Это позволит вам быстро понять, на чём именно сегодня сосредоточить внимание в первую очередь, а каким делом заняться ближе к вечеру. Todoist даст вам знать, как должен пройти ваш день — хотя бы частично. Здесь даже имеется некоторая стимуляция — если вы будете выполнять все поставленные себе задачи, то ваш рейтинг будет расти.

Главное преимущество мобильного приложения — его виджет всегда будет на экране смартфона, прямо перед вашими глазами. Оно умеет и уведомлять о скорой встрече или необходимости выполнить какое-то дело. Словом, оно будет всячески вас подстёгивать к тому, чтобы не заниматься бездельем. Уже одно это позволит вам всё успевать. Но, конечно, не стоит загружать себя всевозможными задачами — постарайтесь добиться того, чтобы у вас было регулярное время на отдых.