Деловое общение стало привычной частью нашей жизни. Это определенный вид отношений в обществе, обеспечивающий движение и развитие всего делового мира, охватывающий многие сферы жизни. Поэтому для грамотного построения деловых отношений становится важным не только обладать знаниями, но и уметь применять навыки делового общения.
Деловое общение
Значение и роль
Как флиртовать с мужчиной правильно — правила и примеры заигрывания
Сфера бизнеса и услуг постоянно расширяется и обновляется. Возрастает уровень конкуренции. В сфере менеджмента правильно выстроенная деловая коммуникация влияет на реализацию поставленных целей. Поэтому компетентность в области делового общения имеет значительный вес для успешного построения деловых отношений. Помимо области производства, деловое общение распространяется на сферу науки, политики, образования, культуры.
Деловое общение выполняет ряд функций:
- Коммуникативная. Она выражается в потребности людей в общении, построении отношений, обеспечивает взаимосвязь между разными людьми.
- Информативная. Она заключается в необходимости передачи и обмене информации друг с другом, обогащении своих знаний и навыков.
- Интегративная. Она выражается в объединении всех участников делового взаимодействия одной общей целью и задачами. В случае конкурентных взаимоотношений – это возможность включить обе стороны в поиск приемлемого для них варианта сотрудничества.
- Регулирующая. С помощью деловой коммуникации люди влияют на других людей с целью достижения продуктивных результатов.
Что это такое?
Деловая коммуникация – это взаимодействие в сфере официальных отношений, целью которого является решение конкретных задач, достижение определенных результатов, оптимизация какой-либо деятельности. При этом у каждого участника есть свой статус – начальник, подчиненный, коллеги, партнеры.
Если общение происходит между людьми, находящимися на разных ступеньках карьерной лестницы (руководитель и исполнитель), то имеет место вертикаль отношений, то есть субординационные отношения. Если взаимодействие ведется на принципах равного сотрудничества, то это горизонтальные отношения.
Именно деловые коммуникации человек ежедневно осуществляет на работе, в университете, в школах, официальных учреждениях. Так называется общение преподавателей и студентов, начальников и подчиненных, коллег, партнеров и конкурентов.
От того, насколько собеседник знаком с правилами, формами и методами подобных коммуникаций, зависит, удастся ли ему достичь поставленной цели. Партнеры должны говорить на одном языке (как в прямом, так и в переносном смысле), понимать друг друга, иметь общий социальный опыт.
Виды и формы
Публичное выступление — что это такое, правила подготовки, основные ошибки
Деловое общение зависит от обстоятельств и ситуации. Выбор определяется деловыми потребностями, целями и задачами. В психологии выделяют прямые и косвенные виды общения.
Прямые
Под прямыми видами подразумевают те, при которых общение происходит при непосредственном взаимодействии сторон. Здесь общение наиболее эмоционально окрашено, имеет живой характер и силу воздействия. Это наиболее эффективный вид делового общения. Пример: деловой разговор, переговоры, совещание и т.п.
Косвенные
Под косвенными видами понимают такие, при которых с помощью посредников создается некая дистанция между сторонами процесса общения. Такой вид деловой коммуникации может быть наименее эффективным из-за отсутствия прямого контакта (быть не подкрепленным эмоционально). Однако в некоторых случаях он бывает более выигрышным, чем прямой вид общения. Пример: любая деловая переписка, рассылка, общение через мессенджеры и т.п.
Деловая переписка
Кроме того, в зависимости от способа обмена информации, деловое общение может проходить в устном или письменном виде.
Основные формы делового общения:
- Беседа – процесс обмена информацией и мнений в узком кругу сотрудников для рассмотрения определенных вопросов.
- переговоры – процесс урегулирования возникших проблем для принятия оптимального решения, подходящих обеим сторонам переговоров.
- Совещание – процесс коллективного обсуждения возникших вопросов.
- Публичное выступление – процесс передачи выступающим важной для всего коллектива информации.
- Пресс-конференция – процесс взаимодействия выступающего со средствами массовой информации для оглашения общественно значимых новостей.
- Мозговой штурм – процесс активного взаимодействия всех членов коллектива для предложения каждым уникального варианта выхода из затруднительной ситуации в попытке найти альтернативное решение.
- Телефонный разговор – тип дистанционного общения с помощью телефонных средств связи для обмена информацией и решения проблемных моментов.
- Переписка – тип дистанционного общения с помощью использования бумажных или электронно-цифровых носителей.
Правила общения в бизнесе
Логическое мышление — что это такое и как его развить у взрослого и ребенка
Правила общения в бизнесе основаны на принципах делового этикета. Базовыми правилами культуры и этики общения являются:
- Уважение. Любое деловое взаимодействие должно основываться на уважении к коллегам, партнерам, клиентам и даже к конкурентам.
- Никакой фамильярности. Нельзя переходить на личности, так как такой стиль общения будет расценен партнером как неуважение.
- Умение слушать. Для успешного бизнеса полезно уметь выслушать своего оппонента.
- Пунктуальность. Умение правильно организовывать время, понимание временных рамок своей и чужой работы очень важное правило делового мира.
- Дисциплинированность. Деловой человек должен уметь проявлять самоконтроль. Он понимает, что на работе время только для работы, но не для чего-то личного и отвлекающего.
- Конфиденциальность. Это означает, что сотрудник должен понимать, что каждая организация имеет свою коммерческую тайну, которую он не в праве разглашать.
- Телефонный и интернет-этикет. Деловая коммуникация не может существовать без телефонных или интернет передачи информации и переговоров, поэтому деловой человек должен овладеть мастерством этого способа общения.
- Субординация. В любой организации есть руководство и подчиненные, каждый из них имеет свои функции в рабочем процессе. Поэтому между ними устанавливаются иерархические деловые взаимоотношения, основанные на четком соблюдении распределения ролей и взаимоуважении.
- Дресс-код. В любой организации существуют правила ношения деловой одежды, которые соблюдаются всеми. Деловой стиль сосредотачивает внимание на рабочем процессе.
Дресс-код
- Грамотность. Грамотная речь и деловой стиль письма очень ценятся, так благодаря им деловое общение проходит максимально эффективно.
- Стрессоустойчивость. Для успешной коммуникации в бизнесе полезно такое качество как устойчивость к конфликтным ситуациям.
- Толерантность к критике. Необходимо понимать, что каждый может совершить ошибку – это нормально, поэтому лучше научиться воспринимать критику в конструктивном ключе.
Нормы культуры поведения
Рассмотрим кратко основы этикета делового общения. Знание правил и норм поведения, и, конечно же, их соблюдение, приносит удовольствие и пользу их обладателю. Человек, если он хорошо воспитан, будет чувствовать себя уверенно везде, легко преодолевая психологические барьеры общения, не испытывая комплекса неполноценности и получая возможность постоянно расширять круг общения.
Правила этикета, лежащие в основах эффективного делового общения, представляют собой совокупность норм, необходимых для вежливого обхождения с людьми. В служебных коммуникациях в этом случае рассматривается соответствие внешнего вида, манер, жестов, речи, осанки, позы, мимики, одежды и тона, а также той социальной роли, которая присуща человеку и его общественному и деловому статусу. Подобные требования становятся особенно важны во время участия в каком-либо строго регламентированном событии, требующем соблюдения жестко установленных границ. Невыполнение правил этикета в этом случае будет рассматриваться как оскорбление достоинства участников коммуникаций, что вызовет их неодобрение.
Но стоит отметить, что даже при доскональном знании основ профессионального делового общения не всегда удается избежать некоторых ошибок. Ведь нормы этикета не должны применяться механически. При каждой конкретной ситуации они подлежат некоторой корректировке. А сделать это позволит профессиональный такт. Только он предохранит сотрудника от возникновения ошибок.
Рассмотрим, каким образом необходимо вести себя руководителю компании во время делового разговора. Приветствуя его участников, необходимо вежливо поздороваться с ними, пожав каждому руку (при этом не сжимая ее не слишком сильно). До того как приступать к самому разговору, следует предложить собеседникам чай или кофе. Подобная традиция появилась не столь давно. Тем не менее на сегодняшний день ее придерживаются практически все. Чашечка ароматного напитка позволит человеку избавиться от некоторого напряжения и положительно настроиться на беседу.
Знание основ этики делового общения позволит не допустить неприятной ситуации. При возникновении в процессе переговоров оплошности следует извиниться перед собеседниками за причиненные им неудобства. И только после этого разговор может быть продолжен.
Соблюдение этических основ делового общения предполагает, что при обсуждении с партнерами деловых моментов нужно стараться отвечать на все интересующие их вопросы. В тех случаях, когда по тем или иным причинам сделать это непосредственно во время беседы невозможно, следует извиниться и попросить время на обдумывание, указав определенную дату.
Проводя переговоры, необходимо держать при себе блокнот с ручкой, записывая всю самую важную озвученную информацию. Не следует повышать голос. Говорить нужно ясно и четко. Стиль одежды должен быть непременно деловым.
Какие правила соблюдать
Существуют базовые правила речевого этикета, которые можно найти в любом учебнике по деловому этикету:
- Четкое и корректное произношение (не «проглатывать» слоги или слова).
- Соблюдение правильной интонации, грамотная расстановка акцентов (не усиливать или ослаблять интонацию голоса там, где это неуместно).
- Средний темп речи (не нужно тараторить и не растягивать слова и предложения).
- Избегайте употребления слов-паразитов. Такие слова часто бессмысленны и делают речь скучной.
- Уместность жестикуляции (не нужно размахивать руками, не использовать жесты там, где это неуместно).
- Не допускается употребление сленговых выражений, грубости и большого количества уменьшительно-ласкательных слов.
Кроме речевого, есть невербальное общение, которое не менее важно при деловом общении. Следите за поведением своего собеседника. Вот некоторые правила этикета этого беззвучного языка:
- Необходимо соблюдать дистанцию по отношению к деловому партнеру. Расстояние между вами должно быть немного дальше, чем от хорошо знакомого вам человека.
- Рукопожатие очень важно. Оно говорит о том, что вас уважают и хотят сотрудничать. Уверенное и продолжительное рукопожатие – хороший знак.
- Если собеседник часто бросает краткий взгляд на часы или на дверь – это говорит о том, что он хочет поскорее закончить разговор и уйти.
- Если оппонент сложил руки в замок, чертит что-то ручкой на бумаге, качает или притопывает ногой, то это может означать, что он нервничает и закрывается, чтобы уйти от разговора. Просто смените тему беседы.
- Если деловой партнер положил руки на пояс, то так он хочет казаться важным, доминировать в деловых отношениях.
- Когда собеседник расстегивает пиджак, высвобождает галстук, кладет руки на колени или на стол, выдыхает – это означает, что он принял окончательное решение.
Психологические приемы
Для того чтобы достичь своих целей, в деловом общении используют специальные психологические приемы, помогающие наиболее эффективно расположить к себе людей:
- «Имя собственное». Прежде, чем обратиться к человеку, необходимо назвать его по имени и отчеству. Так он поймет, что в данный момент внимание уделяют только ему, и увидит в этом знак уважения.
Психологический прием «Зеркало»
- «Зеркало». Этот прием подразумевает то, что лицо говорящего может быть зеркалом для оппонента. Эмоции заразны. Любой человек способен распространить свои положительные эмоции на окружающих, что при общении будет только на пользу. Когда собеседнику улыбаются, кивают, сопереживают, он понимает, что его поддерживают, и обязательно это оценит.
- «Золотые слова». Необходимо использовать в речи положительно окрашенные слова по отношению к собеседнику. Стоит сделать ему комплимент (только не перестараться). Любому человеку благозвучные слова в его адрес будут только приятны.
- «Активный слушатель». При разговоре нужно проявлять внимательность и терпеливость, активно слушать собеседника. Приступать к своей части диалога лучше после того, как человек закончил свою основную мысль. Собеседник увидит значимость его слов и будет испытывать чувство уважения к говорящему.
Интересно. Понятие деловое общение определяется как сложный комплексный процесс коммуникации, который включает в себя двустороннее партнерское сотрудничество и характеризуется соблюдением правил делового этикета. Эти особенности деловых отношений позволяют наиболее эффективно взаимодействовать, что важно для развития бизнеса и прогресса в целом.
Деловое общение – это золотой ключик, который в умелых руках открывает любые двери в деловом мире.
Особенности
Деловое общение отличается от всех остальных видов коммуникаций тем, что обладает:
- Регламентированностью. Основы делового общения составляют установленные правила по ограничению коммуникаций. Определяются они видом взаимодействия, его задачами и целями, степенью официальности, а также культурными и национальными традициями. При этом бизнес-этикет, как основа современного делового общения, служит главным инструментом для организации процесса деловых связей.
- Строгим соблюдением всеми участниками коммуникации своего ролевого амплуа. Оно должно соответствовать тем требованиям, которые предъявляются конкретной обстановкой. Также всем участникам делового общения необходимо исполнять свою конкретную роль (партнера, подчиненного, начальника и т. д.).
- Строгостью в отношении использования речевых средств. Каждый из участников делового общения должен владеть профессиональным языком и знать необходимую терминологию. В речи не должны присутствовать просторечные выражения и слова, диалектизмы и брань.
- Высокой ответственностью за полученный результат. Все участники делового общения должны быть пунктуальны, организованны, верны своему слову и обязательны. Помимо этого им следует неуклонно соблюдать нравственно-этические нормы коммуникаций.
