Правила эффективного планирования начала, середины и завершения рабочего дня

Каждый из нас занимается планированием своего дня, даже если вы не составляете для этого специальный список или не используете приложение. Набор определенных дел, которые нужно выполнить, мы часто воплощаем в жизнь в хаотичном порядке, от чего страдает эффективность. Ведь бывало такое, что в конце дня вы падали от бессилия, а потом осознавали, что толком не сделали ничего важного? Если да, то стоит пересмотреть своей подход и выбрать для планирования одну из этих эффективных техник.

Три главных дела

Большой список дел подходит не всем, потому что из-за огромного количества дел сложно выделить главные цели на день. Даже с психологической точки зрения большой список будет отпугивать, а сконцентрироваться на важном и второстепенном станет непросто. Выход из ситуации есть: попробуйте не писать обычный список, в который вы включаете и мелкие дела, и большие. Выделите среди всех пунктов три главных и выпишите их в отдельную колонку. Мелкие дела, о которых также нельзя забыть, выносите в отдельную колонку или пишите на другой стороне страницы. То, что не успели выполнить в течение дня, не бойтесь без зазрения совести переносить на следующий рабочий день. Главное — три основных дела, которые нужно выполнить в первую очередь.

Правило трёх

Для тех, кто не в ладах с цифрами или не может делать по девять дел за день, Крис Бейли, автор книги «Мой продуктивный год», придумал правило трёх. Оно гласит, что для достижения продуктивности достаточно каждый день выполнять три самых важных дела.

Вместо того, чтобы распылять свои силы и внимание на пару десятков пунктов в чек‑листе, просто выберите три самые важные задачи на день и сфокусируйтесь на них. На следующий день выберите ещё три, и так далее. Так вы будете сохранять сосредоточенность. Это же правило можно применять для постановки целей на неделю, месяц или год.

ABC планирование

Расставлять дела в списке на день нужно не в хаотичном порядке, а по приоритетности выполнения и важности. Планировать лучше на бумаге и записывать все дела подряд. Следующий шаг — расставление приоритетности. Буквой А помечайте самые важные дела (примерно 15% от всего списка), которые стоит выполнить в первую очередь. В — важные дела, о которых нельзя забыть, но их невыполнение не приведет ни к чему плохому. В эту категорию можно отнести проверку почты, звонок или встречу, которую можно без проблем перенести на другое время. Категория С — дела наименьшей важности, которые могут составлять большую часть списка, но на самом деле их можно без сожалений удалять или поручать выполнить другим. Именно на такие дела мы каждый день тратим много времени, теряя эффективность.

Чтобы метод полностью работал, в первую очередь стоит всегда браться за дела из категории А и не приступать к другим пунктам из списка, пока самое важное не будут выполнено.

Временные блоки

Viviamo / Depositphotos.com
У списков задач есть одна неприятная особенность: они совершенно не дают представления, сколько времени требует то или иное дело. «Купить хлеб» и «Закончить отчёт» занимают в перечне одну строчку, но задачи эти несопоставимы по сложности и важности.

Календарь куда лучше списка дел: он позволяет контролировать время визуально. Вы видите большой блок и понимаете, что задача нелёгкая. Поэтому попробуйте технику «временных блоков»: помещайте их в календарь и каждому отводите время сообразно сложности задачи. И пока делаете то или иное задание, не отвлекайтесь на другие.

Метод Бенджамина Франклина

Метод планирования Бенджамина Франклина глобальный и может подойти не всем, но его эффективность политический деятель доказал на своем примере. Подход, который сейчас называют «пирамидой Франклина», был придуман им в 20 лет. Франклин следовал своему методу на протяжении всей жизни и подходил к планированию очень серьезно.

• Суть подхода состоит в том, что нужно выделить для себя жизненные ценности. Франклин называл их добродетелями. Моральные ориентиры для каждого будут индивидуальны, но их нужно придерживаться на протяжении всей жизни.
• Второй этап — постановка глобальной цели. Чего вы хотите добиться, в зависимости от сферы, в которой работаете? Какой вершины планируете достичь к тому или иному возрасту? Эти вопросы помогут конкретизировать цели и вам станет понятно, как лучше организовывать свой год, месяц, день.
• Следующий пункт в «пирамиде Франклина» — генеральный план. В него нужно внести конкретные действия, которые нужны для достижения глобальной цели. Вы буквально прописываете свои шаги: устроиться на работу в компанию N, записаться на курсы английского и тому подобное.
• Четвертый пункт в пирамиде — долгосрочный план, в который входят цели на ближайшие 3-5 лет.
• Пятый пункт — краткосрочный план. Это цели на ближайший год и месяц.
• Шестой пункт — план на неделю и день.

Каждая ступень пирамиды зависит от предыдущей. Из маленьких шагов вырисовывается большая цель, но для ее достижения нужно прописать все детали.

Какие книги о планировании рабочего времени почитать

«Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть», Тимоти Феррисс

Название книги вызывает безудержное желание читать Книга американского писателя, оратора и инвестора, в которой он раскрывает секреты продуктивности богачей и учит управлять временем.

«Тайм-драйв: Как успевать жить и работать», Глеб Архангельский

Книга основоположника российской школы тайм-менеджмента, как заявляет он сам Глеб действительно эксперт в области управления временем, и помогает многим крупным , «Вимм-Билль-Данн» и др.) налаживать тайм-менеджмент среди сотрудников.

«Когда. Научные секреты идеального выбора времени», Дэниел Пинк

Если хорошо знаете английский, рекомендуем прочитать эту книгу — она того стоит, но на русский язык, к сожалению, не издавалась. В книге автор глубоко разбирает мысль о значении правильного момента выполнения дела. Пинк рассказывает, как правильно планировать день, месяц и собственную жизнь.

«Принцип рычага. Как успевать больше за меньшее время, избавиться от рутины и создать свой идеальный образ жизни», Роб Мур

Роб Мур обещает в книге раскрыть секреты стремительного роста по карьерной лестнице, достижения больших целей и все это без ущерба для личной жизни. А все дело в правильном планировании! Автор точно знает, о чем говорит. Он — один из самых известных предпринимателей Великобритании, миллионер, автор нескольких бестселлеров Amazon, счастливый муж и отец самого успешного пятилетнего гольфиста в мире. Счастливые мамочки из Instagram завидуют!

Планирование по методу Парето

Принцип Парето очень простой: 20% усилий и времени дают 80% результата. Как часто вы делали что-то большое, выкладывались, отдавали много сил и энергии, а в итоге результат получался незначительным? Возможно, все дело было в подходе и неправильном распределении времени. Принцип Парето придумал экономист Вильфредо Парето в 1897 году, но этот метод легко можно применять во всех сферах жизни, а не только в работе менеджера или экономиста. Метод Парето означает, что нужно сконцентрироваться только на важных делах, которые в итоге могут принести значимый результат.

Метод Тима Феррисса

Тимоти Феррисс — гуру продуктивности, придумавший свой метод организации работы, базирующийся на двух правилах. Первое — правило 80/20, или принцип Парето, согласно которому 80% наших дел можно сделать за 20% времени. На оставшиеся 20% будет затрачено 80% времени. Второе — закон Паркинсона: работа заполняет всё время, отпущенное на неё.

По словам Феррисса, из этого вытекает следующее: чтобы всё успевать, не надо больше работать — нужно лучше фокусироваться. Пусть вы будете трудиться с полной отдачей всего 20% рабочего времени, зато сможете переделать все действительно важные дела. А оставшиеся 80% можно уделить простой текучке — так вы сфокусируетесь на приоритетных задачах и избежите переутомления.

Техника Pomodoro

В исполнении техники Pomodoro поможет обычный таймер. На выполнение определенной задачи отводится отрезок времени в 25 минут, после этого нужно сделать перерыв на пять минут, а потом снова приступать к работе. Каждый отрезок — один «помидор». На протяжении 25 минут нужно максимально выкладываться и качественно выполнять задачу. Перерывы нужны для того, чтобы после активной работы восстановить силы и отвлечься. Этот метод придумал студент Франческо Чирилло, который не мог сосредоточиться на учебе и постоянно отвлекался.

Метод 90/30

Методом 90/30 пользуются писатель и блогер Тони Шварц, сооснователь сервиса Buffer Лео Видрич, литературный критик Бенджамин Че Кай Вай и предприниматель Томас Оппонг.

Суть его заключается в следующем: вы напряжённо работаете 90 минут, потом отдыхаете полчаса, а затем повторяете цикл. При этом первые 90 минут вы отводите под самую важную задачу, которую должны сделать за день, а следующие отрезки посвящаете менее важным делам.

Согласно исследованиямThe Enchanted World of Sleep специалиста из Йеля Перетза Лафи, 90 минут — это оптимальное время, в течение которого человек может эффективно сосредотачиваться на одной задаче. А получаса достаточно для полного отдыха, что подтверждается изысканиямиSleep and Wakefulness нейрофизиолога Натана Клейтмана.

Что учесть при планировании:

• свой стиль жизни и повседневную рутину. Особенно если у вас ненормированный график дня, у вас работа, которая требует чуть ли не круглосуточной отдачи. Метод планирования стоит подбирать исходя из своего стиля жизни и работы;
• непредвиденные ситуации. Например, болезнь, поручение начальства, которое нужно выполнить срочно, перенесенную встречу и т.д. Если план на день не удается выполнить полностью или даже частично из-за таких ситуаций, переносите их на следующий. Не вините себя за подобное, в это нет вашей вины.

Принципы планирования рабочего времени успешных людей

И немного секретов планирования задач и дел от людей, которые с этим точно справляются — бизнесменов, предпринимателей и руководителей.

Главные принципы планирования:

• выберите для себя один метод планирования, исходя из своего графика и стиля жизни. Не бойтесь менять подход и выбирать другую технику, если вам что-то не подошло. Также можно ее видоизменять, добавляя или убирая несколько пунктов;
• постоянная фиксация. Чтобы наглядно видеть список того, что вы выполнили, а что еще предстоит сделать, заведите блокнот или скачайте специальное приложение для планирования. Не стоит полагаться исключительно на свою память, она часто подводит.
• четкость и краткость. Не превращайте список дел на мемуары или школьное сочинение. Пишите пункты максимально кратко, а лучше всего — тезисно.
• самое неприятное выполняйте в начале дня. Не откладывайте то, что не хотите делать. Такие «лягушки» стоит выполнять быстро и желательно в самом начале рабочего дня, чтобы избавиться от неприятных пунктов и переходить к другим делам из списка.
• не откладывайте дела-двухминутки. Что-то мелкое, на что вы не потратите больше двух минут, стоит выполнять сразу. Не накапливайте подобное, но если есть возможность делегировать дело или вычеркнуть его из списка, то смело это делайте.

Какие техники для планирования подходят вам?

Источник фото: unsplash.com

Итоги

Изложим итоги в виде тезисов. Итак:

• Выбирать, как планировать рабочее время, только вам. Изучите все методики и выберите подходящую;
• В основе большинства методик — принцип ранжирования дел и задач по важности. Умейте анализировать и выделять важное;
• Если боитесь сорваться в хаос, попробуйте приложения для тайм-менеджмента с системой уведомлений и напоминалок;
• Приложения не помогут, если вы не будете первое время заставлять себя планировать и придерживаться плана;
• Важно записывать задачи хоть где-нибудь — на листке бумаги или в приложении. Все, что не записано, может забыться.

Информативность

Все основные принципы планирования базируются на широком информативном обеспечении. Для разработки эффективных планов менеджерам необходимо владеть большим количеством данных: экономических, производственных, социальных. Анализ макро- и микроэкономических обстоятельств, выяснение положения компании на рынке, оценка конкурентоспособности и стабильности предприятия – все это возможно только при качественном информативном обеспечении планирования. Поэтому в организации следует выстраивать надежную и эффективную информационную систему, сопровождающую работу менеджера.

Цели и задачи

Цели и основные задачи, принципы планирования, конечно, связаны со спецификой деятельности компании, однако существуют универсальные цели, характерные для любого предприятия. К ним относятся:

• необходимость оптимизации расходования ресурсов (денежных, человеческих, временных, производственных);
• адаптация компании и менеджмента к изменяющимся внешним условиям и снижение рисков, связанных с ведением бизнеса;
• координация всех усилий и процессов в компании и высвобождение ресурсов;
• организационное совершенствование, улучшение структуры компании и производственных процессов для повышения производительности и эффективности предприятия.

Участие

Перечисляя основные принципы планирования, следует особо остановиться на участии: в процессе планирования должно участвовать максимально возможное количество сотрудников компании, в идеале – все работники. Участие в планировании позволяет человеку эмоционально прожить поставленные цели, и эта вовлеченность мотивирует его эффективнее работать. Партисипативный стиль планирования раскрывает творческий потенциал работников, обеспечивает интегративность усилий в создании плана, что повышает его качество и эффективность. Участие в планировании приносит также пользу компании, развивая сотрудника, мотивируя его размышлять о судьбе предприятия. Совместная работа над планом организации создает особый корпоративный дух в компании, усиливает активность и новаторство коллектива.

Расстановка приоритетов

В статье Что такое тайм-менеджмент мы выделили основные столпы, на которых он держится: расстановка приоритетов, планирование, целеполагание и организация процесса работы. Предлагаю и дальше пользоваться этим разделением для удобства. Первым делом давайте познакомимся с техниками расстановки приоритетов.

Метод “АБВГД”

Метод “АБВГД” – простой и незамысловатый прием, описанный экспертом по личной эффективности и писателем Брайаном Трейси. Суть его в том, что каждому делу из списка задач присваивается ранг в соответствии с его важностью:

1. А – обязательно сделать. Самые важные дела, которые не терпят отлагательств.
2. Б – следует сделать, но сроки пока не поджимают. Эти дела можно отложить, но забывать про них нельзя.
3. В – желательно сделать. Особой значимости эти дела не несут и на общую продуктивность не влияют.
4. Г – делегировать. Та часть работы, что выгоднее отдать другому, чтобы освободить время для более важных задач.
5. Д – удалить. Ненужные и бесполезные дела.

Эта простая схема отлично работает. Если будете пользоваться ей регулярно, то очень быстро приведете в порядок все свои дела.

Правило “1-3-5”

Правило “1-3-5” гласит: “В день нужно выполнить одно крупное и важное дело, три средних и пять мелких”. Таким образом, в вашем ежедневном плане будет 9 дел, 4 из которых имеют большое значение для вас. Это правило поможет не запутаться и не утонуть в бесконечных списках задач. Приведу пример для наглядности, чтобы вы представляли себе его в действии:

• 1 важное дело – написать квартальный отчет;
• 3 средних – посетить стоматолога, помыть машину, купить зимние сапоги;
• 5 мелких – погулять с собакой, вымыть полы, приготовить обед, погладить костюм, записаться на танцы.

Более 100 крутых уроков, тестов и тренажеров для развития мозга

Начать развиваться

Правило трех

Модификация предыдущего правила для ленивых и неорганизованных. Если 9 дел в день кажутся вам непосильной задачей, сосредоточьтесь на трех самых важных. Каждый день из списка задач выбирайте три самые приоритетные и фокусируйтесь на них.

Обычно этот метод выбирают те, у кого дела совсем плохи – в жизни царит хаос и непонятно, с какой стороны к нему подступиться. Как только удастся разгрести завалы хотя бы наполовину, можно переходить к правилу “1-3-5”. К этому моменту уже и самодисциплина проклюнется и зачатки силы воли появятся.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра – техника тайм-менеджмента, активно применявшаяся 34-м президентом США и названная в его честь. С помощью нее можно ранжировать свои дела не только по важности, но и по срочности. Всего получается 4 категории дел:

• важные и срочные;
• важные и несрочные;
• неважные и срочные;
• неважные и несрочные.

После того как распределите все дела по категориям, можно переходить к их выполнению. Ключевая категория дел – важные и несрочные. Именно ей должно быть посвящено 60 % времени (в идеале). Естественно, это возможно, только когда нет “горящих” важных дел, поэтому ваша задача – не допускать их накопления. Дела из категории “неважные и срочные” лучше всего делегировать, а от неважных и несрочных – и вовсе отказаться. Вот и вся наука.

Закон Парето

Закон Парето гласит: “20 % усилий приносят 80 % результата, а остальные 80 % усилий – лишь 20 % результата”. Как этот закон может помочь нам организовать свое время? Если мы выясним, какие именно 20 % оказываются самыми результативными, то сможем сосредоточиться на них, а остальные 80 % – делегировать.

Автофокус

Эта техника подходит для творческих людей, которые не любят загонять себя в жесткие рамки и следовать строго намеченному плану. Запишите все свои текущие задачи в том порядке, в котором они придут вам в голову. Затем пробегитесь по списку, выделите дела, требующие срочного выполнения, и сделайте их. Теперь можно переходить непосредственно к “автофокусировке”.

Суть метода в том, что вы должны выбирать задачи из списка не путем рациональных и нудных рассуждений, а слушая голос подсознания. Просматривайте список и ищите пункт, за который внимание зацепится как бы само, без участия воли. Его и выполняйте. Так, шаг за шагом, вы сможете справиться со всеми делами без надрыва и насилия над собой.

Этот интересный метод придумал гуру тайм-менеджмента Марк Форстер, за что ему большое спасибо. Людям с чувствительной нервной системой метод поможет снизить стресс и не растерять мотивацию.

Непрерывность

Несмотря на то что план должен всегда иметь ограничение по срокам реализации, перечисляя основные принципы планирования работы организации, А. Файоль говорит о непрерывности этого процесса. В менеджменте не существует окончания планирования, так как, даже начиная реализацию программы действий, необходимо вести мониторинг ситуации и контролировать соответствие плана текущим обстоятельствам. В случае необходимости в план всегда можно и нужно вносить коррективы. После достижения поставленных целей необходимо оценить эффективность составленного плана, учитывая достижения и ошибки, приступать к новому циклу планирования. Практика показывает, что менеджер сначала вырабатывает стратегию, затем планирует текущие действия разной срочности, далее осуществляет еженедельное и ежедневное планирование. Таким образом, все его действия связаны с процессами планирования.

Точность

Как и другие основные принципы планирования, точность зависит от внешнего и внутреннего воздействия на организацию. Однако при планировании следует стремиться к максимально возможной конкретизации и детализации. Чем точнее план, тем легче его реализовать. Обычно стратегические планы имеют меньшую степень детализации, чем текущие и тактические. Чем короче временной промежуток и ближе к настоящему моменту, на который разрабатывается программа действий, тем точнее можно планировать шаги по достижению цели. Точность должна выражаться в измеримости целей, в поставленных сроках, в определенности затрачиваемых ресурсов.

Правило пятое: режим — это вопрос привычки

Как говорят психологические исследования, если что-то делать 30 дней подряд, то это войдет в привычку, даже если сначала будет тяжело. Можно использовать этот прием и для выработки подходящего режима рабочего времени. Не стоит дожидаться того момента, когда все войдет в свое русло само собой: лучше потерпеть месяц, а потом наслаждаться результатом — все будет происходить как само собой разумеющееся.

Вот несколько полезных навыков, которые помогут эффективно распоряжаться рабочим временем:

• вставать и ложиться в одно и то же время;
• заниматься делами в рабочей обстановке: за рабочим столом, в кафе или другом месте;
• выработать режим питания;
• выделять время на отдых в течение рабочего дня;
• соблюдать режим.

Как планирую я

Начнем с того, что однажды я сел, и записал все важнейшие принципы жизни, которых я хотел бы придерживаться, и определил цель работы на ближайшие десять лет. Далее я раздробил этот план по годам.

С тех пор, каждый год я заканчиваю подведением итогов и составлением планов на каждый месяц будущего года.

Далее каждую неделю в воскресенье я трачу час-два на то, чтобы разработать список дел на неделю, и набросать основу каждого дня. Эта работа проходит примерно следующим образом:

• Составляю общий список дел, которые нужно выполнить. Я не задумываюсь о сроках, важности и объемах — просто пишу в столбик все дела, без разбору.
• Далее при помощи условных символов, я делю задачи на группы. Критерии для сортировки могут быть самые разные, но чаще всего это важность, срочность, зависимость от условий и масштабность.
• Далее я нумерую дела, определяя очередность их выполнения.
• Распределяю задачи по дням недели, выделяя время на непредвиденные обстоятельства. Я стараюсь не перегружать дни, распределяя важные и сложные задачи равномерно.

В итоге мне не приходится постоянно трястись о том, что я что-то забыл или не успел — мой планировщик всегда под рукой, а значит я руковожу каждой минутой своей жизни.

Бесплатная мультиссылка в Инстаграм Создавайте легко. Вдохновляйте клиентов на покупки.

Создать бесплатно

Правило шестое: вознаграждайте себя за проделанную работу

Оказывается, отдыхать тоже нужно уметь. Главный принцип здесь — релаксацию нужно устроить до того, как вы устали. Дело в том, что для снятия сильной усталости требуется гораздо больше времени. Прямо как болезнь, которую проще предупредить, чем потом лечить. Поэтому после выполнения очередной задачи вознаграждайте себя минуткой-другой отдыха.

Вообще, на режимных предприятиях советского образца есть правила внутреннего трудового распорядка. Они предусматривают несколько перерывов в течение рабочего дня. Такой же подход применяется и на производствах за рубежом. Поговаривают даже, что если немец перед звонком на перекур замахнулся молотком, то после звонка он не станет делать удар, а отложит инструмент в сторону и пойдет отдыхать. Война войной, а обед по расписанию, как гласит известная поговорка.

В общем, небольшие перерывы в работе сильно повышают эффективность труда. Паузу можно использовать для того, чтобы выпить чашку кофе, выйти на небольшую прогулку или съесть что-то вкусное. Это работает и на уровне психологии: выполнять задачу проще, если знать, что в конце вас ждет пусть и символическое, но все же вознаграждение. Но здесь опять же, никуда без самодисциплины. Уж если запланировали перерыв на 10:00, то до этого времени не давайте себе никаких поблажек. Сначала будет трудно, но потом тоже войдет в привычку.

Правило № 1. Ежедневно планируйте свой день

Приучите себя к тому, что необходимо планировать ежедневно все свои дела. Вам нужно четко понимать, что именно Вы хотите сделать и чего именно Вы хотите добиться. На планирование нужно постоянно выделять определенное время, поэтому, Вам нужно определиться с тем, когда Вам удобно будет это делать и сколько времени Вам на это понадобиться.

Одним удобнее заниматься планирование с вечера, другим, же, наоборот, намного удобнее с самого начала дня. Поэтому, выберите наиболее подходящий период времени, когда Вам будет удобно и начните разбирать и разрабатывать все свои планы.