В последние десятилетия социальное время опередило естественное. Это значит, что за время жизни одного поколения ему приходится постоянно учиться, приспосабливаться к динамически изменяющемуся миру (его социальному аспекту), становиться более совершенными, быстрыми, умными, следовать в ногу с требованиями рынка. Социальное время начинает течь стремительнее, техносфера хоть и упростила жизнь и высвободила массу времени, его вечно не хватает, особенно на работе. Едва ли найдётся тот, кто не знаком с подобными случаями.
Причин нехватки может быть очень много: пустая трата времени на разговоры, времяпрепровождение в интернете, надежда, что часть работы можно повесить на сотрудников, работа – не волк, отсутствие мотивации. Мы приведём десяток приёмов и рекомендаций, выполнение которых избавит любого человека от вопроса: «Как научиться работать быстрее и эффективнее?».
Приоритетность
Прежде, чем приступать к какой-либо деятельности, определитесь с приоритетами: расставьте запланированные события в порядке их важности, начав со срочных и более весомых. Следует научиться разделять или классифицировать дела на срочные, которые следует выполнить в указанные сроки, и важные – обязательны для выполнения, но не столь ограничены временными рамками.
Важными могут быть не только те задачи, которые поставил руководитель более высокого звена, но и те, что непосредственно влияют на остальных сотрудников, заставляя их простаивать. Как пример: на мебельном производстве в первую очередь следует браться за раскрой материала, дабы все, кто будет с ним работать, не простаивали, а затем – за иную работу, если на вас повешено несколько операций.
Говорить спасибо
Джон, CEO небольшой торговой компании, отправил Тиму, сотруднику, занимавшему должность на несколько ступеней ниже, электронное письмо, чтобы похвалить за его выступление на прошедшей деловой встрече. Тим на письмо не ответил. Примерно через неделю он оказался в кабинете Джона в качестве кандидатуры на вакансию — это была возможность роста до уровня руководителя. Джон спросил, получил ли Тим его письмо, и тот сказал, что получил. Почему он не ответил? Тим сказал, что не посчитал это необходимым. Но он ошибался. Джон заслуживал получить в ответ по меньшей мере «спасибо». Тиму не дали повышения. Отклонили ли его кандидатуру исключительно потому, что он не поблагодарил Джона за положительную обратную связь? Нет. Стало ли его пренебрежение благодарностью одной из причин, по которой Джон решил поискать лучшего кандидата? Несомненно.
Вы можете возразить, что все мы слишком заняты на работе и в жизни, чтобы тратить время на обмен любезностями. Если Джон так сентиментален, он вообще не может быть CEO. Он отстал от электронной эпохи, в которой письмо без ответа — норма. Если Тим хорошо делает свою работу, этого вполне достаточно. Людям платят за то, что они справляются со своими функциями, — они не обязаны раздавать «спасибо». Благодарить своего CEO за приятное письмо — не иначе как подхалимство. Я готов поспорить со всеми этими утверждениями. Чтобы ответить «спасибо», не требуется много времени, зато это выражение неравнодушия. Джон — блестящий CEO, которого любят подчинённые, аппарат управления и акционеры компании. Он обеспечивает своим сотрудникам условия для быстрого карьерного роста и выдающихся результатов в работе. Оставлять без ответа чьё-то обращение — SMS, электронное письмо или телефонный звонок — не общепринятая норма, это брешь в диалоге, на которую многие часто жалуются. Тим, возможно, хорош в определённых сферах своей работы, но нельзя сказать, что он «хорошо делает свою работу», если не отдаёт должное окружающим его людям. И наконец, «спасибо» — не подхалимство, а проявление вежливости.
Книга предоставлена издательством «Манн, Иванов и Фербер»
Умение отказывать
Концентрированность на одной работе или проекте позволит быстрее, качественнее и эффективнее выполнить её. Отсутствие факторов, которые отвлекают, положительно сказывается на работоспособности. Метание между парой проектов, постоянные отвлечения, например, чтобы помочь сотруднику, отражаются на результате отрицательно. Но и здесь должен быть баланс: принцип «работаю сам по себе» отрывает людей от коллектива. Научитесь ставить свои интересы превыше интересов сотрудников в разумных рамках, также не бойтесь отказывать им.
Любимые треки отличный стимул в работе
Как же можно провести свой день, ни разу не включив, ни одной любимой песни. И это правильно, ведь прослушивание любимой музыки только положительно сказывается на нас и нашем самочувствии. При этом не имеет значение, какому жанру музыки Вы отдаете своё предпочтение.
Когда Вы слушаете любимые мелодии, происходит выброс дофамина в ту часть мозга, которая несет ответственность за вознаграждение. Это в свою очередь эффективно повышает наше настроение, и, конечно же, продуктивность нашей работы.
Отводите от 15 минут до 30 минут на прослушивание любимых треков каждый день, и Вы повысите свою эффективность, улучшите настроение и общий тонус организма. Так что, если Вы ещё не обзавелись такой полезной привычкой, закачайте любимую музыку в свой плеер и повышайте продуктивность с удовольствием и без излишних усилий.
Найдите время отдохнуть
Практика показывает, что каким бы интересным не было занятие, концентрация внимания на нём снижается после 30-60 минут погружения в дело. Ввиду этого рекомендуется периодически делать перерывы, переключаться на иные виды деятельности.
Не зря на многих производствах существуют 5-10-минутные перерывы через каждый час или два.
В зависимости от вида деятельности, это время необходимо потратить на зарядку или разминку, либо же наоборот, присесть и немного отдохнуть, чего-либо выпить или перекусить. Главное, кардинально изменить своё состояние: сидели за компьютером – проведите перерыв активно, стояли за станком – лучше присядьте.
Как работать эффективно?
«Меняйте» руку
Задействуйте нерабочую руку (левую для правшей и наоборот). Пробуйте держать в ней ложку, научитесь ею писать и чистить зуб. Это хорошо активизирует мозговую деятельность.
Пишите от руки
Фиксировать нужную информацию вручную означает сохранять ее в памяти надолго. Фотографируя некое расписание, чьи-то личные данные или что-нибудь еще на мобильный телефон (или иным способом, не предполагающим приписывание из вручную), вы рискуете вообще ничего не сохранить в памяти. Да и концентрация внимания от этого становится только хуже.
Мыслите и говорите вслух
Произносите нужную информацию вслух. Читайте вслух, произносите (пересказывайте) новости, даже если у вас есть возможность просто бросить ссылку на первоисточник.
Делайте перерывы в работе
Делайте периодически перерывы в работе. Не рекомендуется работать непрерывно больше часа. Организуйте свою деятельность по системе: 45 минут работать и 15 мин отдыхать. Это способствует поддержанию когнитивных функций на хорошем уровне и помогает не снижать мозговую деятельность с течением времени.
Структурирование задач
Полезной будет способность группировать сходные задания по какому-либо критерию, составлять план и/или график их выполнения. Со сложными поручениями лучше справляться поэтапно, разбивая их на мелкие шаги. Таким образом, и прогресс заметен, и психологически будете знать, что он есть, какой бы масштабной ни была задача. Также подход позволяет контролировать себя самостоятельно, анализируя способы достижения цели, их целесообразность, видеть, насколько близки вы к цели, как быстрее её добиться и т. д.
Достижение каждой незначительной победы/цели может быть вознаграждено, будь это вкусняшка, новая вещица или отдых на природе в ближайшие выходные.
Как повысить уровень обучаемости
Если постоянно действовать по шаблону, со временем ослабевает память, снижается концентрация внимания. Привычка не позволяет использовать заложенный в нас потенциал. Чтобы новая информация хорошо усваивалась, чтобы было легче находить решения в нестандартных ситуациях, нужно поддерживать гибкость ума. Мозг должен постоянно обрабатывать новую информацию, искать нестандартные решения и пути. Чтобы нервные клетки пробудились к активной деятельности, тренироваться нужно постоянно.
Д. Л.: Очень правильно, если в бухгалтерии есть возможность ротации. Полгода я сижу на одних счетах, а следующие полгода могу посидеть на других. Возможность переключаться, чтобы за два-три года я освоил всю бухгалтерию достаточно глубоко. А еще через два года мне поручают баланс составить вместо главного бухгалтера, он мне делегирует. Он, конечно, все перепроверит, но, в общем, я сам делаю сводную управленческую или налоговую отчетность. В такой ситуации желание двигаться вперед у меня не пропадет. Нужно с молодости приучать себя к постоянному развитию. Чтобы выстроить процесс непрерывного обучения, бухгалтерия может выписывать два-три профессиональных журнала. Главное, чтобы их действительно регулярно читали, чтобы специалист каждую неделю узнавал что-то новое и интересное в своей области.
А. С.: Полезно иметь подписку на рассылку профессиональных изданий, например «Бухгалтерии Онлайн». Это позволяет быть в курсе всех вступающих в силу и планируемых изменений, чтобы понимать, как перестроить свою работу. В отдельной табличке я фиксирую, какие изменения планируются, и копирую туда ссылку на источник
А когда приходит время, например наступает очередной год, я уже знаю, что изменилось и что мне важно учесть. Также я собираю в таблицы данные о том, как в разные годы изменяется МРОТ, ставки для расчета взносов и др
Это не самая оперативная информация, но когда она мне нужна, она всегда под рукой.
Чтобы информация хорошо усваивалась, у человека должна быть развита кратковременная или оперативная память.
А. Л.: Есть специальные упражнения для улучшения памяти. Также хорошо развивает интеллектуальные способности письменная речь. Причем именно рукописная. Потому что в этом процессе задействована мелкая моторика. Полезно читать художественную литературу. Чтение — это новые слова, новые сюжеты. Рисовать тоже полезно. Это тренировка синхронной работы двух полушарий. В результате скорость реакции повышается, мыслительные процессы ускоряются, человек быстрее реагирует на новые ситуации.
Не стоит браться сразу за освоение многих аспектов. Это миф, что человек может одновременно решать несколько задач, изучать материалы по нескольким масштабным темам. В этом случае эффективность снижается в разы. Лучше концентрироваться на чем-то одном. И только потом браться за другую задачу.
Также на способность усваивать информацию влияют такие банальные вещи, как физическая нагрузка, питание, прогулки на свежем воздухе.
Д. Л.: Надо питаться натуральной пищей, больше есть овощей и фруктов, а вот мяса есть меньше, много двигаться. А в момент обучения лучше вообще себя впроголодь держать, тогда информация будет усваиваться еще лучше. Потому что, когда мы сильно наелись, особенно быстрых углеводов, каких-нибудь сладостей, это, с одной стороны, подпитывает мозг, а с другой — вся информация, которую мы запоминаем, быстро выгорает. А нам нужны длинные углеводы, долгоиграющие, разные каши без молока, злаки, клетчатка, морковка. Все это способствует усвоению информации.
Полезный совет
Хотите знать, как развивать память? Читайте об этом в статье «Правила хорошей памяти».
Хотите сохранить живость ума? Читайте о том, как и какую зарядку для ума нужно делать.
Нет многозадачности
Мультизадачность позволяет выполнять несколько заданий в одночасье, но, как показала практика, качество результата в таких случаях посредственное. И касается это всех людей, а не отдельных личностей. Женщины более склонны к приёму и обработке информации в несколько потоков, всё же фокусировка приносит свои плоды. Долгие тренировки позволят неплохо справляться с несколькими делами, быстро переключаться из одного на иное, где без своевременного отдыха человек быстро «перегорит».
Не сваливать вину на других
Мы начинаем винить других ещё в детстве, как правило, чтобы избежать родительского гнева и наказания, но также для того, чтобы сохранить чувство собственного достоинства и обезопасить своё «я». Позже такое поведение становится привычкой и переходит во взрослую жизнь. Я — и вы, уверен, тоже — постоянно встречаю людей, которые показывают пальцем на других. В компаниях это иногда происходит на уровне подразделений: если отдел продаж не справляется, он винит продукт, а создатели продукта винят неэффективную группу продаж или кивают на недостатки производства. Винить целое подразделение или продукт безопаснее, чем отдельного человека: не нужно переходить на личности, и такая позиция кажется менее оборонительной. Однако подобное поведение непродуктивно, так как причастность обвиняющего видна невооружённым глазом.
Если вы не виноваты в случившемся, значит, вам не нужно что-то менять. Однако если что-то происходит по вашей вине, а вы этого не признаёте, то в будущем наверняка допустите ту же ошибку, которая произведёт на свет новые обвинения. Это замкнутый круг, хождение по которому никогда никого не приводило ни к чему хорошему.
Не тратим время попусту
Касается это офисных работников и прочих людей, чья деятельность тесно переплетена с компьютером. Важная проблема низкой эффективности их труда – проведение большого количества времени в социальных сетях, за просмотром фильмов, в онлайн играх и на форумах.
При доступе к интернету через Wi-Fi или достаточном трафике в интернет можно сидеть с планшета или смартфона, дела это не меняет.
Тут никакие запреты, кроме работы в сети через интернет-обозреватель не спасут, если человек не соберёт силу воли в кулак и самостоятельно не прекратит тратить рабочее время на ненужные вещи.
Как работать быстро?
Успевать выполнять обязанности бывает довольно сложно, и поэтому важно выявить наиболее правильный подход к делу.
Планируйте
Сначала необходимо распланировать выполнение задач на наиболее удобные периоды. Чтобы избежать возможных проблем в будущем, следует выделить наиболее важные задания и сделать их первоочередными.
Рекомендуется придумать обозначения, по которым будет сразу понятна очередность и важность задач. Примером может служить использование красных и зеленых папок, цвет которых символизирует срочность запланированной в находящихся документах работы.
Установите срок
Следует всегда заниматься планированием сроков, чтобы иметь четко обозначенное время для работы. Наличие установленных сроков позволяет не срывать план и постоянно придерживаться составленного графика.
Сосредоточьтесь
Во время работы нельзя отвлекаться, так как регулярное откладывание дел на небольшие промежутки времени может привести к печальным последствиям. Отдельной проблемой, имеющей большую значимость во время работы, является прокрастинация, при которой человек начинает тратить время на различные мелочи вместо выполнения поставленных задач. Нужно поговорить с друзьями и близкими о том, чтобы они не отвлекали вас в рабочее время, и в дальнейшем не смешивать работу с личной жизнью.
Не отвлекайтесь
Многие люди в рабочее время пользуются социальными сетями и различными ресурсами, способными привести к незаметной потере значительных периодов времени. На интернет и развлечения очень легко отвлечься, поэтому желательно оградить себя от сайтов, которыми вы пользуетесь в свободное время. Занимаясь работой, вы не пропустите ничего важного в интернете.
Читайте далее: 8 книг, которые откроют Вам глаза на многие вещи
Делегируйте
Большое значение имеет практикующееся многими бизнесменами делегирование полномочий. Разделение труда позволяет добиваться цели с минимальными потерями времени. Все сотрудники имеют определенные полномочия, которые следует учитывать. Когда вам попадается задача, которую должен решать другой человек, обладающий большим опытом и профессионализмом, лучше довериться именно ему.
Когда вы сталкиваетесь с проблемами, не входящими в сферу вашей компетенции, вы можете затратить слишком много времени и усилий на попытки разобраться с ними. Чем меньше человек знаком с процессом выполнения определенной задачи, тем сложнее ему будет успевать.
Выбираем работу по душе
Пса можно любого приобрести, а заставишь вилять хвостом не каждого. Если перефразировать пословицу на наш лад, получится: деньги могут заставить работать любого, а вот любить то, чем он занимается, — далеко не каждого.
Исходя из того, что большая часть вашего свободного ото сна времени будет отдаваться непосредственно работе и всему, что с ней связано (добраться до рабочего места, затем обратно домой, подготовиться к трудовому дню), рабочее место необходимо подобрать таким, чтобы оно не только финансовую выгоду приносило. Работа должна нравиться, вызывать интерес, приносить удовольствие.
Разбивать большие дела на маленькие
Именно благодаря таким маленьким делам и будет формироваться большое дело. Нужно просто «съесть слона по частям». Делая мини-шаги каждый день, в итоге вы справитесь с тем большим делом, которое пугало изначально.
Методика маленьких шагов очень эффективна. Лучше делать медленно и мало, чем не делать вообще.
А еще можно делегировать часть тех дел, которые не нравится делать.
А можно внедрить в свою работу технику Помодоро. Вот в этих моих статьях я рассказывала подробно о технике Помодоро:
Техника Помодоро. Для чего я использую эту технику?
Помодоро-онлайн — какой сервис лучше и проще?
Планы на каждый день
Если работа не однообразная, перед вами стоит масштабная цель, растянутая во времени на месяцы, её необходимо фрагментировать. Причём разбивать нужно до такого уровня, чтобы в записной книжке, роль которой нынче выполняют органайзеры, были записи на каждый день. Особенно, если вы являетесь не рядовым рабочим, а имеете в подчинении хотя бы несколько человек.
Ежедневные задачи и самоконтроль будут стимулировать, помогут добиваться небольших побед, наблюдать прогресс, позволят узнать, как быстро работать. В начале каждого трудового дня, если имеете подчинённых, проводим «планёрку», где подводим итог предыдущего дня и раздаём задания на сегодня. Если план масштабный и подразумевающий однотипную работу, подобные мероприятия проводим реже, контролируя процесс и не позволяя работникам сбрасывать темп или даже повышая его.
Ещё 10 советов для эффективной работы
Источник ivanilovtrening.ru
Не работайте допоздна
Не все великие люди проводили весь свой день за работой. Например, философ Мишэль Фуко работал только с 9 до 15:00. Бетховен работал с восхода солнца и до полудня. Никто их них не высиживал даже 12 часов. Известный писатель Том Роббинс занимался своей работой не более 3 часов в день.
Больше отдыхайте
Даже в свои недолгие рабочие дни, великие люди очень часто отвлекались от своего занятия и устраивали себе перерыв. Сократ, например, порой мог просто остановиться по среди улицы и не двигаться в течение нескольких минут. Бетховен, как известно, каждое утро делал небольшую пробежку или просто прогуливался по аллеи. Он часто называл такое времяпрепровождение «работой во время прогулки».
Читайте далее: Развитие лидерских качеств
Делайте себе длительный отдых
Все великие люди каждый день отвлекались на несколько часов от своей работы для того, чтобы дать своему мозгу немного отдохнуть и восстановить свое творческое равновесие. Бетховен принимался за работу еще на рассвете, но уже в два – три часа дня позволял себе расслабиться. Получается, что каждый день между работой у него было 14 часов. Виктор Гюго также писал свои произведения только по утрам, посвящая весь день и вечер отдыху. Черчилль никогда не принимался за работу вечером.
Сделайте перерыв и поешьте
Перед тем, как сесть за стол Черчилль даже принимал ванную и надевал чистую одежду. Для нас простых смертных, обед это быстрый перекус где-нибудь на лавочке в парке или прямо в офисе, после которого мы сразу же спешим занять свое рабочее место.
Не стоит работать в полдень
Конечно, в каждом случае есть свои исключения, однако большинство гениев никогда не работали в полдень. Например, Виктор Гюго любил после утренней работы над своими произведениями прокатиться на двухъярусном автобусе по Парижу и понаблюдать за тем, как работают, возможно, будущие герои его рассказов.
Разнообразьте свою жизнь
Дни великих людей были полны неожиданностей и удивительного разнообразия действий. Из этого можно сделать вывод, что, если мы хотим добиться успеха, не стоит зацикливаться на мелочах, нужно пробовать все и сразу. Даже мрачный немецкий философ, Иммануэль Кант каждый день совершал дневную прогулку или обедал вместе с друзьями. Гандхи любил днем гулять, подолгу купаться и ходить на массаж.
Днем Черчилль красил, кормил своих рыб, играл в карты и занимался делами на своей ферме Чартуэлл. Он всегда утверждал, что нашему мозгу нужен не столько отдых, сколько разнообразие.
Не хватайте звезд с неба
Не пытайтесь распланировать каждую минуту своего дня. Старайтесь работать по утрам или по вечерам, а день оставляйте для того, чтобы распутать некоторые скопившиеся задачи и отдыха. Распорядок дня должен быть составлен так, чтобы упростить себе жизнь, а не сделать ее еще более сложной. Когда человек постоянно ограничен какими-то временными рамками, он находится в напряжении и с трудом может сосредоточиться на своей основной задаче.
Читайте далее: Мотивирующие постеры с цитатами
Найдите время для того чтобы расслабиться
Выдающиеся люди не забывают и о расслаблении. Под расслаблением понимается не просто отдых, чтобы почитать интересную книгу или помыть посуду. Нет, многие гении просто в течение дня отключали свой мозг и ни о чем не думали, давали ему так сказать перезагрузиться. Гандхи частенько по несколько минут в день смотрел вдаль на горизонт. Черчилль любил после завтрака выкурить сигару, а Бетховен во время прогулки бывало заходил в кафе, чтобы выпить бокальчик пива. Алан Гринспан признается, что днем любит выделять по нескольку часов на размышления.
Рано вставайте
Правда, на данную тему до сих пор ведутся дискуссии. Потому что, например, Сэмюэль Джонсон, Черчилль и Дилан Томас никогда не вставали с восходом солнца, они любили понежится в своей кровати, в то время, как Гандхи, Франклин и Мандела все вставали очень рано. Но, независимо от того, кто были великие люди жаворонки или совы, все они периодически давали своим мозгам отдых.
Тренируйтесь
Эл Гор, например, каждый день в три часа прерывал работу и совершал небольшую пробежку. Эмерсон, Бетховен, Ницше, Виктор Гюго и Гандхи обязательно каждый день прогуливались на свежем воздухе. Ницше писал, что во время таких прогулок он делал заметки в блокноте, из которых потом он создавал настоящее произведение. Утренние прогулки Манделы стали просто легендарны после одного случая, когда он пригласил очень настойчивого журналиста, слишком долго добивавшегося у него интервью. Встреча была назначена на 5 часов утра. Но журналистке удалось немногое узнать у вечно бегущего Манделы, под конец встречи она так сильно запыхалась, что не смогла больше задавать вопросы.
votes
Рейтинг статьи
Важные дела делаем с утра
Наиболее продуктивно человек работает в первой половине дня, причем, чем ближе к обеду, тем работоспособность становится ниже. Утром люди полны силы, энергии, они не уставшие, не думают, сколько же осталось до конца смены и т. д. Однако, после начала трудового дня человеку необходимо войти в русло, раскачаться. У всех и в разных ситуациях это время разнится от десятка минут до часа и даже больше. Старайтесь как можно быстрее втянуться и осуществить основную работу в первой половине дня.
Как научиться быстро работать и использовать биоритмы на свою пользу, рассказано в прикреплённом видео.
Делать, а не планировать
Несколько дней назад я получил электронное письмо от своего друга Байрона: «Питер, последние пять лет я не слишком-то прилежно занимался спортом, а теперь хочу снова ходить в тренажёрный зал. Я понял, что среди трёх составляющих — ум, тело и дух — тело остаётся моим слабым звеном. Нужно это исправить. Но мне ОЧЕНЬ трудно замотивировать себя. Есть идеи?» Нет, проблема Байрона не в мотивации. А в том, чтобы начать действовать. Любая попытка самомотивации только усилит стресс и чувство вины, увеличивая пропасть между мотивацией и действием — между сильным желанием заняться спортом и первым шагом к исполнению этого желания.
Пожалуй, каждому знакома ситуация, когда ум саботирует намерения. Мы решаем пойти в тренажёрный зал после работы, но, когда подходит время, думаем: «Уже поздно. Я устал. Пожалуй, пропущу сегодня». Мы решаем помедитировать, но смотрим на часы и приходим к выводу, что «на это нет времени». Секрет прост: если вы хотите что-то сделать, перестаньте думать. Прекратите внутренний диалог ещё до того, как он начнётся. Не дайте себе попасться на крючок. Перестаньте спорить с собой. Примите конкретное решение, касающееся важного дела, и не подвергайте его сомнениям.
Держите рабочий стол в порядке
Вопреки популярной в интернете поговорке «гении властвуют над хаосом», беспорядок на рабочем столе вовсе не способствует продуктивной работе. Вы будете вечно искать нужный вам предмет или бумажку, терять важные вещи на столе, впустую тратить время на бесконечные поиски.
Поэтому держите на столе только самое нужное, и пусть все это лежит максимально аккуратно и на своих местах. Это поможет навести порядок и в ваших мыслях.
GTD, ToDoist и SMART Goals
Кажется, что выписав все задачи, которые хотелось бы выполнить за день, можно решить проблемы с планированием. Но этого мало: по данным сервиса для планирования работы iDoneThis, 41% задач из бессистемного списка дел остается незаконченным. Во-первых, мы часто допускаем ошибку планирования, то есть неправильно рассчитываем время, которое затратим на задачу. Во-вторых, мы склонны игнорировать непредсказуемые факторы, которые, скорее всего, затруднят работу. Но есть способ, который может помочь решить эти проблемы.
Одна из самых популярных концепций повышения персональной эффективности GTD (Getting Things Done) была придумана консультантом по вопросам управления временем Дэвидом Алленом. В 2001 году Аллен опубликовал бестселлер «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса», в котором сформулировал несколько довольно простых принципов:
- Во время работы мозг не должен быть занят ничем иным, кроме текущей задачи. Всё, что текущей задачей не является, лучше выписать в блокнот или заметки на телефоне — в «корзину», — чтобы не отводить им место в своей оперативной памяти. Выписанные задачи можно держать поблизости, но не на виду, чтобы не отвлекаться на них.
- «Корзину» нужно очищать. Нельзя просто притвориться, что «выброшенных» задач никогда не было. Лучше брать из «корзины» одну-две задачи, справляться с ними, а потом вычеркивать из списка. Если у человека есть задачи, которые можно решить очень быстро, это нужно делать немедленно.
- В список задач нужно включать только конкретные и реализуемые. Остальные нужно классифицировать и, возможно, объединять в проекты.
- От ежедневного плана задач нужно избавиться. Аллен предлагает оставить в календаре только встречи, а задачи выбирать по ситуации, ориентируясь на актуальность и срочность дел. В голове должна быть только задача, над которой человек работает в данный момент. Остальные, не менее насущные дела Аллен предлагает перенести в список «следующие действия».
Аллен предлагает не откладывать задачи, которые можно сделать в момент их поступления. В конце концов, в «следующие действия» не стоит записывать каждое рядовое действие. А вот большие задачи вроде «закончить разбор кейса» выписывать надо, правда, не в такой прямолинейной, но на деле загадочной форме. Аллен предлагает подумать, что действительно нужно сделать, чтобы «закончить разбор кейса». Вероятно, написать конспект или прочесть отчет аналитика. Значит, эти задачи и стоит поместить в записную книжку. Потом их нужно будет обработать, распределив по разным спискам — но точно не в один, иначе получится очередная свалка.
В кратком изложении концепция Аллена выглядит довольно просто, но если человек хочет, чтобы она действительно работала, ему придется натренировать навык деятельности по алгоритму с помощью определенных приемов. Автор GTD советует завести 43 папки. Буквально. В них должны быть разложены все дела. Несмотря на то, что роль папок давно выполняют специальные приложения, GTD всё равно осталась довольно громоздкой для XXI века концепцией. Пользователи признавались, что она скорее дает чувство контроля над ситуацией, нежели сам контроль.
Впоследствии GTD пытались улучшать и трансформировать во что-то иное. На ее основе Амир Салихефендик, основатель компании Doist, создал приложение ToDoist — один из самых популярных инструментов персонального планирования, которым пользуется уже более 10 миллионов человек. От GTD Салихефендик взял принцип постановки небольших и конкретных задач, ярлыки и списки «следующих действий». Но, воспользовавшись бритвой Оккама, программист решил не множить сущности и ограничился меньше чем десятью подрубриками для задач внутри приложения.
Если нужно обойтись без гаджетов, то руководствоваться можно SMART Goals. Сначала эта концепция была исключительно менеджерской: первое ее упоминание встречается в Management Review. Оттуда о новой стратегии целеполагания узнал профессор Сент-Луисского университета Роберт Рубин, который написал о ней в журнал, посвященный корпоративной психологии. Хотя изначально аббревиатура SMART помогала эффективно распределять обязанности в коллективе, Рубин утверждал: для разных людей SMART может обозначать абсолютно разные вещи. Он предлагал такую расшифровку аббревиатуры:
- Specific
(simple, sensible, significant). Цель должна быть простой и ясной, иначе на ней просто не получится сосредоточить усилия. Можно задавать самому себе проверочные вопросы: чего я хочу добиться, почему эта цель важна, кто также вовлечен в задачу, сколько ресурсов потребуется на задачу и каковы ограничения. - Measurable
(meaningful, motivating). Трудно мотивировать себя, не ощущая никакого прогресса и изменений. Поэтому важно не только делать, но и отслеживать, как действие влияет на реальность, что оно меняет в ней и в самом акторе. - Achievable
(agreed, attainable). Похвально ставить перед собой большие задачи, но они вряд ли улучшат жизнь, если никогда не будут выполнены. Поэтому нужно ставить перед собой реалистичные цели, отвечая себе на вопрос, каким именно способом их можно достичь. - Relevant
(reasonable, realistic and resourced, results-based). Цель, которую человек ставит перед собой, не должна быть оторвана от реальности. Здорово, если новая задача созвучна с предыдущими, логически продолжает их и двигает вперед некую глобальную цель. Снова можно задать себе проверочные вопросы: подходящее ли сейчас время для этой задачи, соответствует ли она потребностям, возможна ли ее реализация в современных социально-экономических условиях. - Time bound
(time-based, time limited, time/cost limited, timely, time-sensitive). У каждой задачи должен быть дедлайн — крайний срок сдачи материала, на который можно ориентироваться, чтобы уберечь себя от шквала повседневных задач, довлеющих над главными целями.
Метод SMART Goals тоже часто критикуют — он идеально подходит одним людям, но других приводит к провалу. Довольно просто зарыться в целеполагании и никогда не прийти к результату, поскольку планирование тоже может казаться большой задачей. Но фактически это рутинный этап, от которого нужно как можно скорее переходить к выполнению реальных задач. Ускорить процесс постановки целей помогает канбан-метод, который считается одной из методологий философии Agile, изначально созданной группой программистов — они хотели справиться с трендом на избыточное планирование циклов разработки и помешанность на документации.
Канбан придумали в компании Toyota Motor Corporation, где с его помощью запустили производство в Австралии и успешно справились с растущей нагрузкой. И слово «канбан» японское, оно переводится как «рекламный щит». В настоящий метод управления задачами ее превратил эксперт в области менеджмента Дэвид Андерсон. Канбан часто хвалят за гибкость — его можно использовать и в коллективах, и для личного планирования. Это не жесткая стратегия действия, а скорее инструментарий, которым можно пользоваться на свое усмотрение.
Ключевой предмет для внедрения метода — канбан-доска, на которую можно приклеивать стикеры с задачами. Она может быть виртуальной. Для доски нужны карточки и условное ограничение по количеству активных задач, чтобы не нагрузить себя всем и сразу.
Доску нужно расчертить на три столбца: «сделать», «в процессе», «сделано». Затем подготовить карточки, на которых пишутся названия задач. Дальше всё интуитивно понятно: сначала все карточки находятся в первом столбце, а потом их последовательно сдвигают в следующие. Тут работает главный принцип канбан-метода — поэтапное продвижение: не стоит сразу переносить всё из «сделать» в «в процессе».
Ученые предупреждают об одной соблазнительной ошибке занятого человека — наслаивать дела друг на друга, увлекаясь многозадачностью. Постоянно переключаясь между задачами, мозг теряет необходимую концентрацию.
В итоге и дела делаются дольше, и сил на них уходит больше. Профессор нейробиологии MIT Эрл Миллер и вовсе утверждает, что многозадачность в целом невозможна для человека, и подчеркивает, что, распыляясь, люди допускают больше ошибок и реже проявляют чудеса креативности. Поэтому вместо того, чтобы быть на работе человеком-оркестром, лучше концентрироваться на одной задаче.
Обеспечьте яркое освещение
Большая часть офисов держит освещение на уровне 300-500 лк (единица освещенности). Однако исследования показывают, что если уровень освещения поднять до 2000 лк увеличивает продуктивность работы на 8%. Чтобы вы понимали масштабы этих цифр, стоит упомянуть, что естественное освещение в солнечный день (не имеется в виду прямое попадание солнечных лучей) равняется 10 000 лк.
Читать также: Как зарабатывать на рекламе в интернете — инструкция по размещению блоков и выводу денег
Так что позаботьтесь о хорошей лампе. В конце концов, едва ли ваше начальство будет возражать, если вы установите в своей настольной лампе лампочку другой мощности.
Установите таймер
Возьмите телефон и установите таймер на какое-то время. В течение его работайте, ни на что не отвлекаясь – ни на электронную почту, ни на звонок коллеге или домой, ни на поливку цветов на подоконнике. Дайте себе понять, что для всего этого будет время потом, когда просигналит таймер, и вы будете свободны. А пока – максимальное сосредоточение на работе.
Читать также: Как найти работу без опыта – проверенные советы
Отвлекающие мысли и предметы
Посмотрите на свое рабочее место. Проанализируйте его на наличие посторонних предметов. Возможно, те папки, с отчетами за прошлый месяц уже не нужны, и их можно убрать в шкаф. А этот сувенир, привезенный из путешествия, может отвлекать вас на воспоминания. Уберите его туда, где вы сможете видеть в нерабочее время. Освободите рабочий стол по максимуму.
Если для работы вам не нужен интернет и телефон – отключите и то, и другое. Если нужны, отвлекайтесь только на звонки и оповещения по работе.
Поверьте, сосредоточившись на работе, вы выполните ее в кратчайшие сроки, и у вас будет время на посторонние дела.
